Pieliec dienai klāt kādu stundiņu. 9 laika pārvaldības padomi, kas tiešām strādā

Protams, katram ir savs veids, kā strādāt produktīvāk, darboties ātrāk un paspēt vairāk. Kādam vieglāk darboties haosa apstākļos, bet citam perfekcionisma karaļvalstī. Lai vai kā, laika trūkums ir viena ellīga padarīšana, kas skar lielāko daļu no mums un kurā lieti palīdzēs laba pārvaldība. Galvu augšā, plecus atpakaļ un steidzam cīņā pēc kādas liekas diennakts stundiņas!

Iedvesmojoties no portālā "Reader's Digest" paustajiem speciālistu viedokļiem, apkopojām deviņus padomus labākai laika pārvaldībai, kas tiešām strādā. Pārliecinies pati!

Izmantojot sakārtotu un nepiesārņotu e-pastu, var ietaupīt daudz laika. Ja dienā saņem vairāk e-pasta ziņojumu, nekā vari izlasīt, izmanto dažādas lietotnes sniegtās iespējas, piemēram, izveido filtrus, kas ienākošos e-pasta ziņojumus sadalīs konkrētās mapītēs, pēc datuma, vai kā nu tu vēlēsies. Vari uzstādīt automātiskās atbildes, tāpat ir iespēja izfiltrēt un automātiski dzēst nevēlamas vēstules utt. Iespēju loks ir tiešām plašs, tāpēc iesakām to iepazīt un tad izmanot vajadzīgos rīkus, lai tava iesūtne būtu sakopta. Svarīgi atcerēties ik pa laikam nevajadzīgo izdzēst, lai visu būtu vieglāk, ērtāk un ātrāk atrast, kā arī kopskats būtu patīkami pārskatāms.

Pat ja cilvēki atzīst, ka daži projekti ir svarīgāki par citiem, atlikšana uz vēlāku bieži kavē lielāko projektu uzsākšanu kā pirmo. Daudziem cilvēkiem patiesībā ir grūti atpazīt atšķirību starp steidzamiem, svarīgiem un standarta uzdevumiem. Džeisons Patels, bijušais Džordža Vašingtona Universitātes karjeras vēstnieks un "Transizion" dibinātājs, norāda, ka atļaut nozīmīgiem uzdevumiem ieņemt aizmugures sēdvietu grafikā ir ļoti bīstami. Patels uzskata, ka tvertni ir vieglāk piepildīt, vispirms izmantojot lielus iežus un tikai tad mazus oļus, nekā sākt to pildīt vispirms ar oļiem un tad lieliem iežiem. Tas pats attiecas uz laiku. Vispirms piešķir prioritāti un atdod enerģiju vissvarīgākajiem uzdevumiem. Kā atpazīt, kuri projekti ir visvērtīgākie? "Šo uzdevumu nozīmīgums būs atkarīgs no tavas darba vietas mērķiem, izaugsmes un vērtībām," saka Patels. Ja domā, ka projekts ievērojami uzlabos uzņēmuma panākumus, padari to par prioritāti. Pretējā gadījumā atstāj to vēlākam.

Tavs laiks ir tikpat vērtīgs, kā citiem kolēģiem. Ja kāds no tevis lūdz kaut ko, kas neatbilst taviem mērķiem, nav aktuāls un saistošs veicamajiem darbiem utt., pieklājīgi pasaki, ka esi aizņemta, tavā grafikā nav brīva laika un ka tev ir jākoncentrējas uz svarīgākām lietām. Ja vēlies sev notvert papildus laiku pirms piedāvājuma noraidīšanas, pasaki, ka pārbaudīsi savu grafiku un atgriezīsies pie konkrētā kolēģa. Tādā veidā vari plānot savu dienu vai nedēļu, lai redzētu, vai tev realitātē būs laiks veikt papildu uzdevumu.

Katru rītu ierodoties darbā, mēs saskaramies ar biedējošu uzdevumu kaudzi un ne mazāko saprašanu, no kura gala ķerties klāt. Paiet pat vairākas drūmas stundas, kuru laikā lēnām izsijājam katru uzdevumu un izniekojam savu dienas pirmo pusi, sastādot grafiku. Lai arī organizēšana varētu šķist produktīvs darbs, tā faktiski ir ārkārtīgi laikietilpīga un neefektīva. Tāpēc Romijs Taormina, "Psi Health Solutions" izpilddirektors un dibinātājs, iesaka plānot savu dienu iepriekšējās dienas vakarā. "Iepriekš izstrādājot loģistiku un prioritātes, tiks samazinātas pēdējā brīža izmaiņas, steiga un neapmierinātība, palielināsies izredzes paveikt to, kas ir vissvarīgākais, un ļaus sākt dienu uz pozitīvas un produktīvas nots!" teic Taormina.

Turklāt, plānojot grafiku pēcpusdienā, kamēr tavs prāts joprojām darbojas darba režīmā, ir nepieciešams daudz mazāk laika nekā no rīta, kad prāts vēl tikai mostas no miega, nav skaidrs. Tāpat ir ārkārtīgi iepriecinoši izkāpt no gultas, kad apģērbs jau ir izvēlēts un nolikts acu priekšā, ēdiens ir jau iepriekš salikts trauciņos, un nekas netraucē darbu uzsākt nekavējoties.

Jā, pašlaik lielākā daļa no mums joprojām strādā no mājām, taču agrāk vai vēlāk kustība kļūs aktīvāka. Neatkarīgi no tā, vai mēro ceļu uz darbu kājām, brauc ar velosipēdu vai auto, vai izmanto sabiedrisko transportu, kāds dienas posms tiek pazaudēts. Protams, nav nekā slikta tajā, ka austiņās uzmundrini sevi ar tīkamu mūziku vai bezmērķīgi skaties pa logu, bet šo laiku vari aizpildīt arī pildot uzdevumus, kuri tāpat pēc tam būs jādara. Piemēram, "veic tālruņa zvanus vai noklausies darbam noderīgu podkāstu," iesaka Lindsija Džanka, "YogaSix" prezidente. Pat ja parasti neņem darbu līdzi ārpus biroja, tu varētu arī gūt labumu no šī dienas laika. Turklāt, ātra konferences zvana ieplānošana vai noderīgu ziņu uzņemšana, atrodoties ceļā, var palīdzēt pilnveidot profesionālās attiecības ar kolēģiem vai klientiem, efektīvāk ievērot termiņus un pat "izslīdēt" no biroja saprātīgā stundā. Sveiks, personīgais laiks!

Miega laikā smadzenes smagi strādā, lai sakārtotu atmiņas un domas, bet ķermenis jūtas pilnīgi atvieglots. Pamostoties, šī kombinācija padara to par vienu no radošākajiem laikiem dienā – ideāli piemērota jaunu risinājumu ierosināšanai vai izklaidējošu domu radīšanai. Bet mobilā tālruņa pievienošana šādam vienādojumam traucē radošajai plūsmai. Internetā nav nekā tāda, kas nevarētu pagaidīt 20 minūtes. Izmanto modinātāju (jā, īstu pulksteni!), lai tas pamodinātu no rīta, un, ja tevi uztrauc ārkārtas situāciju zvani, atstāj telefonu netālu no durvīm, lai ausis skaņu dzirdētu, bet tas nebūtu sasniedzams un nenovirzītu domas ik pēc pāris minūtēm.

Laba komunikācijas prasme ir lielā godā gan kolēģu, gan klientu vidū. Taču visa pārējā atlikšana malā, lai tikai uzreiz atbildētu cilvēku pieprasījumiem, ne tikai liek pielāgoties viņu grafikam un tev novirzīties no sava kursa, bet arī nedod laiku pilnībā pārdomāt atbildi. Radošuma un produktivitātes speciāliste, vairāku ārzemju augstskolu pasniedzēja Sema Beneta saka, ka viņai patīk 24 stundas nogaidīt, pirms viņa atbild uz e-pastiem, zvaniem un citiem ziņojumiem. "Es uzskatu, ka tas dod man laiku noteikt prioritātes, izskatīt cilvēku pieprasījumus un dot viņiem pārliecinošu atbildi," pauž viņa. Ja tu saki kādam nē, nav jāsniedz izsmeļošs skaidrojums – vienkārši, laipni atsakoties, esi pieklājīga un pateicies personai, ka tā iedomājusies par tevi.

Ierakstiem tavā kalendārā nevajadzētu aprobežoties tikai ar lielām sanāksmēm un projektu termiņiem. Izmanto to, lai ieplānotu katru mazo lietu, sākot no galda tīrīšanas līdz pēcpusdienas pastaigai. "Visu laiku dzirdu no cilvēkiem:" Es vēlos, lai man būtu laiks uzrakstīt grāmatu,"" pauž Beneta. "Tev tas ir. Tikai tu šo laiku velti citām lietām." Ja nepieraksti arī nebūtiskas darbības, pastāv liela iespēja, ka ļausi citiem darbiem likt šķēršļus to izpildei. Taču, ja kalendārā iekļausi arī mazāk svarīgās, bet tomēr vajadzīgās lietas, tas palielinās iespējas, ka tu patiešām izpildīsi visu, ko cerēji.

Labāk atvēli konkrētu laiku, lai patērētu ziņas, nevis tiec ierauta diennakts ziņu virpulī. No rīta lasi avīzi, žurnālu vai e-žurnālus, nevis visu dienu pavadi atjaunojot "Twitter", "Instagram" vai "Facebook" ziņu plūsmu, lai uzzinātu, svarīgākos notikumus. Pasaulē valda no tiesas liela dezinformācija, tostarp arī Latvijā. Paturi prātā, ka ļaujot citiem, it īpaši cilvēkiem, kas darbojas izklaides industrijā, ietekmēt tavu viedokli par konkrētām situācijām, lietām, cilvēkiem, notikumiem, tu atdod savu varu. Vēro un lasi ar apdomu, pajautājot sev, vai tavs viedoklis par pašreizējiem notikumiem ir pa īstam tavs.