Dokumentu parakstīšana – cik uzņēmumam izmaksā elektroniska dokumentu parakstīšana?

Pirmkārt, izvērtēsim dokumentu parakstīšanas procesu un pārliecināsimies, ka tas nav bez maksas. Dokumentu klātienes parakstīšanas procesā ir jāietver izmaksas par papīru, drukāšanu, e-pastu sūtīšanu un vairāku darbinieku iesaistīšanos, kas, starp citu, bieži tiek aizmirsts, taču rada lielākās izmaksas uzņēmumam.

Ja nepieciešams izdrukāt 50 dokumentus katru mēnesi, katrs dokuments ir vismaz uz divām lapām un nepieciešams vismaz divos eksemplāros, kopumā tiek izmantotas 200 lapas, kam jāpieskaita vēl arī izdevumi par druku. Ja pieņemam, ka vienas lapas druka kopā ar papīra cenu izmaksā 2 eirocentus, tad uzņēmums šai pozīcijai iztērē līdz 5 eiro mēnesī.

Ja šos dokumentus ir jāparaksta klientam vai partnerim, tad visbiežāk tie tiek nosūtīti ar kurjeru vai, izmantojot pasta pakalpojumus. 25 nosūtīti dokumenti izmaksā 25 eiro, pieņemot, ka viena dokumentu komplekta nosūtīšana maksā 1 eiro, bet var izmaksāt arī 2 eiro.

Tālāk – dokumentu apstrāde. Laiks, kas tiek izmantots drukāšanai, sagatavošanai, parakstu sagādāšanai no pilnvarotajām personām, dokumentu reģistrēšanai un arhivēšanai, kā arī nepieciešamības gadījumā to sagatavošanai nosūtīšanai. Tas var aizņemt minūtes, bet var aizņemt arī stundas. Pieņemsim, ka uzņēmumā šie parakstīšanās procesi ir sakārtoti, visi cilvēki vienmēr ir pieejami un līdz ar to viena dokumenta parakstīšana neaizņem vairāk par 10 minūtēm. Ja aptuvenā darbinieka stundas likme tirgū ir 9 eiro, tad 10 minūtes viņa laika izmaksā 1,50 eiro. Ja jāparaksta un jānoformē 50 dokumentu komplekti, šim darbam tiek veltīts darbinieku laiks 75 eiro vērtībā.

Saskaitot šīs izmaksas, uzņēmums vidēji mēnesī iztērē 100 eiro, parakstot dokumentus klātienē. Pievērs uzmanību, ka šeit nav ierēķinātas izmaksas par to, ka cilvēki kļūdās un reizēm ir jādrukā vai dokumenti jāsūta atkārtoti.

Izmantojot elektronisko parakstīšanos, mainās process – nekas vairs nav jādrukā un jāsūta ar kurjeru vai, izmantojot pasta pakalpojumus. Līdz ar to ir nepieciešama daudz mazāka darbinieku iesaiste.

Cik naudas tad ir iespējams ietaupīt? Ja dokumenti nav jādrukā un jāsūta pa pastu, tas jau samazina uzņēmuma izmaksas par 30 eiro mēnesī. Darbinieku iesaiste ir uz pusi mazāka. Tas nozīmē - izmaksas uzņēmumam sarūk uz pusi un ir vien 37,50 eiro mēnesī. Pats svarīgākais – tiek ietaupīts darbinieku laiks. Viena dokumenta parakstīšanai tagad jāvelta vien dažas minūtes. Kāpēc? Jo nav nepieciešams ne to drukāt, ne sagatavot parakstīšanai un nosūtīšanai, nedz arī to fiziski nosūtīt.

Ja izmanto elektronisko parakstīšanos, darbiniekam dokuments ir vien jāielādē Dokobit sistēmā un jānosūta no portāla ziņa par šo faktu visiem, kuriem dokuments ir jāparaksta. Tas arī viss!

Protams, tas nenozīmē, ka elektroniskā parakstīšanās ir bez maksas. Sistēmai, kurā notiek elektroniskā parakstīšanās, ir simboliska samaksa par pakalpojumu. Taču tā papildus nodrošina arī dažādas priekšrocības, kas padara iespējamu, piemēram, dokumentu sadalīšanu kategorijās. Tāpat šādas sistēmas ir drošas dokumentu glabāšanai. Uzņēmumam Dokobit portāla izmantošana, ja parakstāmo dokumentu apjoms ir 200 lapas mēnesī, izmaksās aptuveni 38 eiro. Tātad, ja kopējās izmaksas būs ap 40 eiro mēnesī, tad elektroniskā parakstīšanās ir par 60 eiro lētāka kā dokumentu parakstīšana klātienē.

Ieviešot uzņēmumā elektronisko parakstīšanos. Tu ne vien ietaupi laiku un naudu, bet arī uzlabo darbinieku, partneru un klientu sadarbības pieredzi. Pievienojies tiem daudzajiem uzņēmumiem, kas jau izmanto elektronisko parakstīšanos!

Izmēģini Dokobit bez maksas!