Kā uzņēmumi elektroniski paraksta dokumentus organizācijas iekšienē?

Apsverot pāriešanu no fiziskas dokumentu parakstīšanas uz digitālu dokumentu parakstīšanu, organizācijas dažkārt jautā, kādus dokumentus tās varētu parakstīt elektroniski. Te būs atbilde uz jautājumu, kā elektronisko parakstīšanos izmantot, lai izveidotu iekšējos procesus organizācijā. Elektronisko parakstīšanos var izmantot iepirkumu, pārdošanas un juridiskajos procesos, kā arī personāla, klientu apkalpošanas vai jebkurā citā nodaļā, kas ir saistīta ar dokumentu apriti.

Pārdošanas nodaļa noslēdz darījumus ātrāk

Saskaņā ar aptaujām 27% pārdevēju vairāk kā vienu stundu dienā sava laika velta administratīvajiem procesiem un informācijas ievadīšanai dažādās sistēmās, nevis saviem tiešajiem darba pienākumiem – pārdošanai. Tāpēc fiziska dokumentu aprite ir tikpat neefektīva, kā laika joslas pētīšana savā sociālo tīklu profilā. Daudzi pārdevēji tā arī paliek pie uzdevumiem, kas saistīti ar administratīvajiem procesiem, dažas dienas vispār neveltot laiku pārdošanai. Izmaiņas nešaubīgi ir vajadzīgas.

"Fizisku dokumentu aprite traucē pārdevējus ātrāk noslēgt darījumus, tā samazinot produktivitāti un ienākumus. Pārstājot investēt laiku, dzenoties pēc fiziskiem parakstiem, organizācijai ir iespēja uzbūvēt produktīvu pārdošanas mehānismu, atsakoties no visa tā, kas kavē darījumu slēgšanu un fokusēšanos uz rezultātu. Vēl vairāk – pārdošanas nodaļas ietvaros elektroniski ir iespējams parakstīt tādus dokumentus kā piedāvājumus un pieteikumus, klientu līgumus, piegādes pasūtījumus, darījumu apliecinošus dokumentus un rēķinus. Visus dokumentus, kas ir nepieciešami efektīva pārdošanas procesa nodrošināšanai," uzsver Ilmārs Arsenovičs, "Dokobit" vadītājs Latvijā.

Iepircēji beidzot parakstīs dokumentus laikā

Tikai iepirkuma nodaļas darbinieki saprot un ir piedzīvojuši, cik nopietnas var būt sekas, ja līgumi netiek parakstīti noteiktā laikā. Tāpat viņi bieži saskaras ar izaicinājumiem attiecībā uz iepirkumu apstiprinājumu izsekošanu un reģistrēšanu. Tas var būt par iemeslu būtiskām nobīdēm piegāžu laikā. Nopietnākos gadījumos – iemesls tiesas procesu uzsākšanai. Šādas situācijas rada milzīgu stresu.

Izmantojot elektronisko parakstīšanos, ir iespējams saīsināt iepirkšanas ciklu un laika nobīdes, kas rodas sakarā ar grūtībām sagādāt visus nepieciešamos parakstus uz dokumenta. Elektroniska dokumentu parakstīšana nozīmē ātrākus un krietni mazāk apgrūtinošus procesus.

Iepirkumu nodaļā elektroniski ir iespējams parakstīt vienošanos gan ar darbiniekiem, gan piegādātājiem par informācijas neizpaušanu, kā arī iekšējos apstiprinājumus un vienošanās ar citām nodaļām, piegādātājiem, trešajām pusēm. Tāpat iespējams elektroniski parakstīt piedāvājumu pieprasījumus, cenas piedāvājumus, iepirkuma vienošanos, pasūtījumus, pasūtījumu apstiprinājumus un citus dokumentus. Arsenovičs uzsver, ka "Dokobit" ir iespējams izmantot arī tad, ja organizācija jau lieto iepirkumu vai dokumentu vadības sistēmu. Ir iespējama integrācija vai arī "Dokobit" infrastruktūras izmantošana, ko var veikt dažu sekunžu laikā. Turklāt darbinieki varēs nosūtīt un parakstīt dokumentus no jebkuras ģeogrāfiskās atrašanās vietas un ierīces.

Personāldaļā vairs nekādu papīru

Papīru kārtošana aizņem lielu daļu personālvadības speciālistu laika, jo darbā pieņemšana ir ilga un ietver dažādus administratīvus procesus. Paātrinot gan darbā pieņemšanas, gan darbā ievadīšanas procesus un padarot tos attālinātus, tiek ietaupīts laiks, kas vairs nav jāizmanto, lai tiktos ar mērķi tikai parakstīt dokumentus. Tas nozīmē vairāk laika, ko būs iespējams veltīt citiem personālvadības uzdevumiem – jaunu talantu piesaistei, rūpēm par darbinieku motivāciju, komandas saliedēšanas pasākumu organizēšanai un citiem svarīgiem uzdevumiem.

Iekšēji personāldaļā ir iespējams parakstīt darbā pieņemšanas procesa dokumentus – piedāvājumu vēstules, darbā pieņemšanas formas, vienošanās par informācijas neizpaušanu utt. Tāpat elektroniski var parakstīt dažādus ar uzņēmuma kultūru saistītus dokumentus, piemēram, iekšējos kārtības noteikumus, ētikas kodu u.tml., kā arī ar nodarbinātību saistītos dokumentus – atlūgumus, laika tabeles, sūdzības, rekomendācijas vēstules u.tml.

Juridiskā nodaļa strādās ātrāk ar mazākiem ieguldījumiem

Aizvien lielāks slogs gulstas uz juridiskās nodaļas pleciem visu izdarīt ātrāk, ieguldot mazāk laika un iztērējot mazāk naudas. Atsakoties no dokumentiem papīru formā un digitalizējot juridiskos procesus, ir iespējams ietaupīt izdevumus par papīru, drukāšanu un sūtīšanu, kā arī uzlabot efektivitāti – sarūk dokumentu parakstīšanas cikls.

Juridiskās nodaļas iekšienā ir iespējams elektroniski parakstīt visus standarta juridiskos dokumentus – vienošanos par informācijas neizpaušanu, sadarbības un pakalpojumu līgumus, iepirkumu līgumus, vienošanos ar piegādātājiem, kā arī līgumus par kādu konkrētu darbu veikšanu. Arī dokumentus, kas ir saistīti ar iekšēju procesu nodrošināšanu – darba līgumus, valdes vienošanās, sapulču atskaites utt.

Vairs nekādu kavējumu klientu apkalpošanas nodaļās

Klientiem nepatīk gaidīt. Spraigas konkurences apstākļos biznesā ir nepieciešams rīkoties ātri. Ar elektronisko parakstīšanos ir iespējams garantēt, ka dokumentu aprite nekavē citus procesus un būs iespējams klientus pasargāt no gara līgumu parakstīšanas cikla. Tas klientam nozīmē gan ērtību, gan arī iespējami ātri saņemtu pakalpojumu. Līdz ar to uzlabosies klienta pieredze un kopējais priekšstats par uzņēmumu.

Klientu apkalpošanas nodaļā elektroniski ir iespējams parakstīt klientu līgumus, noteikumus, rēķinus, kā arī sakārtot preces atgriešanas jautājumus.

Organizēta dokumentu aprite dažādās nodaļās

Dažiem dokumentiem ir jānokļūst vairākās uzņēmuma nodaļās. Piemēram, lai pārskatītu līgumu ar klientu, ir jāiesaista gan pārdošanas, gan juridiskā nodaļa. "Dokobit" vadītājs Latvijā Ilmārs Arsenovičs uzsver, ka digitālajiem procesiem ir jāpdara dzīve vienkāršāka. Izvēloties digitālus risinājumus, nepieciešamie apstiprinājumi un paraksti uz dokumentiem no dažādiem darbiniekiem dažādās nodaļās tiek iegūti daudz labāk organizētā procesā.

To organizāciju skaits, kas izmanto digitālos nevis papīra dokumentu, lai vadītu ikdienas procesus, aizvien ievērojami aug. Samazinot atkarību no papīra, mēs kopīgi darām labu darbu ne tikai sev. Vienmēr jāatceras, ka mēs tādējādi arī kopīgi pasargājam vidi un taupām mūsu planētas resursus.