E-parakstīšanās: Kā izmantot e-parakstu iepirkumu nodaļā?

Iepirkumu veikšanai nepieciešams liels apjoms dokumentu, ko jāparaksta, jāizlasa, jāiesniedz, jāpārbauda un jāapstiprina. Katrs iepirkumu veikšanas procesa posms ir atkarīgs no dokumentācijas un tās apstiprināšanas, kas var aizņemt gan daudz laika, gan resursu. Tomēr mūsdienās tam ir pavisam vienkāršs risinājums - elektroniskais paraksts jeb e-paraksts.

E-paraksta izmantošana nozīmē, ka iepirkumu nodaļas darbiniekiem vairs nebūs jātērē laiks, meklējot kolēģus, kuru paraksts nepieciešams uz dokumentiem. Turklāt, parakstot dokumentus elektroniski, tos iespējams nosūtīt, izsekot, saņemt un tiem piekļūt no jebkuras vietas pasaulē. Izmantojot elektronisko parakstīšanos, iepirkumus būs iespējams veikt daudz ātrāk.

Elektroniskās parakstīšanās izmantošana un dokumentu aprites ātrums nozīmē arī lielāku uzticību no kolēģiem, klientiem un partneriem. Parakstot dokumentus elektroniski, ir iespēja laicīgāk saņemt apstiprinājumus no iesaistītajām pusēm par veiktajiem pasūtījumiem. Tas ļaus atbilstoši veikt visu iepirkumu dokumentu apstiprināšanu, kā arī parakstu uzskaiti un glabāšanu.

E-parakstīšanās ir risinājums jebkuram iepirkumu veikšanas procesa posmam. E-parakstu, kā arī e-zīmogu iespējams izmantot, gan noformējot konfidencialitātes līgumus, gan iepirkumu līgumus, gan arī priekšlikumu pieprasījumus, pasūtījumus, to apstiprinājumus un citus dokumentus.

Izmantojot elektronisko parakstīšanos, uzņēmums ietaupa ne vien laiku, bet arī papīru. Tādējādi iepirkumu procesa digitalizēšana ļauj uzņēmumam ietaupīt, kā arī paaugstināt darba efektivitāti. Ietaupot laiku, kas iepriekš tika pavadīts, visām iesaistītajām pusēm dokumentus parakstot ar roku, darbinieki varēs atvēlēt citiem saviem pienākumiem.

Viena iespēja, kas jau uzlabojusi daudzu - gan lielu, gan mazāku - uzņēmumu darbu, ir portāls Dokobit. Lai to izmantotu, ir jāveic vien daži vienkārši soļi. Vispirms nepieciešams reģistrēties, augšupielādēt dokumentu, kuru nepieciešams parakstīt. Jāpievieno iesaistītās puses, kuru e-paraksts arī ir nepieciešams uz attiecīgā dokumenta – attiecīgās personas par to uzreiz tiks informētas. Turklāt ir iespējams uzstādīt termiņu, līdz kuram e-paraksts ir nepieciešams. Tam tuvojoties, Dokobit nosūtīs atgādinājumu par paraksta nepieciešamību.

Pēc tam, veicot vien dažas vienkāršas darbības, iespējams dokumentu apstiprināt vai parakstīt ar izvēlēto e-parakstu. Vēlāk varēsi izsekot dokumenta statusam, apskatot iesaistīto pušu veiktās darbības. Dokobit arī saglabās dokumentu, cik ilgi vien būs nepieciešams. Ērtības labad tos iespējams kārtot kategorijās.

Pārliecinies pats, cik e-parakstīšanās un šāda dokumentu vadība ir vienkārša. Izmēģini Dokobit!