Trīs soļi ceļā uz efektīvāku laika pārvaldību

Ironiski, ka vissvarīgākajai lietai, kas jādara attiecībā uz laika pārvaldību, patiesībā nav nekādas saistības ar laika pārvaldīšanu. Neatkarīgi no tā, cik efektīva ir izvēlētā laika plānošanas sistēma, vai cik disciplinēti esiet, ja par prioritātēm kļūst praktiski viss, jums nekad nebūs pietiekami daudz laika, lai to paveiktu. Tāpēc vissvarīgākais, ko var darīt, ir rūpīgi atsijāt to, ko jūs NEIELIKSIET uzdevumu sarakstā vai kalendārā, teikts portālā “Psychologytoday”.

Pirms iesaistīties kādā projektā, vērts apsvērt sekojošus jautājumus, proti, cik daudz laika tas prasīs? Vai ir noteikts beigu datums vai izpildāms rezultāts, vai arī tas ir nepārtraukts darbs? Vai konkrētā iniciatīva atbilst jūsu profesionālajiem mērķiem un nenonāk pretrunās ar personīgajiem?

Ja neesiet īsti pārliecināts, dodiet sev laiku apdomāties – izveidojiet savā kalendārā atgādinājumu, kad ir jāpieņem galīgais lēmums. Iespējams, laika atstarpe palīdzēs labāk novērtēt situāciju. Profesionāls atteikums ir daudz labāks variants, nekā attiecību sabojāšana vēlāk.

Esiet atklāti par to, cik daudz laika ir jūsu rīcībā, cik daudz no tā esiet gatavi veltīt konkrētajiem uzdevumiem. Mēģiniet arī izdibināt, vai esiet pareizi sapratuši un novērtējuši vēlamo darba tempu. Vai jūsu un darba devēja izpratne par steidzamību saskan?

Lielākā daļa laika pārvaldības ieteikumu ir saistīti ar īpašu uzskaites sistēmu ieviešanu. Nav svarīgi, vai tas ir plānotājs papīra formātā, mobilā lietotne, kalendārs datorā – derēs tas, kas šķiet visparocīgākais. Vien jāatceras, ka visam, kas ienāk prātā, piemēram, idejām, piezīmēm, atsauksmēm utt., jābūt iekļautam šajā vienotajā sistēmā. Reizēm labākās idejas tiek steigšus pierakstītas uz salvetes malas, mazām piezīmju lapiņām, telefonā, bet šādi piefiksētai informācijai piemīt viens niķis, proti, tā var pazust. Nepažēlojiet vairāk laika, lai to iekļautu uzdevumu sarakstā un grafikā, tas atmaksāsies.

Nākamais solis ir regulāra saskaņošana un informācijas atsvaidzināšana. Lielākā daļa cilvēku to dara katru dienu, taču ir noderīgi veikt personīgo auditu arī katru nedēļu, ik pēc mēneša un pat gada, lai pārliecinātos, ka pārorientēšanās uz prioritātēm bijusi veiksmīga, ņemot vērā to, kā konkrētajā laika periodā ir risinājušās un attīstījušās lietas un situācijas.

Sistēma izveidota, lieliski! Pēdējais solis ir uzdevumu, kas atrodas šajā sistēmā, sakārtošana pa prioritātēm. Eksistē dažādi prioritāšu noteikšanas paņēmieni, mēs sīkāk aplūkosim steidzamības nozīmes sistēmu. Ar ko sākt?

Tātad, kopumā ir četri iespējamie scenāriji:

Nav steidzami-nav svarīgi. Nedariet to. Labāk vēlreiz pārskatiet veicamo uzdevumu sarakstu un, ja pamaniet, ka kaut kas tajā ir svarīgāks, pārkārtojiet prioritātes. Labāk darīt kaut ko svarīgu, nevis par katru cenu pabeigt nesvarīgu uzdevumu. Atcerieties par laika zagļiem (sociālie tīkli, e-pasti, čati, neorganizētība utt.) – arī kāds no tiem var iezagties sarakstā.

Steidzami-nav svarīgi. Centieties deleģēt uzdevumus, kur tas iespējams. Iespējams, konkrētais uzdevums ir pienākums ārpus jūsu atbildības, un jūs to veicat tikai tādēļ, ka neprotat pateikt “nē”.

Steidzami-svarīgi. Dariet to tagad. Galvenais ir pārliecināties, ka tas patiešām ir svarīgi. Te kā piemērus var minēt krīzes situācijas, projektus, kas atrodas noslēguma fāzē, strauju pēdējā termiņa tuvošanos utt.

Nav steidzami-svarīgi. Atrodiet laiku, lai to izdarītu. Visbiežāk šeit ir runa par uzdevumiem, kas prasa ievērojamus laika resursus un pamatīgu iedziļināšanos – tas ir galvenais iemesls, kādēļ šāda veida darbi nereti tiek atbīdīti otrajā plānā ar domu, ka “kaut kad noteikti pieķeršos tam klāt”. Interesanti, ka šie ir arī uzdevumi, kas, iespējams, ir jūsu ilgtermiņa interesēs.

Paturiet prātā, ka dažādu sistēmu izmēģināšana un pielietošana ir vien puse no uzvaras, ne mazāk svarīgs aspekts ir ieradumi. Tie var būt gan lielākais palīgs, ko organizētas sistēmas izveide vēl pastiprina un uzlabo, gan klupšanas akmens. Lai izdodas atrast labāko un produktīvāko scenāriju!