Cik daudz naudas iespējams ietaupīt, izvēloties dokumentus parakstīt elektroniski?

Lai labāk saprastu atšķirību starp fizisku un elektronisku parakstīšanos, pirmkārt, izvērtēsim fiziskā parakstīšanās procesa izmaksas. Vai tas tiešām ir bez maksas? Ilmārs Arsenovičs, "Dokobit" vadītājs Latvijā norāda, ka fiziskas dokumentu parakstīšanas procesā ir jāņem vērā izmaksas par papīru, drukāšanu, sūtīšanu un, kas vēl svarīgāk, – par darbaspēku, kas ir dārgākais no visiem resursiem. Taču tieši par darbaspēka izmaksām cilvēki bieži mēdz aizmirst.

Piemēram, uzņēmums mēnesī paraksta 50 dokumentu. Katrs ir drukāts uz divām lapām divos eksemplāros. Tās ir 200 papīra lapas. Šīm izmaksām jāpieskaita vēl arī izmaksas par drukāšanu. Katra lapa un tās drukāšana izmaksā 1 eirocentu. Tātad tikai papīram un drukai uzņēmums iztērē 2 eiro mēnesī. Tā ir mazākā izmaksu pozīcija. Pieņemsim, ka pusi šo dokumentu jeb 25 dokumentus nepieciešams nosūtīt klientam, partnerim vai jebkurai citai iesaistītajai pusei, izmantojot kurjera pakalpojumus. Pat, ja sūtīšanas izmaksas ir tikai 1-2 eiro, mēnesī uzņēmums tāpat tam iztērē vismaz 25 eiro.

Patiesās fiziskā dokumenta apstrādes izmaksas ir atkarīgas no tā, cik daudz darbību ir nepieciešams veikt. Viena dokumenta sagatavošana nozīmē tā izdrukāšanu, iesiešanu, parakstu vākšanu no konkrētiem cilvēkiem, dokumenta reģistrēšanu un arhivēšanu, kā arī dokumenta sagatavošanu sūtīšanai pa pastu vai ar kurjeru, ja tas ir nepieciešams. Šis laiks var būt no dažām minūtēm līdz pat dažām stundām, kas parasti ir atkarīgs no iekšējiem procesiem uzņēmumā. Pat pieņemot, ka visi procesi ir sakārtoti, un paraksttiesīgās personas vienmēr ir pieejamas, viena dokumenta apstrādei tāpat ir nepieciešamas aptuveni 10 minūtes. Ja darbaspēka vidējās stundas izmaksas ir 9 eiro, tad 10 minūtes izmaksā 1,5 eiro. Tas nozīmē, ka visu 50 dokumentu apstrāde izmaksās 75 eiro.

Apkopojot visu augstāk minēto, kopumā mēnesī fiziska dokumentu parakstīšana uzņēmumam izmaksā aptuveni 100 eiro. Turklāt šajā cenā nav iekļautas visas iespējamās kļūdas, piemēram, nepieciešamība izdrukāt atkārtoti un atkārtota sūtīšana, kas nozīmē arī lielākas darbaspēka izmaksas.

Kad uzņēmums pāriet uz elektronisku parakstīšanos, process pilnībā mainās. Elektronisko dokumentu vadība nozīmē, ka vairs nav nepieciešams ne dokumentus drukāt, ne plānot to fizisku sūtīšanu. Un arī darbaspēka iesaistīšanās vairs nav nepieciešama iepriekš aprakstītajā apjomā. Bet cik tad patiesībā ir iespējams ietaupīt?

Kā jau minēts, vairs nav nepieciešams dokumentus ne drukāt, ne nosūtīt. Tātad ietaupījums uzreiz jau ir 30 eiro mēnesī. Skatoties uz darbaspēka izmaksām, ietaupījums var būt dažāds, taču skaidrs ir viens – dokumentu vadībai tiešsaistē ir jāpatērē vismaz uz pusi mazāk laika, kā tas būtu, dokumentus apstrādājot fiziski. Tātad tās izmaksas, kas saglabājas, ir 37,5 eiro, taču darbinieka ieguldītais laiks ir vien dažas minūtes. Kāpēc tā? Ja iepriekš mēs runājām, ka dokumenta apstrādāšana nozīmē tā drukāšanu, iesiešanu, parakstu vākšanu no konkrētiem cilvēkiem, reģistrēšanu un arhivēšanu, kā arī dokumenta sagatavošanu sūtīšanai pa pastu vai ar kurjeru, ja tas ir nepieciešams, tad digitālai dokumenta parakstīšanai ir nepieciešams viens dators un pieeja sistēmai. Augšupielādē dokumentu un nosūti uzaicinājumu parakstīties visiem, kam konkrētais dokuments ir jāparaksta. Tās tiešām ir tikai dažas minūtes!

Protams, tas nenozīmē, ka digitālā parakstīšanās ir pilnībā bez maksas. Ilmārs Arsenovičs, "Dokobit" vadītājs Latvijā stāsta, ka izmaksas ir atkarīgas no izvēlētā parakstīšanās rīka. Piemēram, ar "eParaksts" risinājumiem vai "Smart-ID" to var izdarīt bez maksas. Tas pats attiecas uz sistēmu, ko uzņēmums izmanto dokumentu vadībai. Ir pieejami bezmaksas risinājumi, taču maksas risinājumi nodrošina lietotājiem draudzīgu un saprotamu saskarni, papildus funkcijas elektronisko dokumentu aprites procesiem, kā arī rūpes par dokumentu drošību. Piemēram, lai elektroniski parakstītu dokumentus un savāktu parakstus no visām iesaistītajām pusēm "Dokobit" portālā saskaņā ar iepriekš aprakstīto scenāriju – tas uzņēmumam izmaksās aptuveni 38 eiro mēnesī. Iekļaujot pilnīgi visas izmaksas, uzņēmumam mēnesī elektroniska dokumentu parakstīšana izmaksās aptuveni 40 eiro. Tas ir par 60 eiro jeb uz pusi mazāk kā tad, ja uzņēmums turpina dokumentus parakstīt fiziski.

Ir svarīgi piebilst, ka digitālo procesu papildus priekšrocība ir ērta un vienkārša dokumentu vadība – tie ir vienuviet, ir viegli atrodami elektroniskajā meklētājā un saskaņā ar uzņēmuma paša definētajām kategorijām. Tādējādi nav iespējams pazaudēt nevienu dokumentu.

Secinājumi

Parakstu vākšana no partneriem vai klientiem aizņem daudz gan tava, gan visu citu iesaistīto pušu laika. Un tās ir vēl papildus izmaksas, kas iepriekš minētajos skaitļos nav ierēķinātas. Turklāt jau gatavu sistēmu izmantošana nozīmē arī uzlabotu lietošanas pieredzi gan uzņēmuma darbiniekiem, gan klientiem un arī partneriem. Pats galvenais - uzņēmums, kas spēj adaptēties un pāriet uz modernu digitālo rīku izmantošanu, acīmredzami pierāda, ka ir spējīgs pielāgoties jebkādām izmaiņām.