Kā uzticēties elektroniskajai dokumentu apritei?

Pirms parakstīšanas pārlasi dokumentu

Šo der atcerēties, gan parakstot digitālus, gan fiziski drukātus dokumentus – pārlasi tos divreiz. To ieteicams darīt gan pirms pats paraksti kādu dokumentu, gan pirms dokumentu nodod parakstīt citām iesaistītajām personām. Pēc tam, kad elektroniskais paraksts būs uzlikts un elektroniskais dokuments noglabāts drošā vietā, piemēram, "Dokobit" portālā, neviena no iesaistītajām pusēm neko vairs nevarēs mainīt.

Uzticies elektroniskajam parakstam

Kvalificētam elektroniskajam parakstam ir tāds pats juridiskais spēks kā ar roku veiktam parakstam. Pārliecinies, ka elektroniskās parakstīšanās pakalpojuma sniedzējs ļauj izveidot un apstiprināt kvalificētus, sertificētus un "eIDAS" noteikumiem atbilstošus elektroniskos parakstus. Šādā gadījumā paraksti ir juridiski saistoši. Un uz šādā veidā parakstītiem dokumentiem var paļauties, tāpat kā uz jebkuru citu juridisku dokumentu.

Saglabā parakstītā dokumenta kopiju

Parakstot dokumentus elektroniski, nav nepieciešams tos izdrukāt un nosūtīt – vienīgā šo dokumentu versija var būt elektroniskā formātā. To ieteicams saglabāt, lai nepieciešamības gadījumā dokuments būtu atrodams un būtu iespēja uzzināt visu nepieciešamo informāciju. Atšķirībā no papīra formāta elektroniski parakstītajiem dokumentiem ir arī laika zīmogs, kas var apliecināt dokumenta juridisko spēku. Šo visu informāciju ir droši glabāt pie uzticama pakalpojuma sniedzēja, piemēram, "Dokobit" portālā.

Nosūti dokumentu droši

Drošākai elektroniskās parakstīšanās pieredzei izvēlies pakalpojumu, kura izmantošanai nepieciešama droša autentifikācija. Pārliecinies, ka uzaicinājumu parakstīt dokumentu esi nosūtījis pareizajām personām. Izvēlies arī drošu un uzticamu elektroniskās parakstīšanās platformu, piemēram, "Dokobit" portālu.

Izvēlies atbilstošu elektroniskās parakstīšanās risinājumu

Izvēloties elktroniskās parakstīšanās pakalpojuma sniedzēju, pārliecinies par to izmantoto dokumentu formātu (PDF, "Asic", "eDoc", "bDoc", "aDoc") un atbalstītajiem elektroniskajiem parakstiem ("Smart-ID", "eParaksts mobile", "eID"). Izlasi lietotāju atsauksmes un painteresējies par pakalpojuma sniedzēja nodrošinātajām funkcijām (piemēram, iespēju izmantot mobilās lietotnes, integrēt pakalpojumu uzņēmuma sistēmā u. tml).

Neveiciet pārsteidzīgas darbības laika taupīšanas nolūkā

Elektroniskā parakstīšanās, protams, ļauj darbības veikt ātri, ietaupot daudz laika un resursu. Tomēr, parakstot dokumentus, ir svarīgi veltīt uzmanību gan dokumenta saturam, gan iesaistītajām personām un citām detaļām, kas var būt izšķirošas dokumenta parakstīšanas procesā.

Pārliecinies, ka dokumentā iekļauta visa nepieciešamā informācija

Pirms paraksti vai nodod parakstīšanai citām personām kādu dokumentu, ir svarīgi to pārlasīt un pārliecināties, ka dokumentā ir iekļauta visa nepieciešamā informācija.

Vērsies pie pakalpojuma sniedzēja klientu atbalsta komandas

Ja elektroniskās parakstīšanās procesā rodas jautājumi par dokumentu aprites drošību, juridisko spēku, platformas izmantošanu vai ko citu, vērsies pie klientu atbalsta komandas. Tā spēs nodrošināt atbildes uz jautājumiem un palīdzēs atrisināt problēmas.

Nedrukā dokumentus

Kamēr visas iesaistītās personas dokumentu ir parakstījušas, visam ir jābūt kārtībā. Ja ir nepieciešams pierādījums un kopija, tad dokumentu ir iespējams lejupielādēt no elektroniskās parakstīšanās portāla.

Netērē laiku, sūtot atgādinājumus iesaistītajām personām

Elektroniskās parakstīšanās pakalpojuma sniedzējs automātiski izsūta paziņojumus visām iesaistītajām personām, kurām nepieciešams parakstīt dokumentu – tev vairs nebūs jātērē laiks un enerģija, nepārtraukti atgādinot citiem par nepieciešamību parakstīties.

Atbrīvojies no nevajadzīgām papīru kaudzēm un ietaupi savu laiku un resursus, izvēloties digitālo dokumentu aprites risinājumu! Par "Dokobit" priekšrocībām pārliecinies, reģistrējoties "Dokobit" portālā. Izmēģini elektronisko parakstīšanos piecas reizes mēnesī bez maksas!