Saskaņā ar "Thomson Reuters" datiem dokumentu pārvaldība (20%), līgumu termiņa pārvaldība (18%) un darbplūsmas automatizācija (15%) ir dažas no svarīgākajām jomām, kuras juridisko nodaļu darbinieki cenšas digitalizēt, ieviešot digitālos risinājumus. Elektroniskā parakstīšanās varētu palīdzēt ikvienā no augstāk minētajām jomām. Turklāt ir svarīgi atcerēties, ka elektroniski parakstītie dokumenti ir juridiski saistoši un tiek atzīti tiesā.
Zemāk minēti daži piemēri tam, kā elektroniskā parakstīšanās uzlabo juridiskās nodaļas darbu, kas pēc tam pozitīvi ietekmē arī visa uzņēmuma produktivitāti.
- Samazinātas izmaksas. Ieviešot juridisko procesu digitalizāciju, uzņēmums ietaupa naudu, kas iepriekš tika tērēta papīra iegādei, drukai, pasta pakalpojumu izmantošanai, kā arī transporta izdevumu segšanai. Elektroniski dokumentus parakstīt var daudz ātrāk, tāpēc palielināsies juridiskās nodaļas darba efektivitāte.
- Iespēja piekļūt dokumentiem jebkurā dienā un diennakts laikā. Gan uzņēmuma darbiniekiem, gan klientiem ir dažāds darba ritms, un mūsdienās tas lielākoties ir dinamisks. Ikdienā viņi saskaras ar dažādām situācijām. Līdz ar to ir labi, ja nepieciešamajiem dokumentiem var piekļūt 24 stundas diennaktī no jebkuras vietas pasaulē. Tas ir iespējams, izmantojot "Dokobit" portālu. Parakstot dokumentus elektroniski, digitāla piekļuve jebkuram šādam dokumentam visām iesaistītajām pusēm būs pieejama jebkurā laikā, neatkarīgi no atrašanās vietas.
- Atbilstība likumam. Arī digitālajā vidē juridiskās nodaļas var nodrošināt drošu auditācijas pierakstu uzturēšanu un dokumentu apriti. Turklāt kvalificētam elektroniskajam parakstam ir tieši tāds pats juridiskais spēks kā ar roku parakstītam dokumentam.
- Samazināti riski. Parakstot dokumentus fiziski un nosūtot tos iesaistītajām pusēm ar pasta vai kurjera starpniecību, ne vienmēr var garantēt simtprocentīgu kontroli pār dokumentu privātumu un drošību. Turklāt šādu procesu pārvaldība ne vienmēr ir kvalitatīva. No tā iespējams izvairīties, pārejot uz digitālo dokumentu aprites risinājumu, piemēram, "Dokobit" portālu.
- Uzticamību. Kvalificēts elektroniskais paraksts garantēs pilnvērtīgu informāciju par dokumentu izcelsmi. Šādi parakstīti dokumenti, ja tie satur laika zīmogu, ir pasargāti no viltošanas un parakstīšanas ar atpakaļejošu datumu.
Kādus dokumentus iespējams parakstīt elektroniski?
Juridisko nodaļu darbiniekiem nereti nākas strādāt arī ar slepeniem dokumentiem, kas jāparaksta aizņemtiem uzņēmumu vadītājiem un citām ieinteresētajām personām. Izmantojot kvalificētus elektroniskos parakstus, juridisko nodaļu darbinieki šo procesu pat tik svarīgiem dokumentiem var nodrošināt bez jebkādas dokumentu drukāšanas un nosūtīšanas. Tas pats attiecas uz tādiem dokumentiem kā pilnvaras, akcionāru un partneru līgumi, organizatoriskie dokumenti, darba līgumi, valdes piekrišanas, darba paziņojumi, konfidencialitātes nolīgumi, iepirkumu un piegādātāju līgumi un citi dokumenti.
"Dokobit" portālā dokumentu parakstīšana ir vienkārša. Nepieciešams veikt vien trīs darbības. Vispirms jāaugšupielādē dokuments, kas jāparaksta, un jāpievieno visas iesaistītās personas. Ziņojumu par dokumenta parakstīšanu visas norādītās personas saņems automātiski. Pēc tam dažu sekunžu laikā būs iespēja apstiprināt vai parakstīt dokumentu ar izvēlēto elektrniskās parakstīšanās veidu – "Smart-ID", "eParaksts mobile" vai "eID" kartē esošo kvalificēto elektronisko parakstu. Visbeidzot – ja nepieciešams, būs iespēja viegli pārbaudīt, kurš ir dokumentu parakstījis un kurš to vēl nav izdarījis.
Seko "Delfi" arī Instagram vai YouTube profilā – pievienojies, lai uzzinātu svarīgāko un interesantāko pirmais!
