11 nosacījumi, kas jāņem vērā, izvēloties piemērotāko e-parakstīšanās pakalpojumu sniedzēju

1. Juridiski saistoši e-paraksti

Saskaņā ar "eIDAS" regulu, kas nosaka elektronisko parakstu izmantošanu Eiropā, tikai kvalificēti e-paraksti ir līdzvērtīgi ar roku veiktiem parakstiem, un tikai tiem ir neapstrīdams juridiskais spēks. Pārliecinies, ka e-paraksta nodrošinātājs ļauj izveidot un validēt e-parakstus ar kvalificētiem sertifikātiem, kas atbilst "eIDAS" regulējumam, bez jebkādiem papildu nosacījumiem, piemēram, atsevišķiem maksājumu plāniem, kas paredzēti tikai šādiem parakstiem, ierobežotu programmatūras darbību, kas darbojas tikai uzņēmuma iekšējās sistēmās, ierobežotiem e-identifikācijas rīkiem un tamlīdzīgi. Šādi papildu nosacījumi parasti nozīmē, ka ne visi pakalpojumu sniedzēja piedāvātie pakalpojumi atbilst augsta līmeņa elektroniskajiem parakstiem. Pārliecinies, ka pakalpojumu sniedzējs tik tiešām ievēro visas "eIDAS" regulā noteiktās saistības.

2. Kvalificēti laika zīmogi

Lai pārliecinātos par to, ka dokumenti ir drošībā un nav viltošanas riska, apsver iespēju izmantot tikai tādu pakalpojumu sniedzēju, kas visu dokumentu parakstīšanas procesos izmanto kvalificētu laika zīmogu. Tas ļaus izvairīties no dokumentu viltošanas un apzīmēšanas ar atpakaļejošiem datumiem.

3. Paraksta ilgtermiņa derīgums

Elektroniskajiem parakstiem ir noteikts derīguma termiņš. Lai garantētu to uzticamību, pārbaudi, vai pakalpojumu sniedzējs piedāvā ilgtermiņa uzglabāšanas pakalpojumus. Tikai tā pēc vairākiem gadiem nebūs jāsatraucas par to, ka jāmeklē papildus pakalpojumu sniedzējs, kas to nodrošina, un ka parakstītie dokumenti joprojām ir derīgi.

4. Pakalpojumu pieejamības nodrošināšana ilgtermiņā

Pakalpojumu pieejamība un to sīks izklāsts var norādīt uz to, vai pakalpojumu sniedzējs ir apņēmības pilns nodrošināt pakalpojumu uzraudzību un pastāvīgu darbību. Tas ir svarīgi, lai garantētu klienta darbību nepārtrauktību. Jo augstāka būs nodrošināto pakalpojumu pieejamība un, īpaši, informācija par tiem, jo mazāk būs jāuztraucas, ka pakalpojumu izmantošanas laikā varētu rasties kādas neparedzētas problēmas.

5. Informācijas drošības pārvaldība

Tikai kvalitatīvi veikta informācijas drošības pārvaldība var nodrošināt datu pilnvērtīgu aizsardzību. Svarīgi ir izvēlēties elektroniskās parakstīšanās pakalpojumu sniedzēju, kas piedāvā individālu informācijas drošības pārvaldības sistēmu, ko pārbaudījuši un sertificējuši neatkarīgi akreditēti auditori. Dažreiz pakalpojumu sniedzēji izmanto datu centrus ar izveidotām uzticamības garantēšanas programmām, tomēr tās nekādā veidā nenosaka paša pakalpojumu sniedzēja informācijas drošības pārvaldības praksi.

6. Caurspīdīgums

Caurspīdīgums – tā ir uzticamība. Pārbaudi, kāda veida informācija par pakalpojumu sniedzēju ir pieejama publiski. Sevišķi uzmanību vajadzētu pievērst trešo pušu izsniegtajiem sertifikātiem, piemērotības sertifikātiem, audita ziņojumiem, datu apstrādes politikai un citiem juridiskajiem dokumentiem. Jo vairāk informācijas uzņēmums piedāvā publiskai apskatei, jo caurspīdīgāks tas ir. Tas palīdz pārliecināties par to, ka uzņēmumam nav nekā slēpjama, un atbildīgās personas nesniedz nepatiesu informāciju par savām darbībām.

7. Elektronisko parakstu validācijas rīki

Ja plāno izmantot elektronisko parakstu, nepieciešams jāpārliecināties par to, vai ir iespējams pārbaudīt to derīgumu. Tāpēc labāk izvēlēties risinājumu, kam ir iebūvēta elektronisko parakstu validācijas funkcija vai kurš var šim nolūkam piedāvāt papildus pakalpojumu. Ir svarīgi pārliecināties par to, vai izvēlētais pakalpojumu sniedzējs ir atbildīgs par paraksta validācijas procesu un tā rezultātiem – pārbaudi uzņēmuma parakstu apstiprināšanas politiku, pienākumus un noteiktās saistības. Tā kā elektronisko parakstu un zīmogu validācija tiek kontrolēta un regulēta, izvēlies kvalificētu un "eIDAS" sertificētu pakalpojumu sniedzēju. Regula nosaka, ka pilnvērtīgi uzticami ir tikai kvalificēti parakstu validācijas pakalpojumu sniedzēji.

8. Dokumentu formātu un e-identifikācijas rīku dažādība

Pirms izvēlēties elektroniskās parakstīšanās un parakstu uzglabāšanas pakalpojumu sniedzēju, pārbaudi, kāda formāta dokumentus konkrētais uzņēmums pieņem. Lai gan Eiropā dokumentiem ir starptautiski atzīts formāts, katrai valstij ir arī savs individuālais formāts. Ir svarīgi pārliecināties par to, ka pakalpojumu sniedzējs atbalsta dažādus e-identifikācijas rīku formātus – tas var noderēt situācijās, kad jāparaksta kāds starptautiska partnera iesniegts dokuments.

9. Pozitīva lietotāju pieredze

Ja esi gatavs pievērsties digitālajam parakstīšanās risinājumam, ir jāpārliecinās par to, vai izvēlētā pakalpojumu sniedzēja sistēma ir lietotājam draudzīga. Ne mazāk svarīgi ir - vai tā darbojas vairākās operētājsistēmās un ierīcēs. Tādējādi nebūs regulāri jāmeklē lietošanas rokasgrāmata un nepieciešamās darbības būs iespējams veikt operatīvi un bez aizķeršanās. Šis ir īpaši svarīgi, ja izvēlētajā platformā ir plānots ievākt arī klientu parakstus. Šādu funkciju noteikti vajag pieprasīt - tā palīdzēs nodrošināt veiksmīgāku klientu apkalpošanu.

10. Atbilstība uzņēmuma vajadzībām

Lai cik drošs un vispārpieņemtiem nosacījumiem atbilstošs būtu pakalpojumu sniedzēja piedāvātais risinājums, svarīgi ir pārliecināties par to, lai tas būtu piemērots individuālām uzņēmuma vēlmēm un nepieciešamībām. Tas var būt saistīts ar konkrēto sistēmas integrācijas risinājumu, lietotāju pieredzi, darbplūsmu, dokumentu veidlapām un citiem faktoriem.

11. Uzņēmuma reputācija

Viss iepriekšminētais ir pierādījums tam, ka esi atradis stabilu un piemērotu pakalpojumu sniedzēju, taču ne mazāk svarīgi ir pārliecināties par uzņēmuma reputāciju. Par to var liecināt uzņēmuma klientu saraksts un pieejamās atsauksmes.

Pirms sadarbības uzsākšanas vienmēr ir vērtīgi ne tikai apunāties ar pakalpojumu sniedzēju. Vēl noteikti ir vērts palūgt pierādījumus, kas pamato e-parakstīšanās pakalpojuma sniedzēja apgalvojumus. Jo vārdi un darbi mēdz atšķirties. Par "Dokobit" portāla atbilstību minētajām pasībām var pārliecināties "Dokobit" mājaslapā.

Izmēģini "Dokobit" portālu bez maksas un elektronisko parakstīšanos padari par savu un sava uzņēmuma ikdienu.