Starpkultūru atšķirības e-pasta sarakstē: kā izvairīties no pārpratumiem

Lai starpkultūru (un ne tikai) saziņa būtu iedarbīga, ir svarīgi pielāgoties adresātam un domāt no viņa skatpunkta. Sazinoties ar citu kultūru pārstāvjiem, riskējam uzspiest savas kultūras normas un vērtības, ko citi var uztvert ļoti atšķirīgi. Tāpēc vienmēr domājiet par to, kā e-vēstule izklausīsies saņēmējam, uzziniet par viņa kultūru un vērtībām, noskaidrojiet, kas jums abiem ir līdzīgs un kas – atšķirīgs, lai izvairītos no iespējamajiem pārpratumiem.

Pirms sarakstes izpētiet starpkultūru atšķirības un īpatnības, kā arī lietišķās etiķetes ieteikumus tīmeklī vai, piemēram, aprunājoties ar ekspertu. Tas palīdzēs sazināties iedarbīgāk un novērst pārpratumus, un tas ir obligāts mājasdarbs, ja vēlaties sasniegt vēlamo rezultātu.

Sūtot pirmo e-vēstuli citas kultūras pārstāvim, nebalstieties uz pieņēmumu par viņa iespējamo dzimumu, vārdu un uzvārdu. Kamēr nezināt, kā adresātam patīk, ka viņu uzrunā, uzrunājiet viņu ar pilnu vārdu, lai izvairītos no aizvainošanas vai ignorances. Ja nezināt vai šaubāties par to, kā adresāts vēlas tikt uzrunāts – pajautājiet. Tas būs daudz labāk, nekā kļūdīties, turklāt jautājot izrādām interesi un iejūtību. Var pajautāt "What is your prefered salutation" vai "What should I call you".

Ja jūsu sadarbības partnerim ir tituls, piemēram, "Dr.", izmantojiet to savos e-pasta ziņojumos, līdz adresāts saka, ka to var arī neizmantot. Ļoti hierarhiskās kultūrās (tostarp arī Vācijā) šie tituli ir svarīgi, un to neizmantošana var aizvainot.

Pārliecinieties, ka arī Jūsu vārds un uzvārds būs saprotams adresātiem. Iekļaujiet savus vietniekvārdus un titulus e-vēstules paraksta sadaļā, piemēram, "she/her" vai "Ms./Mr.". Apsveriet iespēju uzrakstīt sava vārda izrunu e-pasta paraksta sadaļā, lai palīdzētu otrai pusei to pareizi izrunāt ("LinkedIn" profila šo izrunu varat arī ierakstīt).

Amerikas Savienotajās Valstīs (ASV), Apvienotajā Karalistē (AK) un arī Eiropas Savienībā (ES) arvien biežāk runā par iekļaujošo valodu, proti, neaizspriedumainu valodas lietojumu, kurā izvairās no stereotipiem un norādēm uz nebūtiskām detaļām, tostarp vecumu, invaliditāti un diagnozi, dzimumu, dzimumidentitāti, seksuālo orientāciju, rasi, tautību un reliģiju.

Angļu valoda (jo īpaši ASV) kļūst arvien neitrālāka dzimtes ziņā, un vēstuli vairs nesāk ar "Sirs!" vai "Gentleman!", nav jāraksta "Miss" un arī "Mrs", ja vien nevēlaties paust, ka neejat solī ar globālām izmaiņām. Stereotipu novēršana parādās arī aizstājot vārdu "foreman" ar "supervisor" (vadītājs, uzraugs), "man-hours" ar "hours" (cilvēkstundas) vai "time" (laiks), "mankind" ar "humanity" (cilvēce), "spokeksman" ar "spokesperson" (preses sekretārs(-e)), "postman" ar "postal worker" (pastnieks(-ce)) un tamlīdzīgi. Atšķirībā no latviešu valodas angļu valodas vietniekvārds "he" (viņš) nav vispārīgs vārds, tāpēc būtu ieteicams lietot "he/she" vai "they".

Iekļaujošā valoda izpaužas arī svētku nosaukumos, jo ne visi pasaulē svin Ziemassvētkus. Atšķirībā no latviešu valodas vārda, angļu valodas vārdam "Christmas" ir reliģiska nozīme un izcelsme. Vairāk par iekļaujošo valodu varat izlasīt šajā publikācijā.

Kolektīvisma vai uz vienprātību balstītās kultūrās, piemēram, Japānā bieži jāiesaista vairāk dalībnieku, tostarp attiecībā arī uz to, kurš saņem e-pasta ziņojumus. Sadarbojoties ar šādu kultūru pārstāvjiem, sagaidiet un veidojiet garāku adresātu sarakstu.

Strādājot ar izteikti hierarhiskām kultūrām (piemēram, jau minēto Japānu), esiet īpaši piesardzīgs pret to, ko iekļaut e-pasta adresātu sarakstā. Neiekļaujot kādu, kurš ir daļa no informācijas loka, varat riskēt ar necieņas izrādīšanu.

Dažādās kultūrās atšķiras veids, kā strukturēt argumentus un izmantot loģiku, lai pārliecinātu. Rakstot e-vēstuli, padomājiet, vai vienmēr pēc pamatinformācijas vai ievadfrāzēm rakstīsiet galveno domu vai arī to darīsiet vēlāk. Ķeršanās vērsim pie ragiem varētu būt skaidra un pat vēlama Ziemeļamerikā, taču tā var neizdoties kultūrās, kas vēlas zināt plašāku ievadu un skaidrojumu, pirms uzklausa jūsu vēlmes. Izprotiet, kā vajadzētu mainīt e-ziņojuma struktūru, pamatojoties uz saņēmēja kultūru.

Ja e-pasta adresāta kultūra ir ļoti hierarhiska un varas pozīcijai ir liela ietekme, pārdomājiet savu pozīciju hierarhijā attiecībā pret e-pasta adresātu. Ja viņš šajā pakļautības sistēmā ir augstāk par jums, izvēlieties oficiālu un cieņpilnu toni. Ja esat vienā līmenī vai augstāk, varat izvēlēties neformālāku toni, tomēr pirmajā sarakstē vienmēr iesaku izvēlēties augstāku formāluma līmeni, jo ar to nav iespējams kļūdīties.

Ja atrodaties vienā hierarhijas līmenī, esiet piesardzīgi pret jebko, kas jūsu e-pasta ziņojumā varētu tikt uztverts par varas pozīciju izrādīšanu. Nevienam nepatīk, ka tos komandē tie, kuriem nav tiesību to darīt un jo īpaši hierarhiskās kultūrās.

Cilvēkiem no dažādām kultūrām parasti ir atšķirīgas gaidas par to, kā viņus uzrunā. Paturot to prātā, sākotnēji sazinieties oficiāli, jo īpaši, ja neesat pārliecināts par adresāta dzimumu vai to, kurš no abiem personvārdiem ir uzvārds. Lai izvairītos no mulsinošas kļūdas, izmantojiet uzrunu "Dear" ar vārdu un uzvārdu, lai nebūtu jāizmanto uzruna "Mr.", "Ms.", "Frau", "Herr" un cita. Tādā veidā varat uzrunāt sadarbības partneri cieņpilni, vienlaikus izvairoties no nepareizas uzrunas izmantošanas riska.

Ja nezināt saņēmēja vārdu un uzvārdu, var izmantot vispārīgu uzrunu, piemēram, "To Whom It May Concern", "Dear Sir or Madam" vai norādīt amatu, piemēram, "Dear Human Resources Manager".
ASV aiz uzrunas liek kolu, savukārt AK un citur Eiropā – komatu. Atšķiras arī pieklājības frāze beigās: ASV – "Sincerely yours", AK – "Yours sincerely". Šo frāzi noteikti nevajadzētu īsināt – tādās formās kā "BR" ("Best regards") vai "MgrF" (vācu val. "Mit freundlichen Grüßen" – ar draudzīgiem sveicieniem) nav ne miņas no cieņas vai draudzīgiem sveicieniem. Jābūt īpaši uzmanīgam arī ar populāro atvadu frāzi "Kind regards" (Ar sveicieniem), jo AK to uztver kā dusmīgu, neapmierināta un negatīva toņa signālu.

Šis tiešsaistes rīks palīdzēs ērti un ātri novērtēt, vai jūsu vēstules tonis ir pietiekami formāls un atbilstīgs situācijai.

Izteiktās tā dēvētā augsta konteksta kultūrās, piemēram, Brazīlijā, Ķīnā, Japānā vai Indijā daudz tiek pateikts starp rindām vai ar to, kas netiek pateikts. Savukārt tādās kultūrās kā Kanāda, ASV vai Austrālija vārdi un paustās idejas ir tiešas. Tas nozīmē, ka adresāti Brazīlijā, Ķīnā, Japānā vai Indijā, visticamāk, sagaida, ka e-pasta ziņojumi būs ļoti detalizēti.

Lai gan augsta konteksta kultūras pārstāvjiem ir grūti darboties vidē ar zemu kontekstu, zema konteksta kultūrām tomēr ir daudz sarežģītāk sazināties augstā kontekstā, tāpēc starpkultūru e-pasta ziņojumos labāk izvēlēties augstu kontekstu un kļūdīties, iekļaujot vairāk informācijas un detalizēti izsakot to, ko lūdzat, nekā ietvert par maz informācijas. Vairāk par saraksti ar sadarbības partneriem Ķīnā var uzzināt, noklausoties šo raidieraksta "Pieturzīmes" sēriju.

Kultūras atšķiras arī atkarībā no tieša vai netieša izteiksmes veida, jo īpaši domstarpību vai diskusiju gadījumā. Tiem, kuri ir pieraduši pie netiešas izteiksmes, vēstules no cilvēkiem, kuri pārstāv tiešas izteiksmes kultūru, var izklausīties dusmīgas vai strupas. Piemēram, latviešu vēstules var izklausīties ļoti strupas britiem, jo bieži visu pasaka tieši un bez pieklājības plīvura. Savukārt vācu uzņēmējs ar lielāku varbūtību atbildēs uz kodolīgu un oficiālu e-vēstuli, kamēr profesionālis Āfrikā vai Latīņamerikā var uzskatīt šādu e-ziņojumu par nepieklājīgi īsu, izvēloties vispirms saņemt pāris personiskus teikumus, pirms ķerties pie lietas.

Tīmeklī var atrast daudz mīmu par to, ko briti saka un ko viņi patiešām domā, un šajā jokā patiesi ir daļa taisnības.

Pieklājībai un etiķetei lietišķajā sarakstē Apvienotajā Karalistē ir senas tradīcijas, un daudzās frāzes, kas mums šķiet liekas, ir ļoti vajadzīgas sarakstē ar sadarbības partneriem AK. To mēdz dēvēt par stīvo augšlūpu (angl. "Stiff Upper Lip"), un tās ietekmē sarakste var būt ļoti netieša, kad ne pārāk patīkamas lietas tiek pateiktas gandrīz kā kompliments, piemēram, teikums "I'm afraid your English is somewhat unorthodox" ("Šķiet, ka Jūsu angļu valoda ir nedaudz īpatnēja"), visticamāk, nozīmē "Jūsu angļu valoda ir ļoti slikta" vai "Yes, that was interesting" ("Tas gan bija interesanti"), visticamāk, nozīmē "Jūs mani garlaikojat".

Dažās kultūrās un dažās situācijās saziņa ir iedarbīgāka, tiekoties klātienē. Piemēram, augsta konteksta vai izteiksmīgākās kultūrās ķermeņa valodai un citai neverbālajai saziņai ir tik liela nozīme, ka sensitīvos gadījumos e-ziņojums var negūt vēlamos panākumus un rezultātu (tostarp partneris var izvēlēties nemaz neatbildēt uz vēstuli).

Arī laika un prioritāšu uztvere var atšķirties. Interesējieties par otras kultūras svētku dienām (piemēram, piektdienas musulmaņu valstīs) un par veidu, kā tājās labāk komunicēt.

Ja sūtāt e-ziņojumu kādam, kuram attiecīgā saziņas valodas nav dzimtā valoda, izmantojot vienkāršus teikumus un izvairieties no metaforām un idiomām, nevajadzīgiem žargonismiem, saīsinājumiem un sarunvalodas formām, ko adresātam varētu būt grūti saprast. Domājiet par skaidrību – izvēlieties vienkāršas gramatiskās formas, vienkāršu vārdu krājumu un skaidri saprotamus teikumus. Vienkāršā valoda (angl. "plain language") palīdz lasītājam saprast uzrakstīto ātri, viegli un pilnībā, pielāgojot adresātam gan stilu, gan toni, gan vārdu izvēli.

Ja rakstāt mūsdienu uzņēmējdarbības pasaules "lingua franca" jeb angļu valodā, pielāgojiet rakstīšanas stilu attiecīgās valsts angļu valodai vai – ja šajā valstī angļu valoda nav oficiālā valoda – starptautiskajai angļu valodai, tostarp mainot arī datuma pierakstu (piemēram, ASV – October 19, 2021, AK – 19 October 2021).

Mēs katrs runājam un rakstām nedaudz citādi, arī mūsu uztvere atšķiras, tāpēc vienmēr iesaku izlasīt šo publicista Skota Adamsa (Scott Adams) īso eseju par lietišķās valodas pamatprincipiem.

Tas, kā rakstām e-vēstules, ir daļa no mūsu personīgā zīmola, un, strādājot globāli, ir vērts veidot tāda cilvēka reputāciju, kurš ir iejūtīgs pret starpkultūru atšķirībām un zina, kā sazināties dažādās kultūrās. Nedaudz pārveidojot e-ziņojumus, kļūsiet par personu, kas zina, kā izvairīties no starpkultūru domstarpībām, un prot izmantot pasaules daudzveidību, lai gūtu panākumus.