Pieklājība arī elektroniskajā sarakstē. Daži etiķetes noslēpumi

E-vēstules temats

Vienmēr norādiet skaidru un nepārprotamu sarakstes tematu, jo tieši pēc tā saņēmējs novērtēs saturu un pēc tam to atradīs starp citiem e-pastiem. Izvairieties no bezjēdzīgiem nosaukumiem, piemēram, sūtot vēstuli kādai firmai, nav nozīmes tematā norādīt firmas nosaukumu. Tematam ir jāsatur vēstules satura atslēgas vārdi. Vēstule kā atbilde uz iepriekš saņemtu vēstuli tiek sūtīta tikai tādā gadījumā, ja tēma tiek turpināta. Citos gadījumos jāraksta jauna vēstule.

Pareizrakstība un stils

Lietišķa satura vēstuļu sūtīšanai labāk izveidojiet e-pastu ar tādu nosaukumu, kas atbilst jūsu īstajam vārdam un uzvārdam.

Lietišķas vēstules jāraksta tradicionāli – ar melniem burtiem uz balta fona. Nevajag veidot teikumus, kur visi vārdi ir rakstīti ar lielajiem burtiem – to čatā uztver kā kliegšanu un dusmas. Emocijzīmes privātajā sarakstē ir gandrīz neatņemama sastāvdaļa, taču, sarakstoties par darba vai biznesa jautājumiem, to lietošana ir neadekvāta. Vēlams savas sajūtas izteikt ar vārdiem. Gan lietišķajās, gan privātajās attiecībās ir vēstules, ko mēs rakstām labi pazīstamiem cilvēkiem, un tādā situācijā varam būt brīvāki un radošāki (bet ne nevērīgi, pavirši vai rupji). Savukārt kad rakstām mazpazīstamiem cilvēkiem, stilam ir jābūt formālākam.

Gan lietišķajā, gan arī privātajā sarakstē nevajadzētu pieļaut pareizrakstības vai gramatikas kļūdas. Informācijai jābūt konkrētai un samērā īsai. Ja teksts tomēr ir garš, tas jāsadala ar atstarpi atdalītās rindkopās vai jāsūta kā pielikums. Kā pielikumu noteikti sūtām tādu informāciju, ko, visticamāk, vajadzēs izdrukāt.

Vēl daži elektroniskās sarakstes noteikumi

Protams, jums adresētu vēstuļu vai ķēdes vēstuļu pārsūtīšana tālāk lietišķajā sarakstē (un parasti arī privātajā sarakstē), neņemot vērā sūtītā teksta saturu, nav korekta. Ņemiet vērā, ka jebkurš saņēmējs var kaut vai nejauši pārsūtīt ziņojumu citiem, tāpēc nepārspriediet konfidenciālu informāciju un neizplatiet tenkas.

Atcerieties – elektroniskās muļķības un kļūdas pavisam viegli var tikt pavairotas un darītas zināmas plašam personu lokam, tās ir pamanāmākas un bīstamākas nekā muļķība, kas uzticēta papīram. To izplatīšanās nereti ir neprognozējama.

Ja sūtat ziņojumu cilvēku grupai, saņēmēju sarakstu labāk paslēpiet. Ņemiet arī vērā, ka daudziem lietotājiem pasta programmu uzstādījumi nepieņem pārāk liela izmēra sūtījumus.

Uz e-pasta vēstulēm būtībā attiecas tie paši noteikumi, kas jāievēro, rakstot vēstules uz papīra – sākumā jāsasveicinās, nobeigumā jāparakstās un jānorāda informācija par citiem iespējamiem saziņas veidiem (vārds, uzvārds, ieņemamais amats, firma, ko pārstāvat, un tālruņa numurs). Pirms paraksta pievieno "Ar cieņu" vai "Cieņā". Ļoti slikts stils paraksta zonā ir "Ar cieņu" saīsināt kā "Ac".

Parasti e-pasta uzstādījumos var uzlikt automātisko parakstu, kas tiks pievienots katram sūtītajam e-pastam. Tas ietaupa laiku un palīdz izvairīties no kļūdām.

Vēstules galvenajai domai jāatklājas jau pirmajā rindkopā

Vēstules beigās vēlams lietot laba vēlējumu, piemēram, "Cerot uz veiksmīgu sadarbību", "Veiksmīgu dienu", "Jaukas brīvdienas", "Visu labu vēlot" utml.

Nepieklājīgi ir sūtīt tikai pielikumus, pašu vēstuli atstājot bez teksta. Pavadvēstulei ir jābūt, tajā jānorāda, kādi dokumenti atrodami pielikumā un kādā sakarā tie tiek sūtīti.

Pielikuma dokumentu nosaukumiem jāsatur atslēgas vārdi, kas ļauj identificēt dokumentu. Nepietiek tikai ar dokumenta nosaukumu "Motivācijas vēstule", jābūt arī uzvārdam, lai zinātu, kura cilvēka motivācijas vēstule tā ir. Padomājiet no saņēmēja pozīcijas – kā viņš orientēsies saņemtajos dokumentos?

Atbildēšana uz e-pastu

Uz e-pasta sūtījumiem jāatbild 24 stundu laikā. Ja nav iespējams sniegt atbildi, jāpaziņo, ka sūtījumu esat saņēmis.

Ja ir jāatbild uz vairākiem jautājumiem, pārskatāmāk būs, ja atbildēsiet zem katra jautājuma. Lai saņēmējs labāk atcerētos, par ko ir runa, varat nocitēt lielāku vēstules fragmentu, tomēr nepievienojiet visu iepriekšējo saraksti (ja tāda bijusi).

Ja vēsts ir steidzama, pasakiet to tematā, bet vislabāk ir arī piezvanīt konkrētajam cilvēkam un lūgt paskatīties e-pastu un sniegt atbildi pēc iespējas ātrāk. Ne visiem darbs paredz visu dienu atrasties pie darba galda. Tie, kuriem ir ļoti intensīva sarakste un nepieciešamība ātri reaģēt, izvēlas risinājumus, kas nodrošina elektronisku saziņu jebkurā vietā.

Tas ir tikai normāli, ka cilvēks dodas atvaļinājumā un tā laikā atpūšas no visiem un visa. Par aktuālajām darba lietām iesaku personīgi iesaistītajām pusēm uzrakstīt ziņu par to, ka dodaties atvaļinājumā līdz konkrētam datumam, kā arī informēt par kontaktpersonām, ar kurām nepieciešamības gadījumā var sazināties. Pārējiem iespējamajiem sūtījumiem var sagatavot automātisko atbildi ar līdzīgu tekstu.