Nacionālais arhīvs nav izveidojis efektīvu e-dokumentu pārvaldības sistēmu, secina revidenti  (2)

Tas īpaši attiecināms uz valsts informācijas sistēmās (VIS) un reģistros uzkrātajiem datiem ar arhīvisko vērtību. Nepārvaldot datus pēc to vērtības, tie arhīvā nenonāk un turpina uzkrāties iestāžu informācijas sistēmās (IS), secinājusi VK.

"Lēnā elektronisko dokumentu (t. sk. VIS datu) saņemšana uzglabāšanai arhīvā apdraud arhīva pamatfunkcijas – uzkrāt un glabāt dokumentāro mantojumu. Ko tas nozīmē katram individuāli un sabiedrībai kopumā? To, ka nevaram paļauties uz LNA spēju sniegt izziņas jomās, kurās šobrīd informāciju apstrādā elektroniski. Jomas, kurās datus apstrādā tikai elektroniski, strauji pieaug, un tehnoloģiskais progress sekmē tajās uzkrātās informācijas apjoma būtisku pieaugumu," atzīmējusi VK padomes locekle Ilze Bādere.

"Diemžēl LNA šim progresam netiek līdzi. Un tas ir tikai likumsakarīgi, jo nevar gaidīt progresu jomā, kurā nav ieguldīti atbilstoši resursi. Tāpēc LNA ir jāstiprina kapacitāte un jārīkojas mērķtiecīgi, lai tas metodoloģiski, tehnoloģiski un resursu ziņā spētu nodrošināt elektronisko dokumentu (t. sk. VIS datu) pieņemšanu glabāšanā arhīvā," viņa piebildusi.

VK norāda, ka pašreizējais elektronisko dokumentu saņemšanas temps uzglabāšanai arhīvā rada riskus informācijas zudumiem un iedzīvotāju iespējām nākotnē saņemt sev interesējošo informāciju no LNA.

Viena no LNA funkcijām ir pieņemt glabāšanā un saglabāt dokumentus ar arhīvisko vērtību, taču LNA līdz šim nav spējis pietiekoši kvalitatīvi organizēt un plānot šos procesus attiecībā uz e-dokumentiem un datiem.

LNA joprojām nepastāv vienota uzskaites sistēma, kas ļautu uzraudzīt progresu VIS ar arhīvisko vērtību un e-dokumentu nodošanu arhīvā, kā rezultātā līdz šim nav panākts būtisks progress. Proti, no 110 VIS, kurās ir apzināti dati ar arhīvisku vērtību, līdz šim LNA glabāšanā pieņemta informācija tikai no četrām VIS.

No 2023. līdz 2025. gadam LNA plāno pieņemt glabāšanā datus vēl no 23 VIS. Diemžēl, turpinot šādā tempā, apzināto VIS datu ar arhīvisko vērtību pirmreizējo saņemšanu LNA varētu pabeigt tikai pēc 2035. gada. VK vērtējumā, tas ir nesamērīgs termiņš un rada nozīmīgus riskus, proti, informācijas zudumus, kā arī var nebūt iespējas nākotnē saņemt informāciju no LNA.

VK secinājusi, ka nepietiekami resursi ir galvenais iemesls lēnajam e-dokumentu un datu saglabāšanas arhīvā procesam.

Proti, tikai trīs no kopumā 384 LNA darbiniekiem veic tehniski sarežģītāko elektronisko dokumentu pieņemšanas procesa daļu.

Tas ir nesamērīgi mazs resurss, ņemot vērā, ka iestāžu IS uzglabāto datu ar arhīvisko vērtību pieņemšana arhīvā ir jauns process, kas ir izaicinājums gan iestādēm, gan LNA.

Turklāt tieši e-dokumentu un datu apjomi un to specifika pastāvīgi palielinās un mainās straujās pārejas uz digitalizāciju dēļ gan privātajā sektorā, gan valsts pārvaldē.

Lai veiksmīgi nodrošinātu arhivēšanas procesu, ir jāpiesaista atbilstoši cilvēkresursi un LNA jāvērtē iespējas pilnveidot visu nodarbināto zināšanas, lai e-dokumentus spētu pieņemt plašāks loks darbinieku.

Valsts iestāžu iesaisti dokumentu arhivēšanā kavē neveiksmīgs metodiskais atbalsts, secinājusi VK.

Jau 2015. gada revīzijā VK secināja, ka e-dokumentu nodošana glabāšanā arhīvā nenotiek automatizēti, jo iestādēm trūkst izpratnes, kā to praktiski organizēt. VK skatījumā, iemesls tam bija arī nepietiekams normatīvais regulējums un vadlīniju trūkums, kas iestādēm skaidrotu normatīvos noteiktās prasības, lai e-dokumentu sagatavotu nodošanai glabāšanā arhīvam.

LNA izstrādātās vadlīnijas nav sekmējušas iestāžu izpratni (e-dokumentu nodošana arvien atduras pret LNA darbinieku kapacitāti sniegt konsultācijas un izstrādātās vadlīnijas nav mazinājušas nepieciešamību konsultācijām) un glabāšanā nodoto e-dokumentu apjomus.

Situāciju sarežģī arī fakts, ka LNA tīmekļvietnē ir apgrūtinoši atrast vajadzīgo informāciju un to patstāvīgi pielietot, proti, bez LNA darbinieku konsultācijām.

Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā (VVAIS) reģistrēti vien 29 % no visām LNA uzraudzītajām iestādēm. VVAIS nodeva ekspluatācijā jau 2015. gadā; to paredzēts izmantot tādām funkcijām kā, piem., iestādes datu apskate un aktualizēšana, dokumentu iesniegšana, saskaņošana, aprakstīšana un e-dokumentu nodošana.

VK ieskatā, LNA jāveicina VVAIS funkcionalitātes aktīvāka un plašāka izmantošana, izvērtējot iespēju e-dokumentiem noteikt obligātu sistēmas izmantošanu jau normatīvo aktu līmenī.

Tomēr, lai to izvirzītu par obligātu prasību normatīvo aktu līmenī, LNA ir jāizvērtē pirms daudziem gadiem izstrādātās sistēmas atbilstība arhivēšanas procesiem un mūsdienu tehnoloģiju iespējām, par ko tika sniegts viens no VK ieteikumiem.

VK piebilst, ka līdz 2024. gada beigām plānota VVAIS e-pakalpojuma portāla pilnveide par 266 000 eiro, izmantojot Atveseļošanas un noturības mehānisma finansējumu, taču šie pilnveidojumi ir orientēti uz e-pakalpojumu uzlabošanu privātpersonām un attiecīgi valsts iestāžu darbu ar VVAIS diemžēl neietekmēs.

Bādere atzīmējusi, ka, "ņemot vērā zemo VVAIS izmantošanas statistiku, arhīvu jomā nozīmīgi dokumentu apzināšanas, saskaņošanas un pieņemšanas procesi arvien nav elektronizēti. Tādējādi arhīvu nozare Latvijā atpaliek no citām jomām, kurās ir ieviesti un tiek izmantoti risinājumi elektroniskai informācijas apritei".

"Piemēram, jau gadiem dokumentu apriti valsts pārvaldē organizē elektroniski; gada pārskatus Valsts kasē iesniedz elektroniski "ePārskatu" sistēmā, nodokļu pārskatus un deklarācijas Valsts ieņēmumu dienestā iesniedz, izmantojot elektroniskās deklarēšanas sistēmu. Šajos piemēros jau normatīvajā regulējumā ir noteikta prasība informāciju sniegt elektroniski, izmantojot konkrētus risinājumus. Savukārt arhīvu jomā VVAIS izmantošana ir tikai viens no vairākiem komunikācijas risinājumiem un tā nav noteikta kā obligāta prasība," norādījusi Bādere.

Kopumā VVAIS izstrādei izlietoti vairāk nekā 4 miljoni eiro (pēc nodošanas ekspluatācijā nav bijuši būtiski ieguldījumi VVAIS attīstībā), uzturēšanai un attīstībai vidēji gadā izlieto 40 000 eiro, kā arī līdz 2024. gada beigām par 266 000 eiro plānots pilnveidot pakalpojumu portālu.

Pašlaik gandrīz puse no iestādēm, kurās veido e-dokumentus, un vairāk kā 90 % informācijas no VIS datu ar arhīvisko vērtību vēl nav nodoti glabāšanā arhīvā.

Līdz ar to revīzijā nebija iespējams novērtēt, vai ilgtermiņa datu arhīva glabāšanas pakalpojuma apjomu LNA ir noteicis atbilstoši. Lai savlaicīgi apzinātu nepieciešamās tehnisko resursu jaudas un vienlaikus nepārmaksātu par jau rezervētajām, bet neizmantotajām jaudām, LNA regulāri jāveic aplēses par prognozējamo glabāšanā paredzamo datu apjomu pieaugumu.

"Lai gan kopumā revīzijas rezultāti nav iepriecinoši, esam patiesi gandarīti un sakām lielu paldies LNA par drosmi uzņemties sasniegt izaicinošus rezultātus" akcentējusi VK padomes locekle.

"Saskaņojot šajā revīzijā sniegtos ieteikumus, arhīvs apņēmās piecu gadu laikā pieņemt glabāšanā vismaz 40% no valsts IS apzinātajiem datiem ar arhīvisko vērtību un 75% pastāvīgi glabājamo elektronisko dokumentu. Darbības mērķu sasniegšanai ir arhīva ziņā, bet mēs pārliecinājāmies, ka LNA ir skaidrs rīcības plāns progresa īstenošanai," norādījusi Bādere.

Pabeidzot revīziju, LNA sniegti trīs konkrēti ieteikumi, formulējot sagaidāmo rezultātu piecu gadu periodā.

VK uzsver, ka šāda pieeja – kad ieteikumi primāri vērsti uz progresa nodrošināšanu un konkrētu rezultātu sasniegšanu, palīdzēs LNA būt mērķtiecīgākiem, izvēloties piemērotākās darbības, ar kuru palīdzību nokļūt līdz rezultātam.

Papildus sniegtajiem ieteikumiem ziņojumā norādītas arī ieteicamās darbības, lai stiprinātu LNA kapacitāti elektronisko dokumentu saglabāšanā un panāktu straujāku elektronisko dokumentu pieņemšanu glabāšanā arhīvā.