Ilona Butāne, Sergejs Batjuškovs: Attālinātais darbs – darbinieku motivācija vai darba devēju izaicinājums

Ņemot vērā esošās tendences un darbinieku viedokļus, darba devēji nereti ir izmisumā un nezin, kā labāk un efektīvāk organizēt darbu, lai visi darbinieki būtu apmierināti un lai kolektīvā netiktu radīta nevēlama spriedze. Katram darba devējam gandrīz katru dienu ir jāpieņem sarežģīti lēmumi par darba grafiku, darba efektivitātes saglabāšanu, esošo darbinieku motivēšanu un jaunu darbinieku piesaisti.

Atsaucoties uz darbinieku un darba meklētāju prasībām, daudzi darba devēji piedāvā attālinātā darba iespējas, tai skaitā, attālināto darbu ar iespēju strādāt no ārvalstīm, kas īpaši ir aktuāli rudens un ziemas mēnešos, kad daudzi darbinieki ir gatavi labprāt strādāt attālināti, dzīvojot dienvidos. Darba devēji uzskata to par labu darbinieku piesaistes, lojalitātes veicināšanas un motivēšanas mehānismu, turklāt, tas ļauj darbiniekiem iegūt elastīga darba iespējas, par ko aptaujās piemin gandrīz katrs.

Lēmums par attālināto darbu var ietekmēt ne tikai uzņēmuma ikdienas darbu, darba rezultātus un darbinieku attieksmi pret darba devēju, bet arī rādīt jaunus izaicinājumus gan darba devējiem, gan darbiniekiem, kas var būt saistīti ar darba, imigrācijas un citām likumdošanas prasībām. Viens no būtiskiem izaicinājumiem ir nodokļu piemērošanas kārtība, par ko darba devēji bieži vien aizmirst vai nezin.

Nodokļu izaicinājumi

Nodokļu maksāšana, veicot darba pienākumus citā valstī, var būt sarežģīta. Gan darbinieki, gan darba devēji, kas turpina izmaksāt atalgojumu Latvijā, bieži vien uzskata, ka nodokļi viennozīmīgi ir jāturpina maksāt Latvijā. Diemžēl, ne vienmēr tā ir, var būt situācijas, kad nodokļi ir jāsāk maksāt arī citā valstī, kā rezultātā var rasties dubultā nodokļu uzlikšana. Šajā gadījumā darbiniekam nāksies apgūt citas valsts nodokļu sistēmas līkločus, iesniegt deklarāciju un samaksāt nodokli. Turklāt darba devēji salīdzinoši reti nodrošina darbiniekam nodokļu izlīdzināšanu (tax equalisation – dubultās nodokļu maksāšanas novēršana, proti, nodokļu ieskaits vienā no valstīm, komunikācija un pieprasījums vienai no nodokļu administrācijām atmaksāt pārmaksāto nodokli, pamatojoties un nodokļu konvencijas nosacījumiem utml.). No praktiskās perspektīvas darba devējam ir efektīvāk uzņemties nodokļu izlīdzināšanas darbības, ja attālināti ārzemēs regulāri strādā un mainās vairāki darbinieki. Ja konkrētajā gadījumā ar noteiktu valsti izdevies panākt nodokļu ieskaitu vai pārmaksātā nodokļa atmaksu, to var salīdzinoši viegli atkārtot, pamatojoties uz precedentu. Patstāvīgi darbiniekam varētu būt salīdzinoši darbietilpīgi un dārgi nodrošināt nodokļu izlīdzināšanu savā konkrētajā gadījumā. Līdz ar to, ja darba devējs izvēlas nodrošināt attālināti strādājošajiem darbiniekiem nodokļu izlīdzināšanu, tas var būtiski uzlabot šī darba devēja konkurētspēju darba tirgū.

Jāatzīst, ka Latvijas nodokļu rezidentiem, strādājot ES valstīs vai valstīs, ar kurām Latvija ir noslēgusi nodokļu konvenciju, iedzīvotāju ienākuma nodokļa maksāšanas kārtība tiek noteikta saskaņā ar konvencijas regulējumu. Iedzīvotāju ienākuma nodoklis var tikt maksāts Latvijā, ja ir izpildīti konvencijā noteiktie kritēriji. Viens no minētajiem kritērijiem ir ārvalstīs pavadīto dienu skaits, kas nevar pārsniegt 183 dienas 12 mēnešu periodā.

Neskatoties uz augstāk minēto, nodokļu maksāšanas pienākums citā valstī var rasties arī tad, ja darbinieks ir pavadījis citā valstī mazāk nekā 183 dienas, tas var būt atkarīgs no darbinieka nodokļu rezidences, citas valsts normatīvo aktu prasībām un citiem faktoriem.

Viens no iespējamiem riskiem, kas var iestāties arī tad, ja darbinieks citā valstī pavadīs mazāk par pusgadu, ir darba devēja pastāvīgā pārstāvniecība citā valstī, kas izveidojas darbinieka darba dēļ. Ja citas valsts nodokļu administrācija uzskatīs, ka darbinieka darbs kļūst par pamatu reģistrēt attiecīgajā valstī darba devēja pastāvīgo pārstāvniecību, tad pastāv risks, ka iedzīvotāju ienākuma nodoklis būtu jāmaksā no pirmās dienas, bet papildus tam, darba devējam būtu jādomā un jāveic uzņēmuma ienākuma nodokļa maksājumi. Jāatzīst, ka šāds risks varētu būt īpaši augsts, ja attālināti savus darba pienākumus veic uzņēmuma vadītāji un valdes locekļi.

Ja darbs tiek veikts ārpus ES vai valstīm, ar kurām Latvijai ir noslēgta nodokļu konvencija, tad risks ka nodoklis būtu jāmaksā citā valstī ir augsts pat tad, ja darbinieks valstī pavada salīdzinoši īsu laika periodu.

Runājot par nodokļu maksāšanas kārtību citā valstī, nedrīkst aizmirst arī par valsts sociālās apdrošināšanas obligātajiem iemaksām (VSAOI). Ja attālinātais darbs notiek ES, EEZ valstīs vai Šveicē, tad uz šādiem gadījumiem ir attiecināms Regulas (EK) Nr. 883/2004 regulējums. Saskaņā ar regulas noteikumiem, ja runa iet par īslaicīgu darba periodu ārvalstīs, tad visticamāk sociālās apdrošināšanas maksājumi jāturpina veikt Latvijā. Šādos gadījumos varētu rasties nepieciešamība saņemt A1 sertifikātu, kas apstiprina VSAOI maksāšanu Latvijā, kā arī atsevišķās valstīs var būt pienākums reģistrēties attiecīgās valsts atbildīgajā institūcijā. Citādi, piemēram, ja darbs tiek veikts ārpus ES (ar dažiem izņēmumiem), var rasties situācija, kad sociālās apdrošināšanas maksājumi ir jāveic gan Latvijā, gan ārvalstīs.

Attālinātais darbs – efektīvās darba organizācijas veids

Neskatoties uz to, ka parasti darba devēji atļauj strādāt attālināti darbiniekiem – Latvijas nodokļu rezidentiem, ir darba devēji, kas jau ir izdarījuši soli uz priekšu. Darbinieku trūkuma situācijā darba devēji piesaista jaunus darbiniekus no ārvalstīm, atļaujot viņiem turpināt strādāt savā mītnes zemā. Šāds darba devēja lēmums ir progresīvs, riskants un vienlaicīgi dod darba devējam daudz jaunu iespēju. No vienas puses, darba devējs var nokomplektēt darbinieku štatu, bet no citas puses rodas daudz jautājumu, kā organizēt un kādā veidā atlīdzināt šādu darbinieku darbu tā, lai tas būtu vienādi izdevīgi un vienkārši gan darba devējam, gan darbiniekam.

Atbildes uz šiem jautājumiem ne vienmēr ir viegli atrast, bet atrodot vislabāko pieeju katrā konkrētajā situācijā, ir iespēja padarīt sadarbības procesu un administratīvo jautājumu, tai skaitā, nodokļu jautājumu kārtošanu par vienkāršu un efektīvu abām pusēm.

Jāatzīmē, ka, izmantojot Latvijas normatīvajos aktos darbiniekiem paredzētos motivācijas instrumentus, piemēram, akciju pirkuma tiesības, var ne tikai veicināt darbinieku iesaisti uzņēmuma attīstībā, bet arī izmantot nodokļu normatīvajos aktos paredzētos atvieglojumus. Izmantojot pieejamos risinājumus, ārvalstu darbinieku piesaiste un nodarbināšana attālināti ļauj izveidot efektīvu un ekonomiski pārdomātu darba organizāciju.

Kam jāpievērš uzmanība?

Pieņemot lēmumu par darbinieku attālināto darbu no citas valsts, uzņēmumam jāņem vērā šādi riski:

Attālinātā darba plānošana

Veicot darba pienākumus attālināti, gan darbinieks, gan darba devējs var saskārties ar daudziem izaicinājumiem, kas ietekmēs ne tikai viņu maciņu, bet arī rādīt administratīvā rakstura problēmas, kuru risināšanai būs jāvelta laiks un nauda.

Balstoties uz pieredzi, ir ieteicams pievērst īpašu uzmanību attālinātā darba plānošanas procesam, iekšējo politiku un instrukciju izstrādei, kā arī jāveic šādas darbības:

Ņemot vērā, ka jautājums skar ne tikai Latviju, bet arī citu valstu likumdošanu, tad iespējamo risku novērtēšana ir jāveic atbilstoši ne tikai Latvijas, bet arī citas valsts, konvencijas un starptautisko normatīvo aktu regulējumam.

Ņemot vērā augstāk minētās rekomendācijas un prātīgi plānojot attālinātā darba procesu, darba devējs var ne tikai padarīt darbinieku par laimīgu un motivētu, bet arī izveidot efektīvu darba organizācijas procesu, kas ir vienkārši administrējams un optimāls nodokļu ziņā, kā arī nerāda papildus riskus ne darbiniekiem, ne pašam darba devējam, bet ievērojami paaugstina darba dēvēja konkurētspēju darba tirgū.