Kaspars Gaļimovs: Krīze kā iespēja jeb īstais brīdis kļūt efektīvākiem arī grāmatvedībā  (2)

Jau šobrīd notiekošais atsevišķās pasaules daļās pierāda – tikko "šis viss būs beidzies", varam gaidīt strauju patēriņa atjaunošanos. Cilvēku uzvedība būs manījusies, iespējams, pieprasīti būs citi produkti un pakalpojumi, taču pieprasījums noteikti būs. Globālais vadības konsultāciju uzņēmums "McKinsey" ziņo – pērn oktobrī Ķīnā, kas viena no pirmajām valstīm pasaulē atgriezās salīdzinoši normālā pēcpandēmijas dzīvē, un Austrālijā, kur situācija stabilizējusies, patērētāju tēriņi strauji atgriezušies pirmskrīzes apmērā. Atgriežoties patērētāju uzticībai un patēriņam, kritiski svarīgi, lai esam gudrāki nekā pirms pandēmijas un ļoti svarīgi – efektīvāki. Varētu pat teikt – būt efektīvākiem ir viens no uzņēmēja izdzīvošanas priekšnoteikumiem. To noteikusi mūsu ikdienā straujāk nekā gaidījām ienākusī digitalizācija.

Digitalizācija ir uz palikšanu

Laiks pierādīja – vajadzība ir inovāciju lielākais dzinulis. Tehnoloģiju izmantošana - sākot no attālinātajām mācībām un darbu, iepirkšanos tiešsaistē līdz pat virtuālajām konferencēm un sporta treniņiem – Covid-19 pandēmijas laikā ieguvusi pamatīgu attīstības paātrinājumu. Tiek lēsts - šajā ziņā pasaule sev aizsteigusies priekšā pat divus un vairāk gadus. Vairāki faktori liek domāt – lai arī pēckrīzes nākotne nebūs vien digitāla, tā mūsu ikdienā ienākusi uz palikšanu.

Pirmkārt, esam pierādījuši paši sev – tehnoloģijas palīdz būt efektīvākiem. Otrkārt, ja ir motivācija un skaidrs mērķis, tehnoloģiju ieviešana ir pietiekoši ātra. Jau pieminētā "McKinsey" kompānijas aptaujā vadītāji atzinuši – tehnoloģiju un ar to saistīto drošības risinājumu ieviešana uzņēmumos bijusi par 20 reizes ātrāka kā viņi iedomājušies. Un treškārt, varam sagaidīt, ka augs attālinātā darba īpatsvars. Vairāk nekā 20% strādājošo globāli (vairums – augstu prasmju darbinieki finanšu, apdrošināšanas, protams, IT sektoros) lielāko daļu sava laika strādās attālināti un būs tikpat efektīvi kā strādājot birojā, prognozē "McKinsey".

Izmantot iespēju būt efektīvākiem arī grāmatvedībā

Uzdrošināšos apgalvot – grāmatvedība Latvijā bijusi viena no konservatīvākajām jomām, ja runājam par digitalizāciju. Neraugoties uz acīmredzamiem ieguvumiem, ko jau sen sniedz tehnoloģijas, Latvijā joprojām biežāk sastopamā prakse ir grāmatvedības kārtošana papīra formātā. Jau kopš 2018. gada Latvijā grāmatvedībā attaisnojošos dokumentus saimnieciskajiem darījumiem (čeki par komandējumiem, biznesa pusdienām utml.), ievērojot noteiktu kārtību, drīkst saglabāt tikai elektroniskā veidā un oriģinālu iznīcināt. Elektroniskajā formātā pārvērstajiem dokumentiem ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālajiem – protams, uzņēmuma vadītājam ir jānosaka dokumentu elektroniskās aprites kārtība un jāievēro citi noteikumi - par oriģinālā dokumenta attēlojumu glabāšanas ilgumu, salasāmību, iespēju izdrukāt, aizsardzību. Tomēr vairumā gadījumu uzņēmumi Latvijā joprojām attaisnojuma dokumentus drukājam un uzglabājam mapēs. Šī bija viena no atziņām arī daudzajos nodokļu likumdošanas izmaiņām veltītajos semināros pērnā gada nogalē, tajā skaitā – klātesot arī Finanšu ministrijas un Valsts ieņēmumu dienesta pārstāvjiem.

Taču pašreizējās tendences arī Latvijā liecina - krīzi varam izmantot kā iespēju arī, lai veicinātu digitalizāciju grāmatvedībā. Kopš Covid-19 pandēmijas sākuma ir ievērojami pieaudzis e-paraksta lietošanas biežums – e-ID karšu skaits pērn dubultojies, bet e-paraksta lietošanas biežums pārsniedzis trīs miljonus reižu, ziņo Latvijas Valsts radio un televīzijas centra (LVRTC). Arī "CostPocket" dati liecina, līdz ar pasauli pārsteigušo Covid-19 krīzi, uzņēmumu interese automatizēt izdevumu atskaites grāmatvedībā stabili palielinās – pērnā gada 4. ceturksnī mūsu apgrozījums pieauga par 42%. Lai arī ārēju apstākļu spiesti, cilvēku paradumi sākuši mainīties. Lai mainītos ierastā prakse – ķēdes pēdējais posms ir likumdošana.

Kāpēc svarīgi nekavēties ar jauno Grāmatvedības likumu

Jaunās tehnoloģiju iespējas grāmatvedībā ir viens no iemesliem, kāpēc pilnveidots normatīvais regulējums arī topošajā Grāmatvedības likumprojektā, kas savu izskatīšanu šobrīd gaida Saeimā. Tajā elektroniska grāmatvedības dokumentu sagatavošana, kārtošana un glabāšanai noteikta kā prioritāra salīdzinājumā ar papīra formātu. Tādējādi likumdošana atspoguļotu realitāti, kā, ienākot tehnoloģijām, grāmatvedības attaisnojuma dokumentu sagatavošanas, aprite un glabāšana, grāmatvedības reģistru kārtošana un finanšu pārskatu sagatavošana jau ilgāku laiku notiek arī praksē.

Likums valdībā pieņemts pagājušā gada septembra beigās un nonācis parlamentā. Ir saprotama krīzes radīto prioritāšu maiņa valstī, taču būtu ļoti svarīgi jau šobrīd domāt arī par savu konkurētspēju pēc krīzes. Jaunā Grāmatvedības likuma izskatīšana un pieņemšana bez kavēšanās, arī – tam sekojošu detalizētāku normatīvu izstrāde ir būtiska vismaz divu iemeslu dēļ. Pirmkārt, būdami piesardzīgi, grāmatveži nogaida un bieži neuzsāk jaunas pārmaiņas uzņēmumos, pirms simtprocentīgi nav zināmi "spēles noteikumi". "Pagaidīsim jauno likumu" ir bijusi viena no biežām atbildēm, ko nācies dzirdēt, runājot par digitalizāciju grāmatvedībā.

Taču, otrkārt, arī pēc likumdošanas pieņemšanas būs daudzi precizējoši jautājumi, sākot no pareizas elektronisko dokumentu kārtības izstrādes līdz pat tam, kā nodrošināt valsts institūciju pieeju elektroniskajiem dokumentiem attālinātas pārbaudes gadījumos. Tikai visām pusēm sadarbojoties – uzņēmumu īpašniekiem, grāmatvežiem, valsts iestādēm, likumdevējam – būs iespējams pakāpeniski praksē atrast un iedzīvināt labu, visām pusēm ērtu, saprotamu un efektīvu grāmatvedības praksi elektroniskajā vidē. Tam būs nepieciešams laiks.

Tieši tāpēc šobrīd, kad krīze jau piespiedusi mainīt mūsu ikdienas paradumus, ir svarīgi izmantot šo iespēju. No tā, cik prasmīgi krīzes laikā būvēsim katra uzņēmuma un sabiedrības kopumā nākotnes konkurētspēju, var izrādīties atkarīga spēja izdzīvot un būt veiksmīgiem pasaulē, kurā nonāksim pēc krīzes un atkal atveroties ekonomikām.