Foto: Shutterstock
Šķiet, katra centīga un augoša darbinieka mērķis ir būt produktīvam un visu darbam veltīto laiku izmantot mērķtiecīgi. Taču ne vienmēr tas izdodas, un traucēkļi mēdz būt pat tik šķietami nenozīmīga lieta kā nekārtīga darba vieta, nemitīgi uznirstoši jauni e-pasti u.c. Iespējams, tu par to tā neesi domājusi, bet apgrūtināta produktivitāte ietekmē arī tavas iespējas augt karjerā. Labā ziņa – ir vairāki paņēmieni, kas palīdzēs kļūt produktīvākai un organizētākai.

Emocionālās inteliģences pētnieks Treviss Bredberijs uzsver, ka mēs produktivitāti bieži vien jaucam ar ātru uzdevumu izpildi, strādāšanu. Tādējādi šķiet, ka, veltot laiku, lai sagatavotos darba dienai vai sakārtotu darba vietu, mēs pazaudēsim laiku, kā arī kritīsies mūsu produktivitāte. Taču dažādi pētījumi rāda pretējo, piemēram, – viens darbinieks katru dienu pavada vidēji vienu stundu, meklējot sev nepieciešamo dokumentu, piezīmju lapiņu utt., ko nevajadzētu darīt, ja darbinieks iepriekš būtu sagatavojies.

Tāpat eksperti lēš, ka katra stunda, kas tiek pavadīta plānojot un kārtojot, ietaupa trīs līdz četras stundas. No tā izriet, ka neorganizētība maksā ne tikai laiku, bet arī naudu. Lasi tālāk un iepazīsties ar ieradumiem, kas raksturīgi produktīviem un organizētiem cilvēkiem un kurus piekopt vari arī tu.

Tehnoloģiju izmantošana savā labā

Arvien biežāk tiek dzirdēts, ka tehnoloģijas paņem ļoti daudz mūsu laika, kas tiek iztērēts nelietderīgi. Lai gan vairāk tiek akcentēta nelietderīga tehnoloģiju lietošana privātiem nolūkiem, tomēr arī šādi iespējams pagarināt vai apgrūtināt darba dienu. Produktīvs un organizēts cilvēks prot tehnoloģijas izmantot savā labā, piemēram, kaut veicot tik vienkāršu darbību, kā e-pasta filtru uzstādīšana, kas sakārtos elektroniskā pasta kastīti pēc nepieciešamajiem parametriem, vai elektronisko piezīmju lapiņu izmantošana, kas palīdz sekot līdzi dienas laikā paveicamajiem darbiem. Neskatoties, kādam mērķim tu izmanto tehnoloģijas, darba vietā ir svarīgi, lai tās tavu darbu atvieglo, nevis lieki sarežģītu.

Šeit lasi interviju ar 2019. gada labāko e-skolotāju Eiropā Daci Bergmani. Sarunas laikā viņa atklāj, kur ikdienā ikvienam no mums jāprot tehnoloģijas izmantot mūsu labā.

Sakārtota darba vieta, tūlītēja rīcība un ieplānots laiks e-pastiem


Foto: Shutterstock
Iespējams, tev šķiet, ka precīzi zini, kurā papīru kaudzē atrodas kāds svarīgs dokuments. Taču ja uzskati, ka tavs darbs nebūs produktīvāks, ja tava darba vieta būs sakārtota un organizēta, tu rūgti maldies. Un sakārtota darba vieta nozīmē arī sakārtotas domas. Par to liecina arī Prinstonas Universitātes veikts pētījums, kurā atklājās – nekārtīga un juceklīga darba vieta apgrūtina koncentrēšanās spējas. Būtiski uzsvērt, ka pētījuma rezultāti iegūti ne tikai novērojot darbinieku rīcību, bet arī sekojot līdzi viņu smadzeņu darbībai.

Tāpat produktīvi un organizēti cilvēki konkrētam uzdevumam nepieķersies divreiz, jo tā ir lieka laika tērēšana. Ja nepieciešams veikt telefona zvanu vai nosūtīt e-pastu, uzdevums netiek atlikts uz vēlāku laiku, bet gan nekavējoties seko rīcība. Taču tas nebūt nenozīmē, ka atskanot signālam, kas liecina – pienācis jauns e-pasts, tas uzreiz tiek atvērts un uz to atbildēts. Ja steigsi atbildēt katram pienākošajam elektroniskā pasta ziņojumam, tas kavēs citu uzdevumu izpildi.

Lai nenovērstu savu uzmanību no, ļoti iespējams, svarīgākiem uzdevumiem, produktīvi cilvēki ieplāno laiku, kad ar ziņojumiem iepazīties un tiem atbildēt. Tāpat šādi cilvēki savu e-pasta kastīti sakārto pēc nozīmīguma – svarīgāko klientu vai sadarbības partneru ziņojumi vienmēr atrodas pasta kastītes augšgalā. Ja zini, ka gaidi svarīgu e-pastu, vari iestatīt konkrētajam sūtītājam paziņojuma signālu vai uzlecošu lodziņu, kas nodrošinās – lai tu šo e-pastu nepalaistu garām. Nereti produktīvi cilvēki iestata arī automātiskās atbildes e-pastu, kas sūtītāju informē par laiku, kad varētu tikt saņemta atbilde.

Viens darāmo darbu saraksts un nemitīgs darbs ar sevi


Foto: Shutterstock
Katra no mums atminoties skolas gadus, atmiņā var atsaukt mācību gada sākumu, kad pirmajā mēnesī, katrai nedēļai vai dienai tika sagatavots darāmo darbu, uzdevumu saraksts. Bieži vien uzdevumus atkarībā no tā nozīmīguma vai tematikas arī iekrāsojām dažādās krāsās. Varbūt tagad šāda darbu plānošana šķiet muļķīga, bet nav šaubu, ka tas pavisam noteikti palīdzēja sekot līdzi progresam un neaizmirst visu, kas paveicams. Arī produktīvi cilvēki sev sastāda darāmo darbu sarakstu, taču visu paveicamo pievieno vienai listei. Tas atvieglo ikdienas darbu, un tu vienmēr zināsi, kur meklēt paveicamo, ja kaut kas būs piemirsies.

Viss līdz šim uzskaitītais palīdz atvieglot un sakārtot ikdienas darbu, taču nereti to kavējam mēs paši – mūsu īpašību un ieradumu dēļ. Lai tās nekavētu darba procesu, produktīvi un organizēti cilvēki nemitīgi strādā ar sevi pašu – viņi zina savas vājības un ar tām strādā. Piemēram, ja tev ir ieradumus darbinieku sapulču laikā aizrunāties, nākamajā reizē uzliec taimeri, kas vēstīs, kad sapulcei jābeidzas. Ja tu vienmēr sapulces laikā aizmirsti par kaut ko pastāstīt, nākamajā reizē sastādi sapulces darba kārtību, u.tml.

Krupja norīšana un laiks pusdienām


Foto: Shutterstock
Ikviens kaut reizi dzīvē ir sastapies ar teicienu – norīt krupi. Tas visbiežāk attiecināms uz situācijām, kas mums nav pieņemamas vai ir aizvainojušas, taču nav iespējama cita atbildes rīcība, kā vien ar to samierināties un aizmirst vai piedot – norīt rūgtumu. Produktīvu cilvēku norijamais krupis lielākoties ir visnepatīkamākais dienas laikā paveicamais uzdevums, ar kuru viņi tiek galā vispirms, atlikušajai darba dienai atstājot daudz patīkamākos uzdevumus.

Runājot par reālu maltīti, organizēti cilvēki vienmēr atradīs laiku pusdienām. Jā, katrai no mums vismaz reizi darba diena ir bijusi tik piepildīta, ka par pusdienām atceramies vien tad, kad pusdienlaiks jau sen aiz muguras un darba diena tuvojas tās izskaņai. Tajā brīdī izvēlamies aizskriet līdz tuvākajam veikaliņam vai kioskam, lai nopirktu kādu sviestmaizi, šokolādes tāfelīti vai ko citu graužamu, vai nolemjam pusdienas izlaist, taču neviens no minētajiem variantiem nav vēlams. Iegādātais našķis tev iedos enerģiju turpmākajām aptuveni 20 minūtēm, pēc kurām enerģija strauji kritīsies, kā arī zudīs tavas koncentrēšanās spējas. Tāpat izlaista maltīte negatīvi ietekmē produktivitāti, problēmu risināšanas spējas un arī figūru. Ohaio Štata universitātes pētījums rāda – svars, kuru zaudē, izlaižot maltīti, ir muskuļu svars, kas pēcāk atgriežas tauku veidā.

Dienas beigas – piemērots laiks, sagatavoties nākamajai dienai


Foto: Shutterstock
Iepriekš piesauktā sakārtotā darba vieta teorijā izklausās skaisti, taču realitātē nereti darba dienas beigās no rīta kārtīgais galds izskatās kā pēc sprādziena. Tas nav nekas neparasts, un to mēs mēdzam saukt arī par radošo haosu. Tomēr, lai nākamajā dienā rīts tev nebūtu jāiesāk ar kārtošanas darbiem, darba dienas beigās atvēli vien desmit minūtes, lai sagatavotu darba vietu nākamajam darba cēlienam.

Tāpat, lai nākamajā dienā tūliņ pēc ierašanās varētu sākt savu darba dienu, produktīvi un organizēti cilvēki iepriekšējās dienas vakarā saplāno nākamajā dienā veicamos uzdevumus. Tas palīdzēs ne tikai atcerēties visus darāmos darbus, bet arī palīdzēs pieturēties pie dienas plāna arī tad, ja parādīsies neplānoti un steidzami padarāmi darbi.

Seko "Delfi" arī Instagram vai YouTube profilā – pievienojies, lai uzzinātu svarīgāko un interesantāko pirmais!