Dažādi dokumentu formāti - kāda ir atšķirība?

Bieži vien Latvijā lielākās nesaskaņas ir par to, vai EDoc vietā der arī elektroniski parakstīts PDF dokuments. Nereti tas notiek komunikācijā ar valsts iestādēm. Ar ko tad īsti atšķiras dokumentu formāti?

PDF - labi zināms dokumentu formāts, kas izveidots, lai lietotājs viegli un ātri varētu pārbaudīt dokumentus gan pārlūkā, gan programmā "Adobe Reader". PDF formāta dokumenti ir pieejami visās Eiropas Savienības valstīs un ir vienkāršākais risinājums dokumentu parakstīšanai vietējā un starptautiskā mērogā.

ASiC - Eiropas Savienības vienotais elektroniski parakstīto failu formāts. Šo formātu izvēlas, kad ir nepieciešams parakstīt vairāku dokumentu komplektu vai arī jāparaksta ne tikai teksta dokumenti, bet arī citu formātu datnes, piemēram, attēli, video vai audio faili.
EDoc ir Latvijā pieņemts elektroniski parakstītu dokumentu standarts. Arī eDoc formātu izvēlas, kad jāparaksta dokumentu komplekti vai arī dažādu formātu datnes.
BDoc un ADoc ir tādi paši elektroniski parakstītu dokumentu standarti kā EDoc, taču ar saīsinājumu BDoc tos apzīmē Igaunijā un ar ADoc Lietuvā.

Izvēloties formātu, abas puses parasti vienojas par to, kurš dokumenta izveidotājam vai parakstītājam būs ērtāks. Faktiski dokumentu derīgumu tas nemaina, taču ir dažas nianses. Piemēram, ja ar Dokobit ir parakstīts dokuments PDF formātā ar kādu no Latvijā izmantotajiem kvalificētajiem elektroniskajiem parakstiem, tas būs atverams un tālāk parakstāms arī citās valstīs. Tas noteikti arī būs vieglāk atverams fails, jo PDF dokumenta parakstu var apskatīt un pārliecināties par tā esamību, piemēram, izmantojot plaši lietoto programmu "Adobe Reader". Savukārt, ja parakstītājs izmanto ASiC, EDoc, BDoc un ADoc faila formātu, tad tā atvēršanai un tālākai izmantošanai ir nepieciešama speciāla programmatūra.

Vēl arī ir jāņem vērā, ka, ja dokuments ir parakstīts PDF formātā, tad to nav iespējams pārvērst par EDoc, saglabājot parakstu. Taču vēlreiz - derīgs elektroniskais paraksts ir izmantojams uz jebkura no elektroniskā paraksta atbalstītajiem formātiem. Diskusijas par formātu biežāk ir pieraduma dēļ.

Neskatoties uz to, kurš dokumenta formāts tiek izmantots, vēl jāpievērš uzmanība, kur to parakstīt un kur tas pēc tam tiks glabāts. Parakstīšanas ērtums īpaši svarīgs ir gadījumos, kad nepieciešami vairāki paraksti. Lai dokuments nebūtu jāsūta no vienas paraksttiesīgās personas pie otras, var izmantot Dokobit portālu. Dokumentu vienreiz augšupielādē Dokobit portālā, un visi tur arī parakstās sev ērtā laikā, izmantojot savus elektroniskās identifikācijas rīkus. Vēlāk šis dokuments tur arī paliek, Dokobit nodrošina tā drošu glabāšanu un nepieciešamības gadījumā jebkurš no parakstītājiem dokumentam var piekļūt.