Tagad, kad gūts apstiprinājums, ka produktīvi strādāt patiešām ir iespējams arī attālināti, turklāt gandrīz jebkur – ne tikai birojā, mājās, bet arī, piemēram, vasarnīcā vai parkā siltajā gadalaikā, uzņēmumi ir gatavi spert soli pretī pārmaiņām darba kultūrā un darba vidē, kurās elastīgs darba princips ir uz palikšanu. Vēl pirms gada daudzi uzņēmumi, kam tajā laikā jauna biroja iekārtošana vai esošo telpu pārplānošana bija aktuāla, ieņēma nogaidošo pozīciju. Tas lielākā mērā bija saistīts ar neskaidrību par nākotni, bet arī ar to, ka visa uzmanība tika veltīta rūpēm par savu darbinieku drošību. Taču šis noskaņojums mainās un ir uzņēmumi, kas ir gatavi rīkoties, turpinot vai uzsākot jauno darba principu un atbilstošas darba vides ieviešanu. Tomēr vēl arvien līdz galam nav skaidrs, ar ko sākt.
Ikviena biroja iekārtojumu lielākoties var sadalīt četrās dažādās zonas.
- Pirmo var dēvēt par klientu zonu – tā ir vieta, kur tiek sagaidīti uzņēmuma viesi, darbinieki, tā savā ziņā ir arī kompānijas vizītkarte – to redz visi, kas atnāk uz biroju. Tomēr dažos uzņēmumos, piemēram, biznesa atbalsta organizācijās (back office) šādas zonas var arī nebūt – tā vienkārši nav nepieciešama.
- Nākamā ir sociālā zona – tā ir biroja sirds - biroja daļa, kurā cilvēki satiekas, sarunājas, atpūšas. Tajā zonā ieskaitām virtuvi, kafijas stūrīšus, atpūtas telpas, varbūt kādu spēļu istabu, ja tāda ir un tamlīdzīgi. Šī zona var būt vienota vai tā var būt sadalīta mazākās vienībās un izkaisīta biroja ietvaros, piemēram, ja uzņēmuma birojs ir izvietos divos vai vairākos stāvos.
- Neiztrūkstoša ikviena biroja sastāvdaļa ir kopējā zona – pārrunu telpas, telefona būdiņas, viss, kas tiek izmantots pienākumu veikšanai papildus darba vietai – galdam. Šo infrastruktūru izmanto kā individuāli, tā darbam komandās, bet galvenais ir tas, ka tā nav piesaistīta kādam konkrētam cilvēkam vai komandai un to var izmantot visi uzņēmuma darbinieki pēc vajadzības.
- Un visbeidzot – komandas zona – biroja daļa, kurā cilvēki veic individuālo darbu komandu ietvaros vai vieni paši - zona, kurā atrodas darba galdi. Šīs darba stacijas var būt, var nebūt piesaistītas konkrētam cilvēkam.
Izmaiņas var iedalīt vairākās grupās atkarībā no tā, kas ir to pamatā - izmaiņas platībā, izmaiņas funkcionalitātē (iepriekš uzskaitīto biroja zonu proporcijā) un tādas izmaiņas, kas skar gan platību, gan funkcionalitāti.
Var paplašināt vai tieši pretēji – samazināt biroja platību, nemainot tā funkcionalitāti. Piemēram, uzņēmuma birojs ir izvietots vairākos stāvos vai arī viena stāva ietvaros ir vairāki līdzīgi segmenti (iekārtojums ir līdzīgs, katrā ir darba stacijas, pārrunu telpas, kafijas stūrītis), un tad ir iespējams atdalīt kādu no šiem segmentiem vai atteikties no stāva, tādējādi samazinot platību, bet saglabājot nemainīgu funkcionalitāti.
Cits risinājums ir saistīts ar pārmaiņām biroja funkcionalitātē. Piemēram, uzņēmumam ir ilgtermiņa nomas līgums, un ir skaidrs, ka biroja telpu kontūra nemainīsies, taču
esošais izkārtojums vairs neapmierina jaunās prasības un nenodrošina produktīvu darbu, jo trūkst pārrunu telpu, neformālu satikšanās vietu un vietu konferenču zvaniem utt. Šajā gadījumā, nedaudz mainot funkcionalitāti, var iegūt vēlamo rezultātu, piemēram, samazinot lielu klientu zonu, kas šobrīd ir mazāk aktuāla, var iegūt papildus platību kādai pārrunu telpai, vai neformālai darbinieku satikšanās vietai, vai arī samazinot darba zonas (gadījumā ja darbinieki vairs nestrādās birojā visas piecas dienas nedēļā un uzņēmums var ieviest dalīto galdu principu) vietā, kur atradās daļa no darba galdiem, var izveidot šobrīd tik aktuālās zvanu būdiņās, nodrošinot darbinieku vajadzību netraucēti veikt zvanus un konferenču zvanus, kā arī savu zvanu laikā netraucēt citus kolēģus darba zonā.
Tomēr lielākoties biroja pārmaiņas skar gan platību, gan funkcionalitāti. Nereti, izskatot kādu no variantiem, mainās arī otrs.
Pasaules tendences
Vēl pirms pandēmijas birojā priekšplānā bija izvirzījusies sadarbība un socializēšanās. Tas gan nenozīmē, ka individuālā darba vietas izzūd, neraugoties uz to, ka daudzi strādā un arī turpinās to darīt attālināti, uz biroju dodoties vien tad, kad nepieciešams satikt komandas biedrus un apspriest idejas.
Globāli ir novērojams, ka klientu zona birojos paliek tāda pati vai samazinās, jo daudzas tikšanās ar klientiem notiek tiešsaistē. Savukārt sociālā zona – palielinās, jo pieprasījums pēc savstarpējās komunikācijas un domu apmaiņas ir audzis. Uz biroju cilvēki dodas tieši tādēļ, lai satiktu kolēģus, tostarp iedzertu kopīgi kafiju, lai patērzētu – darbs ir ļoti liela ikviena cilvēka sociālās dzīves daļa. Šī paša iemesla dēļ, kad nepietiek ar sazināšanos ar komandu tiešsaistē, foršāk un efektīvāk to darīt klātienē, palielinās kopējās darba zonas nozīme un proporcija, kā arī šīs zonas telpu daudzveidība, īpašu uzmanību veltot neformālo sadarbības telpu izveidei Savukārt pieprasījums pēc darba galdiem samazinās un šis biroja telpu bloks attiecīgi arī daudzviet kļūst mazāks.
Uzņēmumiem ir jāizvēlas – vai samazināt darba galdu skaitu, ieviešot dalīto principu (vienu galdu izmanto vairāki), vai saglabāt katram darbiniekam savējo darba staciju. Tas lielā mērā ir jautājums par uzņēmuma politiku un gatavību pārmaiņām, vēlmi efektīvi izmantot telpas savu mērķu sasniegšanai, kā arī, protams, komandu darba specifiku.
Kas notiek pie mums
Jāatzīst, ka pandēmijā tikai daži uzņēmumi spēruši drosmīgu soli un jau ir mainījuši savus darbības principus un darba vidi. Interesants ir finanšu tenoloģiju uzņēmuma "Twino" piemērs, kurš atteicās no liela biroja un tagad ir izveidojies salīdzinoši nelielu kopstrādes (coworking) tipa biroju pilsētas centrā. Vēl viens spilgts piemērs uzņēmuma darba kultūras un attiecīgi darba vides maiņai ir tehnoloģiju uzņēmums "Tet", kas tai skaitā, bet ne tikai, ļauj trīs mēnešus gadā strādāt no jebkuras vietas pasaulē.
Pastāv arī daži citi piemēri, kas atbilst visām trim iepriekš uzskaitītiem izmaiņu veidiem. Runājot par izmaiņām platībā, viens Latvijas mērogam liels IT uzņēmums (virs 300 darbiniekiem) ļauj darbiniekiem izvēlēties strādāt no mājām vai nākt uz biroju. Vidējais biroja apmeklējums ir diezgan zems un kamēr par lielākām darba vides izmaiņām vēl tiek domāts un diskutēts, uzņēmums ir pieņēmis lēmumu samazināt kopējo platību. Tā kā šim uzņēmumam birojs ir izveidots vairākos stāvos, bija iespēja vienkārši atdalīt vienu no tiem, nemainot pašu biroja funkcionalitāti.
Interesants ir risinājums izmaiņām funkcionalitātē vienam uzņēmumam ar vairāk kā 100 darbiniekiem. Jauns birojs tika izplānots jaunajos apstākļos, pandēmijā. Neskatoties uz to, ka tika nodefinēta proporcija start darbu mājās un darbu birojā, katram darbiniekam birojā tikai atstāts savs individuālais darba galds, tajā pašā laikā paredzot plašāku kopējo zonu sadarbošanās aktivitātēm, kā arī palielinot sociālo zonu. Rezultātā – klientu zona palika nemainīga, nedaudz lielāka ir sociālā zona, savukārt kopējā zonas apjoms krietni pieauga, kamēr komandas darba zona kļuva mazāka. Kā gan sanāca nemainīt biroja izmēru, ja katram darbiniekiem arvien ir paredzēts savs darba galds? Atbilde – iepriekš komandu zonas bija ļoti plašas, kamēr, piemēram, virtuvīte bija maza, bet, pārvācoties uz jaunām telpām, departamentu zonām ir atvēlēts mazāk kvadrātmetru. Pat, ja tajās ir 10 galdi, vienlaikus tur atradīsies 5-6 darbinieki, telpa nebūs pārbāzta, cilvēki atradīsies arī pārrunu telpās, citās zonās vai mājās. Ar komandas zonas samazinājumu, pat saglabājot darba galdu skaitu, parādījās iespēja funkcionālām izmaiņām, kas apmierina uzņēmuma vajadzības.
Trešais piemērs - "klasisks" gadījums, kad izmaiņas skar gan biroja platību, gan funkcionalitāti. Viens cits Latvijas uzņēmums ar vairāk par 300 darbiniekiem pandēmijas apstākļos veidojot savu nākotnes biroja stratēģiju, pieņēmis lēmumu pāriet uz mainīgajām darba vietām, paredzot, ka vidēji uz katriem 10 darbiniekiem turpmāk būs 5-6 darba galdi. Tādējādi no diezgan lielas platības, kas iepriekš bija atvēlēta darba stacijām, varētu atteikties. Tajā pašā laikā, konstatējot, ka trūkst sociālās zonas, vietas kopīgam darbam, tās tika pieliktas klāt izmantojot daļu no tās platības, no kuras varēja atteikties. Konkrētajā piemērā klientu zona nedaudz samazinājās, sociālā zona – pieauga, diezgan krasi palielinājās kopējā darba zona, kamēr komandu darba zona tika samazināta. Šī stratēģija visvairāk sasaucas ar to, kas notiek globāli.
Ar ko sākt?
Vispārējās tendences un piegājienu nav vērts kopēt, katrs gadījums un kompānija ir vienreizēja, katrai ir nepieciešama izpēte, individuāls piegājiens, izanalizējot, kādi risinājumi būtu atbilstoši šī uzņēmuma mērķu sasniegšanai un kādi ne.
Uzņēmumam ir jādefinē, kāda ir vēlamā jaunā proporcija starp darbu mājās un darbu birojā; jāvienojas savstarpēji – cik daudzi nāk uz biroju, cik bieži, vai tiek saglabātas visas darba stacijas vai arī no tām daļēji varētu atteikties.
Ja ir skaidrs, ka biroja pielietojumam ir jābūt citādam, ir jāatbild uz jautājumiem – kāpēc nākam uz biroju, ko mēs birojā gribam darīt un kā mums trūkst, un tad attiecīgi domāt, kā to ieviest, no kā varam atteikties, ja ir tāda nepieciešamība.
Iedziļinoties detaļās, lai pieņemtu pareizos lēmumus, padziļināti ir jāizpēta arī tas, ko tieši dara cilvēki uzņēmumā, tas atšķiras atkarībā no nozares, kompānijas specifikas. Darbinieku aktivitātes arī pašā uzņēmumā atšķiras – dažādas komandas veic atšķirīgus darbus. Piemēram, darba vide, ko mēs veidojam 20 projektu vadītājiem un 5 analītiķiem, atšķirsies no tās, kas tiks izveidota 20 analītiķiem un 5 projektu vadītājiem - būs citas funkcionālo zonu proporcijas. Papildus ir jāanalizē arī darbinieku mobilitāte - cik daudz laika darbinieki pavada birojā un ārpus biroja savu darba pienākumu dēļ (papildus jaunajam līdzsvaram starp darbu mājās un darbu birojā), šeit pieminētais piemērs ar analītiķiem un projektu vadītājiem arī labi atspoguļo potenciālo atšķirību.
Šo izpētot un apkopojot, var iegūt uz datiem balstītu saprašanu par potenciālām izmaiņām darba vidē, biroja plānojumā.
Un, protams, nedrīkst aizmirst, ka darba vides izmaiņas ir saistītas ar lielākām vai mazākām izmaiņām uzņēmuma kultūrā un ieradumos un darba devējiem ir jāparūpējas par pārmaiņu vadību. Daļā no pārmaiņu vadības ir darbinieku iesaiste jaunās darba vides izveides procesos. Jo vairāk ir iespējams iesaistīt darbiniekus plānošanā, jo vieglāks būs pārmaiņu process – gan uzņēmuma vadība iegūs vērtīgu informāciju, kas palīdzes biroju izplānot atbilstoši darbinieku vajadzībām, gan darbinieki jutīs savu lomu biroja izveidē un vieglāk pieņems pārmaiņas.
Seko "Delfi" arī Instagram vai YouTube profilā – pievienojies, lai uzzinātu svarīgāko un interesantāko pirmais!
