Biežāk uzdotais jautājums "Dokobit" no uzņēmuma pārstāvjiem – kādos uzņēmuma iekšējos procesos mēs varētu izmantot elektronisko dokumentu parakstīšanu? Atbilde – sākot no pārdošanas un grāmatvedības, beidzot ar klientu apkalpošanu un visiem juridiskajiem dokumentiem.
Piemēram, pārdošanas procesā reizēm tieši lēna dokumentu parakstīšana aizkavē sadarbības sākšanos, kas tieši ietekmē uzņēmuma ienākumus. Pārstājot pieprasīt ar roku parakstītus dokumentus no dažādiem uzņēmuma darbiniekiem, pārdevēji var vairāk koncentrēties uz pārdošanas procesu, jaunu klientu piesaisti un rezultātu sasniegšanu. Pārdošanas procesā elektroniski iespējams parakstīt:
● Piedāvājumus un konkursu pieteikumus
● Līgumus ar klientiem
● Piegādes pasūtījumus
● Pārdošanas darījumus un rēķinus
Arī iepirkumu procesā dienas un reizēm pat stundas var būt izšķirošas cīņā gan par labāko cenu, gan par preču pieejamību. Kavēta piegāde var nozīmēt saistību neizpildi pret partneriem, kuras rezultāts savukārt var būt dažādas finansiāli sāpīgas sekas. Elektroniskā dokumentu parakstīšana ļauj iegūt apstiprinājumu dokumentiem ātri un vienkārši. Tas noderēs parakstot:
● Vienošanos ar piegādātājiem un darbiniekiem
● Iekšējās vienošanās ar citām nodaļām, piegādātājiem un trešajām pusēm
● Piedāvājuma vai rēķina pieprasījumus
● Pirkuma līgumus
● Pasūtījumus un pasūtījumu apstiprinājumus
Ikdienā ar drukātiem dokumentiem uzņēmumā strādā arī personālvadības nodaļa. Attālināta darba apstākļos īpaši svarīga ir iespēja gan pieņemt darbā jaunus darbiniekus, gan nokārtot dažādas juridiskās saistības ar esošajiem darbiniekiem. Vairs nav nepieciešams satikties, lai parakstītu šādus dokumentus. Tas ietaupa laiku un ir drošāk. Personālvadības nodaļa var izmantot elektronisko parakstīšanos, lai apstiprinātu:
● Darbā pieņemšanas un atlaišanas dokumentus
● Jaunajiem darbiniekiem saistošus dokumentus, piemēram, iekšējos noteikumus, ētikas kodeksu u.tml.
● Dokumentus, kas apliecina darbinieku pāreju uz citu darba vietu un arī, piemēram, rekomendācijas vēstules
Juridiskajai nodaļai uzņēmumā ir jāspēj izveidot arvien vairāk dokumentu īsākā laika periodā. Protams, tie visi ir arī jāparaksta. Digitalizējot juridisko dokumentu apriti, laika ietaupījums lielam daudzumam uzņēmuma darbinieku ir būtisks. Samazinās papīra izmaksas un laiks, kas tiek tērēts drukāšanai un dokumentu pārsūtīšanai. Elektroniski iespējams parakstīt:
● Dažāda veida līgumus
● Piegādes dokumentus
● Iekšējās aprites dokumentus - darbinieku līgumus, valdes locekļu vienošanās, fiksētos tikšanās pierakstus.
Klientiem mūsdienās nepatīk gaidīt. Viņi vēlas, lai visi jautājumi tiek iespējami ātri atrisināti. Un tad risinājums ir elektroniskā parakstīšanās, kas neaizkavē darījumu un citu uzņēmuma procesu plūsmu, uzlabojot arī klienta pieredzi. Attiecībās ar klientu elektronisko parakstīšanos iespējams izmantot:
● Slēdzot līgumus
● Vienojoties par sadarbības nosacījumiem
● Saņemot un izsniedzot rēķinus
● Noformējot preču atgriešanu
Ja šīs nodaļas jau izmanto elektronisko dokumentu parakstīšanos, tad šo procedūru itin viegli ir ieviest arī dažādu departamentu savstarpējos procesos. Dažādu dokumentu parakstīšanā parasti ir iesaistītas vairākas nodaļas, līdz ar to neskatoties uz nepieciešamo parakstu skaitu, tas vairs nebūs sāpīgs un ilgstošs process. To novērtēs gan klienti, gan darbinieki. Turklāt uzņēmumam nekas būtiski nav jāmaina – visus procesus iespējams organizēt "Dokobit" portālā. Uzdrošinies un izmēģini!
Izmēģini Dokobit bez maksas!
Seko "Delfi" arī Instagram vai YouTube profilā – pievienojies, lai uzzinātu svarīgāko un interesantāko pirmais!
