Jebkurš uzņēmums tiecas uz produktivitāti – kā izdarīt iespējami daudz darbam atvēlētajā laikā. Par to šobrīd runā konferencēs. To apspriež iekšēji uzņēmumā. Daudz tiek analizēts, kur tieši mēs ikdienā pazaudējam laiku. Saraksta priekšgalā ir e-pastu sarakste, sapulces un administratīvais darbs. Un šoreiz es gribētu fokusēties tieši uz pēdējo – administratīvajām funkcijām. Un tikai vienu kāda darbinieka pienākumu – saorganizēt dokumenta parakstīšanu.
No vienas puses, tas ir ātri – paņemt dokumentu, uzšķirt pareizo lapu un parakstīt. Dažas minūtes. No otras puses, ja uz šīm dažām minūtēm paskatās nedēļas vai mēneša griezumā, sanāk diezgan būtiska laika investīcija. Jo dokumenta parakstīšana ar roku neietver tikai pašu parakstīšanu vien.
1.Drukāšana – vajadzīgais dokuments ir jāatrod uz datora, jāatver, jāpielāgo drukāšanai un jāizdrukā. Ja vēl printeris atrodas otrā biroja galā, tad tas aizņem aptuveni 5 minūtes.
2. Šķirošana – ja dokumentā ir vairākas lapas, tad tās ir jāsašķiro, jāsaliek pēc kārtas, jāsastiprina vai jāpievieno kādam citam dokumentam vai lietai, kam vajadzīgas vēl 5 minūtes.
3. Parakstīšana – ja dokuments ir jāparaksta citam cilvēkam, tad Tu vai kolēģis dodas šo personu meklēt. Tas aizņem laiku, jo, iespējams, vajadzīgais cilvēks ir sapulcē. Dokumentus var atstāt uz viņa galda, kur reizēm priekšā ir vēl citi dokumenti. Un tas nav vienīgais parakstītāja darbs, kurš reizēm atliek parakstīšanu, tāpēc viņam par to ir jāatgādina. Pati parakstīšana arī aizņem laiku. Ja dokumentā ir 10 lapas, tam ir divas vai pat trīs kopijas un paraksts ir nepieciešams uz katras lapas, tad paiet vēl piecas minūtes. Un vēl būtu jāpieskaita laiks, kas patērēts atgādinājumos par parakstīšanu. Pieņemsim optimistiskāko scenāriju, ka šajā solī patērētais laiks ir 20 minūtes.
4. Dokumentu skenēšana un sūtīšana e-pastā – kad paraksts ir laimīgi atradis vietu uz papīra, tas parasti tiek ieskenēts un nosūtīts otrai pusei, kas atkārto tieši to pašu iepriekš minēto procesu. Nosūtītais dokuments bieži kalpo vienkārši kā apliecinājums, ka dokuments ir parakstīts, un otrajai darījumā iesaistītajai pusei ir jāsagaida oriģināls. Ieskenēšana un nosūtīšana ir atkarīga no datortehnikas jaudas, bet 5 minūtes noteikti tam būs jāvelta.
5. Sūtīšana pa pastu vai ar kurjeru – neatkarīgi no tā, kuru iespēju izvēlēties, dokuments ir jāievieto aploksnē, tā jāaizlīmē, jāuzraksta adrese, jāuzlīmē marka. Tad ir jādodas uz pasta nodaļu vai arī jāsagaida pastnieks vai kurjers, kam jānodod sūtījums. Tas aizņem vēl 5 minūtes.
6. Otras puses paraksts – un tagad atliek tikai gaidīt, kad otra puse parakstīs un atsūtīs atpakaļ dokumentu. Tas parasti notiek divu līdz četru dienu laikā.
Šis process ir labākais scenārijs, jo pieņemam, ka dokumenti pa ceļam nav pazuduši, un nav kļūdu, kas tiek pamanītas pēc tam, kad viena puse dokumentus ir parakstījusi.
Kā notiek elektroniskā dokumentu parakstīšana?
1. Atver interneta vietni, kur var parakstīt dokumentus, piemēram www.dokobit.lv. Autentificējies ar Tavā rīcībā esošu rīku, piemēram, eParaksts Mobile vai Smart-ID.
2. Atrodi datorā dokumentu un augšupielādē to.
3. Ievadi citu parakstītāju e-pasta adreses.
4. Paraksti dokumentu ar izvēlēto rīku, apstiprinot savu parakstu ar PIN koda ievadīšanu.
5. Pārējie saņēmēji informāciju par dokumenta pieejamību parakstam saņem nekavējoties.
Šis process Tev aizņems ne ilgākā kā 10 minūtes.
Šādā veidā iespējams ne vien ietaupīt laiku, bet arī naudu – aptuveni 7 eiro uz vienu parakstītu dokumentu. Darbaspēka izmaksas parakstīšanas procesa organizēšanai ir aptuveni 4 eiro, drukas izmaksas – aptuveni 1 eiro, un vēl sūtīšanas izmaksas - aptuveni 2 eiro.
Papildus priekšrocība – izmantojot vienu elektronisko dokumentu parakstīšanas un glabāšanas vietni, visi dokumenti būs vienuviet, sadalīti kategorijās un viegli atrodami.
Vai es Tevi pārliecināju?
Izmēģini Dokobit bez maksas!
Seko "Delfi" arī Instagram vai YouTube profilā – pievienojies, lai uzzinātu svarīgāko un interesantāko pirmais!
