Kādas izmaiņas 2021. gads ir ienesis pakalpojumu digitalizācijā?

Elektroniski parakstīto dokumentu skaits pieaudzis par 160 procentiem

Digitalizācijai uzmanība ir jāpievērš pastāvīgi. Lai tai būtu ilgtermiņa efekts, procesi ir visu laiku jāuzlabo. Digitalizācijas procesu plānošanā un ieviešanā ir jābūt iesaistītiem gan uzņēmumu darbiniekiem, gan piegādātājiem, klientiem un biznesa partneriem.

"Mūsu rīcībā esošie dati liecina, ka šī gada 11 mēnešos Baltijas valstīs dokumenti elektroniski parakstīti pusotru reizi biežāk nekā pērn šajā pašā laika periodā. Tas nozīmē, ka ir ietaupīta 9 684 221 papīra loksne, kuru ražošanai izmanto aptuveni 152 tūkstošus kilogramus koksnes. Tie ir aptuveni 1200 koku! Un tas viss tikai pateicoties tam, ka aizvien biežāk izvēlamies dokumentus parakstīt elektroniski," saka Ilmārs Arsenovičs, "Dokobit" vadītājs Latvijā. Viņš arī atzīmē, ka pieprasījuma pieaugums saistīts ar tiem uzņēmējiem, kas tieši pandēmijas laikā atklāja un sāka izmantot attālinātās parakstīšanās rīkus. Savukārt tajos uzņēmumos, kur elektroniska parakstīšanās nebija jaunums, attālinātā dokumentu apritē tika iesaistītas aizvien vairāk puses. Iepriekš šī pieeja lielākoties tika izmantota tikai darījumos ar klientiem, lai nodrošinātu viņiem labāku sadarbības pieredzi. Tagad šajā ķēdē ir iesaistīti gan klienti, gan dažāda līmeņa uzņēmuma darbinieki un arī, piemēram, piegādātāji.

Elektroniskās parakstīšanās un attālinātas dokumentu aprites popularitātē savu pienesumu ir nodrošinājuši arī tie pakalpojumu sniedzēji, kas iepriekš pieprasīja darījumus veikt klātienē. Pandēmija liedza klātienes tikšanos un bija nepieciešams rast alternatīvus risinājumus. Un te ir rezultāts - 2021. gada 11 mēnešos, salīdzinot ar 2020. gada šo pašu periodu, no jauna pieteikto elektronisko parakstu skaits palielinājies gandrīz divas reizes.

Elektroniskais paraksts dokumentu parakstīšanai attālināti ir pieejams ikvienam

Jau kādu laiku ir grūti vai brīžiem pat neiespējami nodrošināt dažādus procesus klātienē. Tieši tāpēc digitālo rīku izmantošana ir kļuvusi tik populāra. Un, jo ilgāk būs ierobežotas fiziskās tikšanās klātienē, jo vairāk ieviesīsim dažādus digitālos procesus.

E-paraksta nodrošinātāji arī strādā, lai padarītu rīka saņemšanu iespējami vienkāršu un tādu, kas nebūtu atkarīga no fiziskās atrašanās vietas. Šeit kā piemēru var minēt Smart-ID, kas elektroniskā paraksta iegūšanai lietotnē piedāvā identificēties ar biometriskajiem datiem.

Smart-ID rīka popularitāte turpina pieaugt, un tas ir kļuvis par vienu no galvenajiem parakstīšanās rīkiem Baltijas valstīs. Salīdzinot datus par 2020. un 2021. gadu, trīs reizes biežāk dokumenti ir parakstīti tieši, izmantojot Smart-ID. Nākamais populārākais ir lietotne eParaksts mobile, kas 2021. gadā elektroniskajiem parakstiem izmantota gandrīz 20 reizes biežāk kā 2020. gadā.

Kā izvēlēties elektroniskās parakstīšanās sistēmas nodrošinātāju?

Procesu digitalizācija uzņēmumiem dažkārt var sagādāt galvassāpes. Lai no tām izvairītos, būtu nepieciešams izvēlēties uzticamu parakstīšanās sistēmas nodrošinātāju. Izvēloties uzmanība jāpievērš tādiem būtiskiem pakalpojumu aspektiem kā drošībai, ilgtspējībai un vienkāršai lietošanai.

I. Arsenovičs uzsver, ka izvēli vieglāku padara daži jautājumi, uz kuriem ir vērts atbildēt pirms lēmuma pieņemšanas. Pirmkārt, Ir jāpārliecinās, vai pakalpojumu sniedzējs nodrošina nepārtrauktu pakalpojuma pieejamību. Otrkārt - vai tas ļauj izveidot un apstiprināt kvalificētus e-parakstus: tādus, kas atbilst eIDAS regulas prasībām par elektroniskā paraksta izmantošanu Eiropā? Trešais jautājums - vai pakalpojuma sniedzēja iekšējās sistēmas un biznesa procesi atbilst starptautiski atzītiem informācijas drošības pārvaldības standartiem? Tad vēl - vai tiek atbalstīti dažādi parakstāmo dokumentu formāti un izmēri? Vai ir integrēti pietiekami daudz dažādu parakstīšanās un dokumentu pārvaldības rīku? Vai parakstīšanas brīdī tiek izveidots kvalificēts laika zīmogs? Ja uz šiem jautājumiem atbildat apstiprinoši, tad esat atraduši uzticamu elektroniskās parakstīšanās sistēmas pakalpojuma sniedzēju.

Pēdējie pāris gadi uzņēmējiem ir bijuši īsti amerikāņu kalniņi. Daudziem nācies steigšus pārcelt savus pakalpojumus uz digitālo vidi. Citiem – vēl vairāk digitalizēt dažādus ikdienas procesu. Līdz ar šo aktivitāti procesu digitalizācija ir kļuvusi par jaunu normu.

Kā jebkuras fundamentālas izmaiņas uzņēmuma darbā, arī procesu digitalizācija ir jāveic stratēģiski. Tas nozīmē, ka ir jāprecizē savas vajadzības, jāizprot tirgus un jāatrod labākās pakalpojumu sniedzēju alternatīvas, kas nodrošinās lielāko pievienoto vērtību biznesa svarīgākajiem partneriem - klientiem. Digitālās tehnoloģijas var veicināt ilgtspējību un potenciāla izmantošanu daudzās un dažādās jomās. Digitālajai transformācijai ir liela pozitīva ietekme gan uz uzņēmējdarbības vidi, gan produktivitāti. Un tas kopā rada pievienoto vērtību pašiem pakalpojumiem.