Kāpēc uzņēmumi Baltijas valstīs strauji pāriet uz elektronisko parakstīšanos?

Digitālajiem rīkiem ir milzīga ietekme uz uzņēmuma nākotni. Pēdējo gadu laikā piedzīvojām un realizējām strauju digitālo transformāciju. Kombinējot dažādus digitālos rīkus, uzņēmumi savā rīcībā ieguva jaudīgus instrumentus, kas ļauj atteikties no dokumentu drukāšanas, skenēšanas un sūtīšanas pa pastu. Tādējādi arī klientiem uzņēmumi var nodrošinot augstākās klases pieredzi. Un tā ir tikai aisberga redzamā daļa, ja patiešām ir vēlme radīt nevainojamus elektroniskos procesus. Neatkarīgi no tā, vai uzņēmums strādā visās trijās Baltijas valstīs vai tikai vienā.

Daudzas aptaujas apliecina, ka dažādu administratīvu procedūru veikšana ļoti bieži darbiniekiem atņem laiku, ko citkārt varētu ieguldīt efektīvāk un tiešām savu darba pienākumu veikšanai. Nu jau ir pilnīgi skaidrs, ka rūpes par dokumentu apriti tādā pat veidā, kā tas notika pirms desmit gadiem, aizņem pārāk daudz laika. Piemērām, dokumentu drukāšana un parakstīšana ar roku, skenēšana un nosūtīšana pa pastu vai, izmantojot kurjera pakalpojumus, ir sarežģīta un lieka. Tomēr dažādu aptauju dati rāda, ka vairāk nekā 50% uzņēmumu joprojām izdrukā dokumentus tikai tāpēc, lai tos parakstītu.

Izmaiņas e-paraksta ekosistēmā

Ilgu laiku elektroniskais paraksts jeb e-paraksts nebija vienādi pieejams un attiecīgi arī izmantots visās Baltijas valstīs. Tāpēc arī dažādu uzņēmumu savstarpējos darījumos Baltijas valstu līmenī nebija viegli pāriet uz procesu organizēšanu elektroniski. Par laimi, situācija ir mainījusies. Vissvarīgākais pavērsiens bija Smart-ID lietotnes ieviešana un šī produkta nostiprināšanās tirgū. Tas ir elektroniskās identifikācijas un e-paraksta instruments, ko jau izmanto aptuveni 3 miljoni Baltijas valstu iedzīvotāju. To ir integrējušas bankas, telekomunikāciju uzņēmumi un citi e-pakalpojumu sniedzēji, lai nodrošinātu labāku klientu pieredzi. Izmantojot Smart-ID, Baltijas valstu uzņēmumiem ir jaunas iespējas savstarpējos darījumos nodrošināt vieglu, ērtu un 100% juridiski saistošu elektronisko dokumentu apriti.

Kāpēc e-paraksts ir svarīgs, un kā tas uzņēmumiem ļauj attīstīties?

Elektroniskā dokumentu parakstīšana ne tikai ietaupa laiku un padara efektīvāku dokumentu parakstīšanas procesu, bet arī ietaupa aptuveni septiņus eiro par katra dokumenta noformēšanu. E-parakstā balstītu risinājumu nodrošinātājs uzņēmums "Dokobit" ir aprēķinājis, ka šajā summā ietilpst darbaspēka izmaksas, kā arī drukas un sūtīšanas izmaksas.

Citi svarīgi kritēriji ir drošība un uzticamība, ko nodrošina kvalificētu e-parakstu izmantošana. Kvalificēts e-paraksts ir līdzvērtīgs ar roku rakstītam parakstam, un to nevar apšaubīt tiesā. Un tiesvedība jau nu noteikti ir tas, no kā uzņēmumi patiešām vēlas izvairīties.

Te gan jāpiebilst, ka mūsdienu plašajā iespēju laikā ir svarīgi neapmaldīties dažādo risinājumu piedāvājumā.

Kādu e-parakstīšanās rīku izvēlēties?

Neskatoties uz to, ka e-paraksta izmantošana kopumā ir laba ideja, šķiet, ka ir daudz neskaidrību par pareizā rīka izvēli. Interneta meklētājos un arī dažādās diskusijās jautājums par to, kuru rīku izvēlēties, tiek uzdots bieži. Daudzi Baltijas valstīs zināmi uzņēmumi, piemēram, "Luminor", "Telia", "SEB", "Circle K" un citi izvēlas "Dokobit". Mēģināsim noskaidrot, kā viņi pamato šo izvēli.

"Dokobit" ir lielākais publiskās atslēgas infrastruktūrā (PKI) balstītā risinājuma nodrošinātājs Baltijas valstīs. Tādējādi, izmantojot "Dokobit" pakalpojumu, gan juridiskām, gan fiziskām personām ir iespēja dokumentus parakstīt ar juridiski saistošu elektronisko parakstu visā Eiropas Savienībā (ES). Tāpat uzņēmumi un valsts iestādes var viegli nodrošināt savu e-pakalpojumu pieejamību starptautiski, garantējot nemainīgu augstas kvalitātes klientu pieredzi. "Dokobit" e-parakstīšanās risinājumus var izmantot, lai parakstītu jebkādus dokumentus - sākot ar deklarācijām un pieprasījumiem, un, beidzot ar dažādiem līgumiem vai rīkojumiem.

Šobrīd "Dokobit" sadarbojas ar visiem galvenajiem eID pakalpojumu sniedzējiem, kuru risinājumi tiek izmantoti gan Baltijas, gan Ziemeļvalstīs. Tādējādi "Dokobit" ir iespējams parakstīt dokumentus un autentificēt lietotājus ar dažādiem lietotāju izmantotiem rīkiem: nacionālajām eID kartēm, USB marķierierīcēm, Mobile ID risinājumiem, mobilajām lietotnēm, piemēram, Smart-ID un eParaksts mobile, kā arī ar Igaunijas e-uzturēšanās apliecinājumu. Šie rīki ļauj parakstīt dokumentus starptautiskā līmenī, un tie būs derīgi visā ES.

Tiem uzņēmumiem, kas darbojas starptautiskā mērogā, tieši ir svarīgi, ka ar "Dokobit" parakstītie dokumenti ir derīgi visā ES. Tas ir iespējams, jo "Dokobit" pieļauj tikai uzlabotu un kvalificētu e-parakstu izmantošanu saskaņā ar eIDAS regulu. Tāpat var izmantot jebkuru starptautiski atzītu dokumentu formātu. Turklāt katram dokumentam tiek pievienots laika zīmogs, kas pasargā dokumentu no viltošanas un izslēdz iespēju izmantot atpakaļejošu datumu. Daudzi uzņēmumi par priekšrocību uzskata ērto dokumentu pārvaldīšanas iespēju. Piemēram, "Dokobit" portālā dokumentus var sakārtot kategorijās. Vairākus dokumentus var parakstīt, dzēst vai lejupielādēt tikai ar vienu darbību. Lai ērti un ātri koplietotu dokumentus, ir iespējams izveidot adresātu sarakstu un pievienot komentārus, kas būtu jāņem vērā citiem dokumenta parakstītājiem. Ir iespējams iestatīt arī parakstīšanas termiņus un nosūtīt atgādinājumus. Tāpat "Dokobit" iespējams apskatīt, kad dokuments izveidots, apskatīts, parakstīts un kad ar to notikušas jebkādas citas darbības.

Turklāt ir svarīgi piebilst, ka "Dokobit" pakalpojumi pastāvīgi tiek uzlaboti, un šobrīd uzņēmums paplašina savu darbību Eiropas Ekonomikas zonas valstīs. Portāls un jaunu funkciju ieviešana ļauj lietotājiem strādāt vēl produktīvāk. Uzņēmumi var nodrošināt e-pakalpojumus vieglāk un ātrāk nekā jebkad agrāk.