Kā uzlabot dokumentu parakstīšanas procesu klientiem?
Elektroniska dokumentu parakstīšana ir ērta ne vien pašam uzņēmumam, bet arī tā klientiem. Saskaņā ar "Dokobit" vadītāja Latvijā Ilmāra Arsenoviča teikto – mūsdienās klientu pieredze ir viena no galvenajām konkurētspējas priekšrocībām. Attiecīgi tā ir vai nu priekšrocība, vai arī trūkums, ja uzņēmums elektronisko parakstīšanos nenodrošina.
Iedomājies, cik ērti ir dokumentus parakstīt attālināti! Vairs nav nepieciešams nekur braukt tikai tāpēc vien, lai parakstītu dokumentu. Un neatkarīgi no nozares, kādā uzņēmums strādā – darbā ar klientiem un tad, ja ir nepieciešami viņu paraksti uz dokumentiem, iespēja izmantot digitālos risinājumus tikai uzlabos procesus un sadarbību.
Te būs daži piemēri situācijām, kad klientu parakstus iespējams vākt elektroniski:
- Jebkurā nozarē, slēdzot jebkādus līgumus digitālā formātā, tos var parakstīt ar elektroniskajiem parakstiem. Ja klienti vēlas pabeigt pirkumus, produktu vai pakalpojumu abonēšanu attālināti no mājām, veikalā vai tiešsaistē, uzņēmums pat var pārsteigt klientu, servisa līgumus, noteikumus un nosacījumus, līzinga vienošanos un citus sadarbības uzsākšanai nepieciešamos dokumentus sagatavojot ātri, elektroniski un neatkarīgi no atrašanās vietas.
- Ja uzņēmums strādā finanšu nozarē, aizdevumu un līzingu darījumu kārtošana ir svarīga gan pakalpojuma nodrošinātājam, gan klientam. Aizdevuma līgumu aizpildīšana attālināti - sākot no aizdevumiem nekustamo īpašumu iegādei līdz aizdevumiem studentiem - dod iespēju finanšu uzņēmumam ātri reaģēt uz klienta pieprasījumu un uzlabot viņa pieredzi. Tas pats attiecas uz iespēju attālināti parakstīt dokumentus par automašīnu, smagās vai lauksaimniecības tehnikas iegādi. Tā ir svarīga priekšrocība tiem, kuriem nav laika fiziski doties uz uzņēmuma filiāli. Un īpaši ērti tas ir tad, ja līgums ir jāparaksta trim pusēm - nevienam nebūs vajadzības pielāgoties tikšanās laikam, par kuru tāpat parasti ir grūti vienoties.
- Apdrošināšanas nozarē apdrošināšanas politikas izmaiņu un apdrošināšanas gadījumu pieteikšanas dokumentus ir iespējams kārtot attālināti. Nodrošinot iespēju klientiem parakstīt atjauninātu apdrošināšanas politiku un citus saistītos dokumentus attālināti jebkurā laikā un no jebkuras vietas, kā arī iesniegt apdrošināšanas gadījumu pieteikumus un citus dokumentus tiešsaistē - tas ne tikai vienkāršo procesu, bet arī garantē dokumentu drošību. Tas tāpēc, ka šie dokumenti tiek parakstīti ar juridiski saistošu elektronisko parakstu, apliecinot to izcelsmi un derīgumu.
Ar piegādi saistītu dokumentu elektroniska parakstīšana – vai tas ir iespējams?
Jā, tas ir iespējams, pat neskatoties uz to, ka dokumentu parakstīšana ar piegādātājiem vai partneriem atkarībā no atrašanās vietas var būt izaicinājums. Taču vairākos gadījumos tādējādi būs iespējams ietaupīt daudz laika:
- reizēm tas var izrādīties izšķiroši, ka organizācija neparaksta līgumus vai nesavāc parakstus no visām iesaistītajām pusēm norādītajā termiņā. Tā rezultāts var būt svarīgu resursu, iespējams, pat partneriem izšķirošu piegāžu kavēšanās. Tā dēļ pat var zaudēt darījumus. Dokumentu elektroniska parakstīšana ļauj paātrināt procesus un izvairīties no šādiem izaicinājumiem;
- dokumenti papīra formātā bieži pazūd. Īpaši tad, ja paralēli parakstu vākšanai ir jāveic citi darba pienākumi, piemēram, jāpiegādā preces. Dažkārt līgumi vai pasūtījuma apstiprinājum tiek parakstīti, bet kas ar tiem notiek pēc tam? Ja dokumenti nav pienācīgi noglabāti, tie mēdz pazust. Līdz ar to nav rakstiska pierādījuma paraksta esamībai uz attiecīgā dokumenta. Savukārt, kad dokumenti tiek parakstīti elektroniski, tie visi automātiski tiek saglabāti sistēmā un var tikt atrasti, kad vien tas ir nepieciešams;
- elektroniska dokumentu parakstīšana ir daudz ērtāka arī tad, ja ir nepieciešams parakstīties atkārtoti. Ja ir jāvāc paraksti vai partnerim ir jāparaksta dokumenti atkal un atkal, tas var kļūt nogurdinoši. Elektroniska parakstīšanās atvieglo procesu, jo vairs nav piesaistes fiziskam laikam un vietai.
Kad uzņēmums sāk apsvērt pāreju uz elektronisko parakstīšanos, Arsenovičs iesaka izpētīt šāda pakalpojuma sniedzēju piedāvājumu: "Apsver atbildes uz tādiem jautājumiem kā: vai tiek nodrošināta nepārtraukta piekļuve pakalpojumam? Vai ir iespējams veidot un validēt kvalificētus elektroniskos parakstus, kas atbilst eIDAS regulas prasībām? (eIDAS regula nosaka e-parakstīšanās procesus Eiropā) Vai pakalpojuma sniedzēja iekšējās sistēmas un biznesa procesi ir ieviesti saskaņā ar starptautiski atzītiem standartiem un vadošajām informācijas drošības vadības praksēm? Vai pakalpojums atbalsta dažādus formātus un dokumentu lielumus? Vai ir pieejami dažādi parakstīšanās rīki, kvalificēti laika zīmogi uz dokumentiem un papildus instrumenti dokumentu procesa vadībai? Ja atbilde uz visiem šiem jautājumiem ir apstiprinoša, tad ir liela iespējamība, ka esi atradis sev piemērotu e-pakalpojumu sniedzēju."
Dokumentu fiziskai parakstīšanai ar partneriem ārpus organizācijas var būt vajadzīgas pat četras dienas. Viss process ietver parakstīšanos, dokumentu drukāšanu, skenēšanu, sūtīšanu un citas laiku patērējošas aktivitātes. Arī tādēļ, ka nepieciešams veikt dažādus administratīvos procesus un pārvaldīt parakstītos dokumentus, arvien vairāk organizāciju izvēlas elektroniskos parakstus. Gan klientu sadarbības dokumentu, gan dokumentu parakstīšana ar piegādātājiem – viss var notikt attālināti. Lai fizisku dokumentu parakstīšanas vietā izvēlētos elektronisku dokumentu parakstīšanu, parasti nav nepieciešama kāda īpaša programmatūra vai cilvēkresursu pārdalīšana. Taču tajā pat laikā elektroniskā parakstīšanās organizācijai ietaupa ļoti daudz laika un naudas.
Seko "Delfi" arī Instagram vai YouTube profilā – pievienojies, lai uzzinātu svarīgāko un interesantāko pirmais!
