Lai sāktu izmantot elektronisko parakstu valsts nodrošinātajā sistēmā, bija jāgaida kurjers, jāsaņem kods. Bija grūti saprast, kā tas viss strādā. Turklāt man kā MacBook datora lietotājam nereti radās dažādas tehniskas problēmas, kaut kas nestrādāja... Taču biju apņēmības pilns situāciju atrisināt.
Īpaši ērti, ja jāparaksta daudz dokumentu
Lūzuma punkts bija pagājušā gada pavasaris, kad valsts saistībā ar Covid-19 pandēmiju medijiem izsludināja pieteikšanos atbalsta saņemšanai. Noteikts termiņš - diena, kad līdz pusnaktij jāparaksta aptuveni 15 dokumentu. Vakarā, kad grasos to darīt, saprotu – nekas nestrādā, es nevaru neko parakstīt! Zvanu kolēģiem, lūdzu palīdzību. Kāds ieteica "Dokobit" - risinājumu, ko izmantoju joprojām un tagad lieto gandrīz visi "Delfi" darbinieki.
Šis atgadījums man kārtējo reizi lika pārliecināties, ka valsts nespēj nodrošināt kvalitatīvu elektronisko pakalpojumu, kas veicinātu pozitīvu lietotāju pieredzi. "Dokobit" kā privātais bizness šīs problēmas ir novērsis, turklāt sistēma ir daudz stabilāka - šī perioda laikā, kamēr esam aktīvi lietotāji, ne reizi nav bijušas problēmas ar sistēmas darbību!
Portālā toreiz reģistrējos ar Smart-ID un dažās minūtēs parakstīju visu, kas bija nepieciešams. Visi dokumenti uzreiz tika arī saglabāti – sapratu, ka "Dokobit" portālā varēšu arī turpmāk tos viegli arhivēt, uzglabāt un atrast, veidojot savu elektroniski parakstīto dokumentu arhīvu. Jāpiebilst, ka "Dokobit" ļoti viegli var atrast vajadzīgo dokumentu no jebkuras ierīces, jo viss droši glabājas makonī.
Covid-19 pandēmija ietekmēja arī mediju biznesu. Mēs bijām spiesti darbiniekiem koriģēt atalgojumu. Gan man, gan kolēģiem bija jāparaksta ļoti daudz dažādu dokumentu. Sapratām, ka visērtāk to būs izdarīt, izmantojot elektronisko parakstu. Tad arī nolēmām, ka turpmāk visu dokumentu apriti nodrošināsim elektroniski. Tajā brīdī no 100 darbiniekiem tikai trijiem bija elektroniskais paraksts. Lai kaut ko mainītu, ir nepieciešama vēlēšanās un stingra nostāja, tāpēc es kolēģiem pateicu - ja vēlaties, lai kaut ko parakstu, darīšu to tikai elektroniski. Tā nu visiem bija jāizveido elektroniskais paraksts. Diviem darbiniekiem nācās pat nomainīt telefonus, lai varētu lejupielādēt Smart-ID lietotni - sākumā gan viņi iebilda, taču es uzstāju, ka tas ir nepieciešams. Pamatojums ir vienkāršs - tā ir nākotne. Šobrīd varu teikt, ka no 110 darbiniekiem 95% tiešām arī izmanto elektronisko parakstu.
Pieraduši pie jaunās kārtības
Arī "Delfi" sadarbības partneri ir atsaucīgi un saprotoši. Tieši sadarbībā ar viņiem par e-paraksta nodrošinātajām priekšrocībām esmu pārliecinājies vairākkārt. Agrāk tā bija nebeidzama rutīna – jāsagatavo dokumenti, nepārtraukti kaut kas jāapstiprina, jākomunicē ar otru pusi, lai uzzinātu, vai dokuments ir saņemts un kad to plānots parakstīt. Tas aizņēma nevajadzīgi daudz laika. Iepriekš mēdza rasties problēmas, piemēram, sūtot dokumentus parakstīšanai uz Igauniju. Abās valstīs ir atšķirīgi e-dokumentu formāti, tāpēc reizēm bija grūti saprast, vai otra puse vispār dokumentu ir parakstījusi. Tagad šādu problēmu vairs nav. Šķiet, ka pasaule un uzņēmumi jau ir pieraduši pie jaunās kārtības.
Es kā uzņēmuma vadītājs varu teikt, ka ieguvējs esmu ne tikai es, bet viss uzņēmums. Šādā veidā iespējams ietaupīt ļoti daudz resursu. Un, parakstoties elektroniski, ir iespēja ietaupīt pašu vērtīgāko resursu - laiku. Pat neskatoties uz to, ka ar noteiktām izmaksām ir jārēķinās, tās atmaksājas ietaupītā laika dēļ. Turklāt laikā, kad valdības noteiktie ierobežojumi mudina iespējami vairāk strādāt no mājām, šāds risinājums ir noteikti jāizmanto.
Seko "Delfi" arī Instagram vai YouTube profilā – pievienojies, lai uzzinātu svarīgāko un interesantāko pirmais!