Darāmo darbu saraksts tuvplānā – astoņas kļūdas, kas 'iecērt robu' produktivitātē

Taču, kā ar daudzām lietām dzīvē, arī šeit paviršība būs neefektīva. Ja veidosi sarakstu pa roku galam, tas nekādā veidā nekļūs par tavu labāko draugu, tādējādi zaudējot potenciālu palīdzēt tikt cauri ikdienas darbiem. Šādos gadījumos "to do list" drīzāk pārvēršas apgrūtinājumā, kas tikai nomāc vēl vairāk.

Lai šis stāsts nebūtu par tevi, lūk, kādas kļūdas produktivitātes eksperti portālam "Huffington Post" ieteikuši labot ar steigu!

Iespējams, tev tas šķiet loģiski, taču nevar nepieminēt – sarakstam ir jābūt uzliktam uz papīra rakstiskā veidā, nevis sakārtotam "pa plauktiņiem" galvā. Mēģinot visu atcerēties šādā veidā, visticamāk, kaut ko aizmirsīsi. Ja rakstīšana blociņā, piezīmju kladē vai plānotājā nav tavā gaumē, ņem talkā tehnoloģijas, svarīgākos darbus piefiksējot telefonā vai datorā. Šis solis palīdzēs izvairīties no "putras galvā", jo visas aktualitātes būs apkopotas vienuviet.

"Pierakstīšana palīdz šo darbus uztvert ļoti nopietni," sacījis sociologs un laika menedžmenta speciālists Jans Jāgers. "Izvairīsies no situācijām, kad visi iespējamie darbi tevi velk uz 100 dažādām pusēm. Plāns būs tev acu priekšā."

Nenoliedzami, "to do list" var šķist kā lielisks zemais starts, lai beidzot pieķertos virtuves skapīšu "atstāt un izmest" revīzijai, kuru atliec jau mēnešiem, taču – vai tiešām darīsi to šodien? Esi godīgs pret sevi. Ja zini, ka to tāpat nevarēsi realizēt, nemaz neatvēli vietu sarakstā.

Tam, ka sarakstā ieliec darbu, kuru nemaz nedarīsi, nav nekādas vērtības, teic Laura Vanderkama, grāmatu autore un laika menedžmenta eksperte. Sarakstā ielikts darbs automātiski nenozīmē, ka tas tiks izdarīts – tu tikai jutīsies sliktāk un šaustīsi sevi par neizdarību. "Un tas ir sliktākais iespējamais iznākums," norādījusi Vanderkama.

Tā vietā ar šādiem lielākiem projektiem, kurus šobrīd nav "iekšā" izdarīt, izveido citu sarakstu – tos produktivitātes eksperts Deivids Alens nosaucis par "varbūt kādreiz" sarakstiem. Kad būs pietiekami daudz resursu – naudas, laika, enerģijas –, uzreiz zināsi, kur vērsties, tādējādi lieki nepiegružojot ikdienas pienākumu slogu.

"Atceries, ka "to do list" būtība ir dot stimulu būt produktīvākam," sacījis Jāgers. "Tā nav iedomu vizuālā reprezentācija, kas atspoguļo lietas, kuras gribētu paveikt."

Veidojot darāmo darbu sarakstu, ambīcijām jābūt, taču ar tām nevar pārspīlēt, teic Vanderkama. Arī pavisam īss "to do list", kurā iekļauti vien daži elementi, saucams par ļoti labu un uzteicamu. Tas parāda, ka spēj veiksmīgi "izsijāt" svarīgo no mazāk aktuālā.

"Sarakstā nekādi nevar būt viss, ko tev vajag vai ko vienkārši gribi paveikt. Parasti tie ir 3-5 darbi, kas izdarāmi dienas laikā," norāda Vanderkama. "Pilnīgi noteikti darbu ir vairāk, taču ideālā variantā šis saraksts ir teju kā līgums pašam ar sevi – tajā ierakstīto paveiksi, neskatoties uz šķēršļiem, kas var patrāpīties tavā ceļā."

"Nedegošos" darbus speciāliste iesaka atvēlēt nedēļas nogalēm vai proporcionāli izdalīt pa visām mēneša dienām. "Bieži vien pārvērtējam dienas laikā izdarāmo, kā arī pārāk zemu vērtējam mūsu spējas paveikt lielas lietas ilgākā laika posmā," sacījis Maiks Vārdijs, podkāsta "A Productive Conversation" autors.

Viens uzdevums – tas ir viens darbs. Bieži vien cilvēki par uzdevumiem sauc arī apjomīgus projektus, kuri patiesībā ietver pat 10 dažādus uzdevumus, uzsvēris Vārdijs. Tas savukārt apgrūtina uzstādījumu izpildi, liekot motivācijai ar katru dienu sarukt.

"Ja neizdodas apjomīgos projektus sadalīt mazākās vienībās, lai redzētu progresu, maksimālā produktivitāte kritīsies," skaidrojis eksperts. "Ja sarakstā ir uzdevumi, kas prasa vairākus soļus, vai arī tajos parādās saiklis "un", skaidri atbildi sev uz jautājumu, ko tieši konkrētajā darbā nepieciešams sadalīt."

Produktivitātes eksperte Greisa Māršala sacījusi, ka sarakstos, kas sastāv gan no maziem darbiņiem, gan arī apjomīgiem projektiem, nekad pilnībā viss netiks izsvītrots. "Princips ir līdzīgs kā aizraujošā datorspēlē. Tev nekad nebūs uzdevums "izglābt pasauli" ar vienā rāvienā. Tas ir par daudz! Tā vietā viens līmenis seko nākamajam, pēc vienas problēmas atrisināšanas seko nākamā."

Ja ļausi ziņu iesūtnei vai citiem noteikt savu dienas ritmu, nekas labs nav gaidāms. "Būsim atklāti – e-pasti nekad nepārstās nākt, tāpēc nebūs arī nekāds brīnums, ja pie šī scenārija radīsies sajūta, ka nekam citam nepietiek laika," uzsvērusi Māršala. Savus mērķus būs ārkārtīgi grūti sasniegt, ja visu laiku spēlēsi pēc citu stabules.

Veidojot darāmo darbu sarakstu, Vārdijs iesaka "izrunāt" katru punktu. Attiecīgi – uzdevums "e-pasts Zanei" ir slikts variants, savukārt "nosūtīt Zanei e-pastu ar pārdošanas rezultātiem par pirmo ceturksni" būs jau daudz labāks variants. Ja uzdevuma piefiksēšana būs ļoti akurāta un precīza, arī izpilde noritēs daudz veiksmīgāk.

Speciālists iesaka šādu tehniku: "Iedomājies, ka tev šis uzdevumu saraksts jāatdod kādam citam. Sākot uzdevuma aprakstu ar darbības vārdu, krietni atvieglo tā uztveršanu," tā Vārdijs.

Cilvēkam ir vajadzīgs brīdis atelpai – gan prāta atpūtināšanai, gan arī ķermeņa, piemēram, izvedot pastaigā suni vai atvēlot piecas minūtes elpošanas vingrinājumiem. Psihologs Lī Čambers norādījis, ka šie aspekti ir tikpat svarīgi kā uzdevumu izsvītrošana no "to do list".

Bieži vien šķiet, ka šāda tipa uzdevumiem, kas nav produktīvi vistiešākajā vārda nozīmē, nav arī vietas darāmo darbu sarakstā, taču īss atelpas brīdis, kā arī pāreja no viena darba pie nākamā ļauj turpmākos pienākumus veikt daudz labāk un efektīvāk. "Ļoti vērtīgi arī atpūtu uztvert kā nepaspriežamu lielumu. Tas palīdz balansēt enerģiju, strādāt jēgpilnāk, nezaudēt fokusu, novērst kļūdas un pat izdegšanu."

Nenoliedzami, no saraksta izsvītrot kārtējo rindiņu ir patīkami – tas īstermiņā dod padarīta darba sajūtu, taču vienlaicīgi arī nenozīmē, ka savu ikdienas darbu sarakstu jāpiebāž ar duci viegli izpildāmu darbu.

"Lai gan pavisam neliels labums šādai pieejai ir, tā principā ir nevēlama, jo sarežģī prioritāšu izvirzīšanu," skaidrojis Čambers. Saraksts vienkārši kļūst sarežģīts, vienlaicīgi veidojot absolūti greizu pacilātības sajūtu. Jo, ja reiz tik daudz darbu ir izsvītrots, diena pavadīta pat ļoti produktīvi, ne tā?!

Tā vietā, lai darāmo darbu sarakstā iekļautu arī tādus uzdevumus kā "atcerēties iedzert vitamīnus", Čambers iesaka izmantot modernās tehnoloģijas vai veidot citu sarakstu, kas atvēlēts tikai paradumiem. Kādi ikdienas ieradumi raksturīgi produktīviem cilvēkiem, uzzini šeit.