Meklē līdzsvaru starp strādāšanu birojā un attālinātu darbu  (1)

Gan pasaulē, gan arī Latvijā līdz Covid-19 pandēmijai regulāra attālināta darba pieredze bijusi vien retajam, atklāj "Colliers" darba vides risinājumu eksperte Olga Mihailova un "Tet" cilvēku un vides dienesta direktore Ingrīda Rone. Lielākoties darbs no mājām bija ierasts brīžos, kad cilvēks ir apslimis, gaida meistaru kaut ko salabot vai ir notikusi kāda ķibele, piemēram, noplūde, apraksta Ingrīda Rone.

Abām šīm kompānijām ir veikta līdzīga aptauja par to, kā jūtas darba ņēmēji, kas ir svarīgi organizācijām to sekmīgai darbībai arī turpmāk. Colliers ir veicis aptauju pagājušā gada pavasarī un rudenī, aptaujājot vairāk nekā 18 tūkstošus cilvēku 61 valstī, savukārt Tet gan pērn, gan šopavasar izzina savu darbinieku noskaņojumu un domas.

Starptautiskajā aptaujā gandrīz 50% uzrunāto savu produktivitāti, strādājot no mājām, novērtējuši kā augstāku nekā pirms pandēmijas. Līdzīgi bija Latvijā, tomēr pēdējās aptauja laikā (šā gada februārī), jau novērots produktivitātes kritums, jo daudziem bija jātiek galā gan ar darbu, gan ar skološanu, gan mājas soli, bērniem neejot uz skolu.

Mājās atšķirībā no biroja vides ir vieglāk kontrolēt apstākļus, kas šķietami traucē darba izpildes procesā. Tajā pašā laikā diezgan lielai aptaujāto daļai ir grūti nošķirt darba un mājas dzīvi, pie datora sanāk pavadīt vairāk laika, tāpēc ir jautājums – uz kā rēķina ir šis produktivitātes kāpums.
Nostiprinās pārliecība, ka attālināts darbs, elastīga plānošana ir uz palikšanu. Jau ziņots, ka, piemēram, "Tet" šo visaptverošu pārmaiņu kontekstā saviem darbiniekiem nolēmis piedāvāt iespēju līdz trīs mēnešiem gadā strādāt no jebkuras vietas pasaulē. Tāpat iepriekšējā formātā birojā vairs uzņēmums neatgriezīsies, birojam pamatā kļūstot par satikšanās, iedvesmas un ideju apmaiņas vietu, saglabājot darba vietas tiem, kuriem mājās nav tam piemērotu apstākļu.

Olga Mihailova apstiprina, ka kopumā pasaulē uzņēmumi un organizācijas vēl meklē līdzsvaru starp nepārtrauktu būšanu darba vietā un pilnīgu atteikšanos no biroja. Eksperimenti ar dažādām sekmēm jau ir bijuši. Sākotnēji jaunas pieejas aprobēja IT nozares giganti, piemēram, IBM savus darbinieku pilnībā palaida brīvsolī, piedāvājot pāriet uz darbu no mājām un atteikties no biroja pavisam, taču drīz vien secināja, ka lēmums bijis pārsteidzīgs.

Šobrīd gan ir tapis skaidrs, ka strādāt var gandrīz no jebkuras vietas – no mājām, no biroja, no kafejnīcas, parka, viesnīcas vai lidostas. Šajā modelī absolūti kritiskas ir tehnoloģijas un tehniskais nodrošinājums. Darbam mājās – arī ergonomika. Savukārt birojā priekšplānā tagad ir izvirzījusies sadarbība un socializēšanās, jo tas būtībā ir viens no iemesliem, kāpēc cilvēkiem patīk iet uz darbu un kāpēc birojs ir svarīgs (aptaujā darbinieki bieži kā faktoru, kā šobrīd trūkst, norādījuši – neformālu, nejaušu tikšanos, sadarbības, tajā pašā laikā svarīga ir drošība). Tas gan nenozīmē, ka individuālā darba zonas izzūd, bet, iekārtojot biroju, būs "jāžonglē", meklējot pareizo proporciju un izkārtojumu. Turklāt vēl ir jāpatur prātā, ka birojs ir arī konkrētā uzņēmuma, zīmola tēla sastāvdaļa.

Par vienu no attālināta darba plusiem darbinieki aptaujās nosauc iespēju ietaupīt laiku, nebraucot, neejot uz biroju. Olga Mihailova stāsta, ka pasaulē šobrīd spriež par dažādiem iespējamajiem risinājumiem, kas zināmā mērā risina šo jautājumu. Piemēram, kompānijai ir mazs centrālais birojs pilsētas centrā, kā arī nosacīti satelītbiroji apkaimēs, kur dzīvo lielākais darbinieku skaits. Centrālais birojs pilda arī vizītkartes jeb reprezentatīvo, kā arī saliedēšanās, socializēšanās funkciju. Cits risinājums – abonementi kopstrādes telpās, lai atsevišķiem darbiniekiem nebūtu tālu jābrauc, ja tāda veida birojs ir pieejams kaut kur viņu dzīvesvietas tuvumā.

Attālināta darba realitāte nozīmē arī to, ka nav vairs nepieciešamas plašas biroja telpas. Tas šobrīd ir izaicinājums uzņēmumiem, kuri salīdzinoši nesen ir ievākušies lielajos centros un noslēguši līgumu uz ilgāku laika posmu, atzīst Ingrīda Rone.

Pārsvarā uzņēmumi ievieš dažādus hibrīdrisinājumus. Un telpu samazināšanu nevar veikt proporcionāli viens pret viens tam rādītājam, cik cilvēku organizācijā strādā no mājām. Piemēram, ja vidēji 40% strādā no mājām, tas nenozīmē, ka biroja platība ir jāsamazina par aptuveni 40%. Vienmēr ir jāparedz rezerve. Noslodze ir jāplāno, turklāt nevis paļaujoties uz to, ko vēlas tikai darbinieki vai tikai tā, kā nosaka vadība, akcentē Olga Mihailova. Pirmajā gadījumā droši vien birojs būs tukšs pirmdien un piektdien, bet otrajā – tā nav īsta elastība, ja kāds "no augšas" pasaka, kad strādāt birojā, kad nav izvēles, darbinieki varētu būt vīlušies. Optimāls risinājums – vienoties konkrētas komandas, struktūrvienības vidū par darba organizāciju.

Savukārt runājot par funkcionalitāti, birojiem lielākoties ir četras zonas/bloki – reprezentatīvā, sadarbības zona jeb sociālā "sirds", koplietošanas zona un komandu darba bloks. Turpmāk, visticamāk, samazināsies reprezentatīvā un arī individuālā darba zona, bet pieaugs sociālizācijas, sadarbības bloka nozīme un apjoms.

Atvērta plānojuma birojos Olga Mihailova iesaka nodalīt līdz 12-16 cilvēku lielu komandu darba zonas no citām, jābūt barjerai, taču tas nenozīmē nožogošanos.

Veiksmīga pārmaiņu īstenošana ir saistīta ar pārdomātu pārmaiņu vadību, komunikācija visos organizācijas līmeņos, viņa atgādina. Tā kā mainās gan darba vide un organizācija, gan kultūra, Ingrīda Rone iesaka pieturēties pie caurspīdīgas sadarbības, regulāri saņemt, sniegt atgriezenisko saiti, kā arī pauž, ka par kompetenci turpmāk tiks atzīta arī prasme un vēlme mācīties.