Virtuālās saziņas etiķete pandēmijas laikā

Ļauj citiem sevi redzēt un pārliecināties, ka neesi tikai balss. Galu galā, tiekoties klātienē, taču savu seju neslēpjam. Tas ir īpaši svarīgi, ja esi sanāksmes organizators vai pasākuma runātājs. Dalībniekiem tas ne vienmēr ir svarīgi, taču, ja organizators lūdz, tad labais tonis būtu kameru ieslēgt.

Protams, ka ērta mājas apģērba izvēle ir viena no attālinātā darba mākoņa sudraba maliņām, tomēr, ja tev ir iespēja uzvilkt profesionālu apģērbu, dari to. Tas liks justies kā "normālā" darba ikdienā. Jo īpaši svarīgi tas ir darba intervijā.

Virtuālajās sanāksmēs redz ne tikai tevi, bet arī vidi tev apkārt. Parūpējies par fonu, izvēloties pievilcīgu sienu, grāmatplauktu, istabas augus un tamlīdzīgi, vai arī atrodi vislabāko, kvalitatīvāko un piemērotāko virtuālo fonu attiecīgajā platformā.

Jo labāks apgaismojums, jo labāka video kvalitāte. Aizmugurējais apgaismojums apgrūtina redzamību, tāpēc ir vērts iegādāties galda lampu vai apaļo lampu, ko novietot priekšā vai abās pusēs. Ja to nav iespējams izdarīt, novieto kameru tā, lai gaismas avots būtu vērsts pret seju, nevis tās aizmugurē.

Jo skaidrāk runāsi, jo labāk tevi sapratīs, tāpēc pirms dienas pirmās attālinātās tikšanās vai pirms jebkura svarīga pasākuma ir vērts izvingrināt balsi – izlasot kādu mēlesmežģi vai veicot vingrinājumu ar vīna korķi. Arī dziedāšana palīdz.

Ja prezentē vai stāsti kaut ko grupai vai sarunbiedram, skaties kamerā: tas radīs acu kontakta efektu. Turklāt tas ir daudz labāk nekā skatīties uz savu seju un domāt, cik sen neesmu bijis pie friziera un kad vēl tas būs iespējams.

Ja iespējams izmanto austiņas un ārējo mikrofonu – tie nereti uzlabo skaņas kvalitāti. Pārbaudi mikrofona jutību, jo skaņas kvalitātei var kaitēt gan mikrofons ar pārāk mazu jutību (tevi būs grūti sadzirdēt), gan pārāk lielu jutību (klausītāji dzirdēs, kā elpo, un tamlīdzīgi). Fona trokšņus slāpē mikrofoni ar "pop" filtru. Pārliecinies, ka rotaslietas vai citi priekšmeti nerada traucējošus trokšņus.

Ja sanāksmes laikā rādīsi materiālus (piemēram, ekrānā vai, sūtot saites), sagatavo un augšupielādē tos jau laikus pirms tikšanās.

Fona trokšņi var būt patiesi traucējoši. Ja nerunā attiecīgajā brīdī, izslēdz mikrofonu. Pārliecinies, ka mikrofons un kamera ir izslēgta, ja plāno izmantot labierīcības, apēst kaut ko vai veikt citas privātas darbības.

Nav noslēpums, ka sanāksmes mēdz ievilkties un visi jautājumi ne vienmēr tiek izrunāti raiti un produktīvi. Runā par svarīgo un nenovirzies no temata. Nerunā vienlaikus ar citiem, ievēro plānoto laiku.

Jo vairāk dalībnieku, jo lielākas var būt savienojuma problēmas. Jo mazāk dalībnieku, jo raitākas sarunas. Iespējams, dalībnieku skaits var būt daudz mazāks, bet pārējiem var nosūtīt e-pasta vēstuli? Izvērtē, vai visiem atļaut ieslēgt mikrofonu un kameru (vebināra jeb tīmekļsemināra funkcija). Varbūt pārējie var noskatīties ierakstu, ja nepieciešams?

Lai cik vilinoši būtu veikt vairākus darbus vienlaikus, piemēram, piedalīties sanāksmē un atbildēt uz e-pasta vēstulēm vai veidot prezentāciju, pievērs uzmanību tikai un vienīgi sanāksmei, lai piedalītos tajā pilnvērtīgi un uzzinātu visu informāciju.

Ja zini, ka pasākuma laikā notiks grupu darbs (piemēram, jaunu ideju ģenerēšana, prezentācijas sagatavošana, dalībnieku diskusija tīmekļseminārā utt.) un nevarēsi piedalīties, laikus par to informē pasākuma vadītāju.

Iesaku vienmēr palikt līdz tikšanās beigām, līdz tās organizators to pabeidz. Tāpat kā bez iemesla neaizejam prom klātienes sanāksmes vidū, līdzīgus principus ievērojam arī virtuālajās tikšanās.

Lai gan par e-pasta etiķeti rakstīju šajā publikācijā, ir vērts pieminēt, kā tā ir mainījusies pandēmijas laikā. Kopš vairs netiekamies klātienē, ir palielinājies saņemto e-pasta vēstuļu skaits, jo īpaši no kolēģiem. Tās ir arī kļuvušas liekvārdīgākas, paviršākas. Šobrīd, kad visi dzīvojam spriedzē un katram ir savi sarežģījumi, laipns vārds ir tik svarīgs kā nekad. Iesaku pēc iespējas izvairīties no tādām bezpersoniskām standartfrāzēm kā "Ar cieņu", "Sveicieni", tā vietā pasakot ko labu un iepriecinošu, domājot par konkrēto cilvēku. Arī sarežģītu un nepatīkamu ziņu gadījumā jābūt vēl iejūtīgākam, pārdomājot katru vārdu un izvēloties draudzīgu vai vismaz neitrālu toni, jo nekad nezinām, kāda ir otra cilvēka situācija.

Balss ziņojumi jeb balss ieraksta sūtīšana īsziņas vietā var būt noderīga, bet vienlaikus arī ļoti kaitinoša un uzmācīga, ja to lieto nepareizi vai pārāk bieži. Kā rīkoties, lai izvairītos no nepatīkamām situācijām? Vispirms, kā vienmēr, padomāt par ziņojuma saņēmēju. Tas ir princips, ko vajadzētu ievērot saziņā vispār – vienmēr domāt par adresātu, neuzlūkot savu laiku kā svarīgāku par saņēmēja laiku. Balss ziņojums var būt ērts, ātrs un noderīgs rīks sūtītājam, bet apgrūtinošs saņēmējam, tādēļ pirms tā ierakstīšanas un sūtīšanas noskaidro, vai adresāts tam piekrīt. Saņēmējs, iespējams, ir sanāksmē, nedrīkst trokšņot, pa rokai nav austiņu, viņš klausās vai skatās kaut ko citu un tamlīdzīgi. Izlasīt ziņojumu šādā situācijā, iespējams, būs vieglāk. Īss, iejūtīgs jautājums šo situāciju var atrisināt un pilnveidot jūsu saziņas prasmes.

Internets ir tā pati dzīve, un tehnoloģijas ir tikai rīks, tādēļ saziņas pamatprincipiem jābūt tiem pašiem – cienīt otru, būt draudzīgam un sirsnīgam, arī sarunājoties virtuāli. Lai izdodas!