Iepirkumā var piedalīties ikviens interesents, ja tas atbilst visām kvalifikācijas prasībām, skaidro Iepirkumu uzraudzības biroja (IUB) sabiedrisko attiecību speciālists Eduards Beķeris. Pastāv izņēmuma gadījumi, kad piedalīties var tikai konkrēti uzņēmumi (autortiesības, tehniski iemesli, likumā noteiktie izņēmumi), taču atklātos iepirkumos var ikviens, kas atbilst izvirzītajām prasībām un var nodrošināt līguma izpildi.

Tiesa gan, piedalīšanās publiskajos iepirkumos komersantiem, kas iepriekš tādos nav piedalījušies vai piedalās reti, ir izaicinājums, jo tajos jāievēro un jāizpilda daudzas prasības, skaidro ZAB "Sorainen" zvērināts advokāts Raivo Raudzeps. Pēc viņa teiktā, pirmkārt, prasības atšķiras atkarībā no piemērojamās iepirkuma procedūras. Tāpēc komersantam, kurš vēlas piedalīties iepirkumā, vispirms ir jāapzinās – kāda iepirkuma procedūra tā ir. Otrkārt, jāpatur prātā, ka publiskajos iepirkumos daudzas prasības nosaka attiecīgā iepirkuma rīkotājs, līdz ar to dažādos iepirkumos prasības atšķiras arī šī iemesla dēļ. Tāpēc Raudzeps iesaka, ka uzņēmējiem katrs iepirkums jāuztver kā atsevišķs projekts ar individuāliem noteikumiem, nevis vieglprātīgi jāpaļaujas, ka visi iepirkumi ir vienādi, pretējā gadījumā piedalīšanās nebūs sekmīga.

Latvijā ir trīs atšķirīgi iepirkumu likumi, kā arī katra šā likuma ietvaros ir iespējamas dažādas iepirkuma procedūras, katram likumam un katrai iepirkuma procedūrai ir savas īpatnības. "Komersantiem būtiskākā no tām – vai iepirkuma dokumentos ietvertās prasības vai rezultātu varēs apstrīdēt Iepirkumu uzraudzības birojā. Šis aspekts ir būtisks no komersanta interešu aizsardzības viedokļa, jo, ja attiecīgā iepirkuma procedūra pieļauj vēršanos Iepirkumu uzraudzības birojā, iesnieguma iesniegšana būtībā apturēs iepirkuma norisi līdz Iepirkumu uzraudzības biroja lēmuma, turpretī, ja vienīgā iespēja savas tiesības aizstāvēt ir vēršanās Administratīvajā tiesā, pieteikuma iesniegšana tajā neaptur iepirkuma norisi. Tāpēc vispirms ir vērts pievērst uzmanību gan piemērojamajam likumam, gan piemērotajai iepirkuma procedūrai," iesaka Raudzeps.

Valsts un pašvaldību iestādes, kā arī valsts un pašvaldību kapitālsabiedrības vairumā gadījumu iepirkumus rīko saskaņā ar Publisko iepirkumu likumu.

Ja konkrētā iepirkuma rīkotājs darbojas gāzes apgādes, siltumapgādes un elektroenerģijas apgādes, ūdensapgādes, transporta pakalpojumu, pasta pakalpojumu, teritorijas izmantošanas naftas vai gāzes iegūšanai vai akmeņogļu vai cita kurināmā meklēšanai vai iegūšanai, kā arī lidostu vai ostu pārvaldīšanas jomā, šāds iepirkums tiks rīkots saskaņā ar Sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju iepirkumu likumu, skaidro Raudzeps. Šādus iepirkumus rīko, piemēram, valsts AS "Augstsprieguma tīkls", "Sadales tīkls", "Starptautiskā lidosta "Rīga"", "Latvijas Pasts", "Latvijas Gāze", "Latvijas Dzelzceļš", "Pasažieru vilciens" un citi iepriekš minēto sabiedrisko pakalpojumu sniedzēji.

Sabiedrisko pakalpojumu sniedzējiem ir tiesības iepirkumus rīkot saskaņā ar savu iekšējo kārtību, ja paredzamā līgumcena piegādes vai pakalpojuma līgumam ir mazāka par 428 000 eiro un būvdarbu līgumam mazāka par 5 350 000 eiro. Izņēmums ir ES fondu un citu ārvalstu finanšu resursu finansēti projekti, kuru ietvaros iepirkumus jārīko saskaņā ar Iepirkumu uzraudzības biroja izstrādātajām "Iepirkumu vadlīnijām sabiedrisko pakalpojumu sniedzējiem". Taču nevienā no iepriekš minētajiem gadījumiem komersantiem nav tiesību savas tiesības aizstāvēt Iepirkumu uzraudzības birojā. Savukārt, ja paredzamā līgumcena ir lielāka par iepriekš minētajām līgumcenu robežvērtībām, iepirkumu jārīko, piemērojot kādu no Sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju iepirkumu likumā paredzētajām iepirkuma procedūrām, kā arī komersantiem būs tiesības vērsties ar iesniegumiem Iepirkumu uzraudzības birojā.

Visbeidzot, aizsardzības vai iekšlietu resorā ietilpstošās iestādes un valsts drošības iestādes atsevišķus iepirkumus varētu rīkot saskaņā ar Aizsardzības un drošības jomas iepirkumu likumu, ja tās iepirktu aizsardzības vai drošības jomai specifiskas preces, pakalpojumus vai būvdarbus.

Komersanti, kas ir ieinteresēti piedalīties iepirkumos Latvijā, informāciju par iepirkumiem var iegūt vai nu IUB tīmekļa vietnē sadaļā "Meklēt paziņojumus" , vai arī katra pasūtītāja vai sabiedrisko pakalpojumu sniedzēja profilā Elektronisko iepirkumu sistēmā (EIS) sadaļā "e-konkursi".

Ja uzņēmums izvēlas iepirkumus meklēt pats, tad visplašāko informāciju būs iespējams iegūt IUB, stāsta elektronisko iepirkumu sistēmu piegādāja, kompānijas SIA "Mercell Latvia" vadītājs Ainārs Liepa. Tomēr, pēc viņa teiktā, ir arī savi mīnusi, jo šajā vietnē pārsvarā būs iespējams atrast tikai publiskā sektora iepirkumus, turklāt tikai tos, kas pārsniedz iepirkumu likumos noteiktos līgumcenu sliekšņus. Tātad, iztrūks informācijas par komercsektora pasūtītījumiem un publiskā sektora mazajiem iepirkumiem (zem noteiktajiem līgumcenu sliekšņiem) un cenu aptaujām. Trūkstošo informāciju, ja tā ir aktuāla, nāksies meklēt citos avotos.

Pēc Raudzepa teiktā, EIS informāciju ir grūtāk sameklēt, taču tā ir apjomīgāka nekā IUB tīmekļa vietnē, jo ietver arī daļu no iepirkumiem, par ko netiek veiktas publikācijas IUB tīmekļa vietnē. Turklāt pasūtītāji un sabiedrisko pakalpojumu sniedzēji šajā sistēmā publisko attiecīgo iepirkumu dokumentus.

Ja uzņēmumam nav vēlēšanās vai resursu iepirkumus meklēt pašam, tad iespējams izmantot dažādus tirgū pieejamos iepirkumu monitoringa pakalpojumus, kas ļauj sev aktuālo iepirkumu informāciju saņemt vienkopus, turklāt jau atlasītu, atbilstoši interesējošajām nozarēm, skaidro Liepa, uzsverot, ka tirgū pieejami vairāki šādi pakalpojumi un tas, kurš no pakalpojumiem būs aktuālākais konkrētajam uzņēmumam, būs atkarīgs no uzņēmuma vēlmēm.

Latvijā darbojas vairāki komersanti, kas par maksu piedāvā iespēju iegūt apkopotu informāciju par iepirkumiem Latvijā, piemēram, "mercell.com", "iepirkumi.lv", "iub.lv" un citi, uzskaita Raudzeps.

Pirms izlemt – piedalīties iepirkumā vai ne, komersantiem rūpīgi jāiepazīstas ar attiecīgajā iepirkumā izvirzītajām prasībām gan lai saprastu, vai tās ir skaidras, gan arī lai izvērtētu, vai komersants tām atbilst, atgādina Raudzeps.

Īpašu uzmanību jāpievērš, pirmkārt, komersanta atbilstībai izslēgšanas iemesliem. Iepirkumu dokumentos būs norādīts par piemērojamajiem izslēgšanas iemesliem. Izslēgšanas iemesli lielākoties ir noteikti gan Publisko iepirkumu likumā, gan Sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju iepirkumu likumā, līdz ar ko visos iepirkumos tie būtībā būs vienādi. Taču pasūtītājiem un sabiedrisko pakalpojumu sniedzējiem ir tiesības iepirkuma dokumentos izvēlēties piemērot arī tādus izslēgšanas iemeslus kā iepriekšēja līguma neizpildīšana, dēļ kā līgums tika izbeigts, vai smagi profesionālās darbības pārkāpumi, līdz ar ko jāpārbauda, vai konkrētajā iepirkumā tie tiek piemēroti.

Ja komersants atbilst kādam no izslēgšanas iemesliem, lielākās daļas izslēgšanas iemeslu gadījumā komersantam ir tiesības iesniegt pierādījumus, ka komersants ir novērsis iepriekšējā pārkāpuma rezultātā nodarīto kaitējumu, veicis tehniskus, organizatoriskus vai personālvadības pasākumus, vai citus pasākumus, kas ļautu pasūtītājam vai sabiedrisko pakalpojumu sniedzējam uzskatīt, ka attiecīgais komersants ir atjaunojis uzticamību, un atļaut tam piedalīties attiecīgajā iepirkuma procedūrā. Taču pasūtītājam vai sabiedrisko pakalpojumu sniedzējam nav pienākums atļaut šādam komersantam piedalīties iepirkuma procedūrā. Tāpēc, ja komersants atbilst kādam no izslēgšanas iemesliem, rūpīgi jāapsver – vai ir vērts veltīt resursus lai piedalītos iepirkumā.

Turklāt ir tādi izslēgšanas iemesli, ko nevar novērst. Piemēram, ja komersantam ir nodokļu parādi, vai komersants vai komersanta vairāk nekā 25% kapitāla daļu (akciju) īpašnieks vai turētājs ir ārzonā reģistrēta juridiskā persona vai personu apvienība, komersantu izslēgs no tālākās dalības iepirkumā.

Otrkārt, rūpīgi jāizvērtē kvalifikācijas prasības, respektīvi – vai komersants atbilst prasībām attiecībā uz komersanta reģistrāciju kādos profesionālās darbības reģistros, saimniecisko un finansiālo stāvokli, tehniskajām un profesionālajām spējām, kvalitātes vadības standartiem. Ja komersants neatbilst visām prasībām, tam ir tiesības balstīties uz citu komersantu spējām, vai nu veidojot kopā ar citiem komersantiem personu apvienību, tādējādi apkopojot spējas, vai piesaistot apakšuzņēmējus ar nepieciešamajām spējām.

Treškārt, ļoti svarīgi ir saprast kritērijus, saskaņā ar kuriem tiks vērtēti piedāvājumi, respektīvi – noteikts uzvarētājs, jo tie liecina par pasūtītājam un sabiedrisko pakalpojumu sniedzējam svarīgajiem aspektiem. Pieskaņojot piedāvājumu šiem kritērijiem, komersanti var veicināt savu uzvaru iepirkumā.

Bieži vien komersanti nepievērš pienācīgu uzmanību iepirkuma līguma projektā ietvertajiem noteikumiem. Taču līguma projektu ir jāizvērtē ar lielu rūpību, jo no tā var izsecināt riskus, ar kādiem komersantam var nākties saskarties līguma izpildes laikā. Piemēram - vai atsevišķu darbību veikšanas termiņi ir izpildāmi, vai līgumsodi ir samērīgi un līdzsvaroti noteikti abām pusēm, vai ir paredzēta efektīva līgumcenas pārskatīšanas kārtība, piemēram, neparedzētu apstākļu vai cenu pieauguma dēļ, vai ir paredzēta saprātīga līguma izbeigšanas kārtība, ja apstākļi mainās tiktāl, ka līgumu objektīvi nav iespējams izpildīt, un citi.

Ja iepirkuma dokumentos, tai skaitā līguma projektā, ietvertās prasības nav skaidras, komersantam būtu jālūdz no pasūtītāja vai sabiedrisko pakalpojumu sniedzēja skaidrojumu par tām, pretējā gadījumā ir risks iesniegt neatbilstošu piedāvājumu. Praksē vienlaicīgi ar jautājumu uzdošanu bieži vien komersanti izsaka arī priekšlikumus prasību precizēšanai, tai skaitā līguma projektā ietverto noteikumu precizēšanai.

Ja jautājumi uzdoti savlaicīgi pirms pieteikumu vai piedāvājumu iesniegšanas termiņa, pasūtītājam un sabiedrisko pakalpojumu sniedzējam ir pienākums uz tiem atbildēt. Tomēr pasūtītājiem un sabiedrisko pakalpojumu sniedzējiem nav pienākums ņemt vērā izteiktos priekšlikumus, skaidro Raudzeps. Termiņš jautājumu uzdošanai atšķiras no piemērotās iepirkuma procedūras. Piemēram, Publisko iepirkumu likuma 9. panta kārtībā rīkotajās iepirkuma procedūrās jautājumus jāuzdod ne vēlāk kā 4 dienas pirms piedāvājuma iesniegšanas termiņa, bet vēlams – vēl ātrāk. Savukārt, piemēram, atklāta konkursa gadījumā jautājumus būtu jāuzdod ne vēlāk kā 6 dienas pirms piedāvājumu iesniegšanas termiņa.

Iepirkuma dokumentācijas sagatavošana ir laikietilpīgs process un rada uzņēmumiem, kā arī pasūtītājiem papildus izmaksas, norāda "PwC" eksperti. Ņemot vērā ieguldījumu iepirkumu procedūrā, ir svarīgi, lai tajā tiktu izslēgtas kļūdas un uzņēmums nonāktu pie pozitīva rezultāta. Lai nodrošinātu veiksmīgu iznākumu un sasniegtu pretendenta un pasūtītāja mērķi iepirkumā, svarīgi izprast iepirkuma procesa nianses, kā arī apzināt potenciālos procedūras sarežģījumus un riskus.

Tādēļ uzņēmējam rūpīgi jāievēro iepirkuma dokumentos ietvertie noteikumi attiecībā uz piedāvājumā ietveramajiem dokumentiem un citu informāciju, un iesniegšanas termiņiem. Pretējā gadījumā piedāvājumu var noraidīt, atgādina "Sorainen" eksperts.

Taču, ja piedāvājums saturēs neskaidru informāciju, pasūtītājam un sabiedrisko pakalpojumu sniedzējam būs pienākums noskaidrot neskaidro informāciju.

Papildus jāņem vērā, ka, vispārīgi runājot, ja tehniskais vai finanšu piedāvājums neatbildīs iepirkuma dokumentos noteiktajām prasībām, tos ar lielu varbūtību noraidīs. Turpretī, ja piedāvājumā būs neskaidrības par atbilstību kvalifikācijas prasībām, šīs neskaidrības, visticamāk, pasūtītāji un sabiedrisko pakalpojumu sniedzēji centīsies noskaidrot.

Normatīvie akti iepirkumu jomā laiku pa laikam mainās, tāpat kā ikvienā citā jomā, skaidro Raudzeps. Piemēram, pašlaik Saeimā tiek skatīti apjomīgi grozījumi gan Publisko iepirkumu likumā, gan Sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju iepirkumu likumā. "Tāpēc vēlos uzsvērt, ka vienā iepirkumā iegūtās zināšanas un pieredze var nenoderēt citā iepirkumā, jo prasības var būt mainījušās. Līdz ar to komersantiem, kas plāno regulāri piedalīties publiskajos iepirkumos, regulāri jāseko līdzi izmaiņām normatīvajos aktos šajā jomā," atgādina Raudzeps.

AS "Sadales tīkls" ik gadu iepērk preces un pakalpojumus aptuveni 100 miljonu eiro vērtībā, tai skaitā, organizē ap 50 lielos iepirkumus ar plānoto summu virs 40 tūkstošiem eiro katram.

Lai nodrošinātu kvalitatīvu un ilgtspējīgu preču un materiālu izmantošanu elektrotīklu atjaunošanas, izbūves un remonta darbos, esam ieviesuši materiālu atbilstības novērtēšanas sistēmu, ko izmantojam jau trešo gadu. Tajā ikviens ražotājs vai piegādātājs var pieteikt savus materiālus atbilstības novērtēšanai. Tas ļoti atvieglo iepirkumu norisi un ļauj būt drošiem par izmantojamo materiālu kvalitāti.
Savukārt, lai būvdarbus un saistītos pakalpojumus veiktu tikai kvalificēti speciālisti, nodrošinot kvalitāti un atbilstošas garantijas, ir izveidota koncerna "Latvenergo" kvalifikācijas sistēma, kurā tiek uzturēts un aktualizēts kvalificētu piegādātāju reģistrs. Sistēma izveidota atbilstoši Sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju iepirkumu likuma 55. pantam, un līgumus par darbu veikšanu slēdzam tikai ar šajā sistēmā reģistrētiem pretendentiem.

Viens no mūsu pamatmērķiem ir iepirkumos veicināt godīgu konkurenci pretendentu vidū, jo tikai šādi ir iespējams nodrošināt sabiedrības interesēm atbilstošus pakalpojumus. Izaicinājums ir organizēt iepirkumus tā, lai tajos motivētu piedalīties pēc iespējas lielāku kvalificētu pretendentu skaitu.

Lai pretendenti varētu piedalīties mūsu izsludinātajās cenu aptaujās, aicinām reģistrēties "Latvenergo" koncerna elektroniskajā iepirkumu sistēmā, kas ir piedāvājumu iesniegšanas platforma. Sistēmā var reģistrēties ikviens piegādātājs vai pakalpojumu sniedzējs.

Starp tipiskākajām kļūdām jāmin pretendentu nepārdomāti piedāvājumi. Gadās saņemt piedāvājumus, kuros, piemēram, nav ņemti vērā konkrētas preču grupas vai pakalpojuma tirgus cenu svārstību riski, vai arī nav adekvāti izvērtētas spējas sagādāt pasūtītos materiālus vai izpildīt darbus noteiktajā termiņā. Šādas kļūdas (nespēja izpildīt līgumsaistības) var rezultēties ar līguma laušanu, radot zaudējumus abām pusēm: pretendentam – finansiālus, savukārt pasūtītājs šādās situācijās riskē ar nespēju izpildīt plānotos uzdevumus un sasniegt izvirzītos mērķus. Lai izvairītos no šādām situācijām, "Sadales tīkls" izmanto normatīvajos aktos noteiktās tiesības par rezerves līgumu slēgšanu, proti, iespēju slēgt līgumu arī ar nākamā saimnieciski izdevīgākā piedāvājuma (nākamās zemākās cenas piedāvājuma) iesniedzēju ar nosacījumu, ka tas pasūtījumu iegūst, ja uzvarētājs nespēj pildīt līguma saistības.

Katrs publiskais iepirkums ir individuāls projekts, kurā piedalās divas iesaistītās puses – pasūtītājs un pretendents. Arī apdrošināšanas nozarē populārākajos apdrošināšanas veidos lielu tirgus daļu veido publiskais iepirkumu sektors. Iepirkumu procesā katra no iesaistītajām pusēm tiecas sasniegt noteiktus mērķus. Piemēram, apdrošināšanas nozarē pasūtītājs vēlas iegūt pēc iespējas kvalitatīvāku polises segumu vai lētāku cenu, bet pretendents noslēgt jaunu darījumu, kas atbilst noteiktajam risku aprēķinam. No vārdu salikuma "publiskais iepirkums" noteikti nevajadzētu baidīties – pēc būtības tas ir likumiski regulēts projekts valsts vai pašvaldības mērogā ar vienādiem noteikumiem visiem. Iepirkuma nolikums ir vadlīnijas un instrukcija, kas potenciālajam pretendentam dod iespēju korekti un nepārprotami kļūt par potenciālo sadarbības partneri.

Publiskā iepirkuma piedāvājuma gatavošanā parasti darbojas vairāku cilvēku komanda, kur katrs pārzina konkrētas funkcijas un uzņemas atbilstošus pienākumus, piemēram, uzraudzīt administratīvos jautājumus, ievērot termiņus, sagatavot piedāvājuma saturu, aprēķināt cenas, pārbaudīt sagatavotā piedāvājuma atbilstību prasībām u.tml. Ļoti svarīgi apzināties, ka komanda strādā ar vienotu mērķi, tāpēc būtiska loma ir savstarpējai sadarbībai un komunikācijai.

Jebkurš publiskais iepirkums prasa vairāku resursu iesaisti un apjomīgu darbu, taču lielākais ierobežojums publiskā iepirkuma pieteikšanās procesā ir laiks. Paziņojuma par izsludinātu iepirkumu saņemšana nozīmē, ka darba grupa, kas šo iepirkumu apstrādās, var ķerties pie darba. Atbildīgais darbinieks primāri iepazīstas ar iepirkuma nolikumu un sagatavo plānu turpmākajām sistemātiskām darbībām. Svarīgi neatlikt darbus, nekavēt un mācēt noteikt prioritātes.

Iepirkuma nolikums ir instrukcija pretendentam, kā gatavot piedāvājumu, ko pasūtītājs tajā vēlas redzēt un kādi ir precīzi kritēriji, kas var nodrošināt pretendenta uzvaru iepirkumā. Svarīgākais ir jau pašā sākumā saprast "spēles noteikumus", jo pēc pieteikuma iesniegšanas kļūdas labot vairs nebūs iespējas. Likumdošana (Publisko iepirkumu likums un Sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju likums) paredz iespējas pretendentam izteikt pamatotus iebildumus, precizējošus jautājumus un pieprasīt papildu informāciju par iepirkuma priekšmetu jau pirms piedāvājuma iesniegšanas, lai visiem potenciālajiem pretendentiem būtu vienādi dalības nosacījumi. Iespēja sazināties ar pasūtītāju, ja tas ir pamatoti nepieciešams, noteikti jāizmanto.

Pēc tam, kad noteikumi ir pilnībā skaidri, seko piedāvājuma izstrāde. Vienlaikus par iepirkuma piedāvājumu atbildīgais darbinieks apkopo atlases dokumentāciju, klasificējot laikietilpīgākās pozīcijas, kuru saņemšanai vai sagatavošanai ir nepieciešams ilgāks laiks (piemēram, klientu atsauksmes vai izziņas).

Piedāvājuma komplektēšana noteikti atmaksāsies laika ziņā, ja dokumentācija strukturēti tiks gatavota un apkopota jau iepriekš neatkarīgi no paša piedāvājuma saņemšanas. Piemēram, atlases dokumenti, nolikuma pielikumi un vispārīga dokumentācijas kopa var tikt gatavota neatkarīgi no konkrētā piedāvājuma satura, tādējādi taupot laiku un mazinot steigu, kas nereti rodas, tuvojoties piedāvājuma iesniegšanas datumam. Svarīgi pārzināt latviešu valodas interpunkciju un lingvistisko pusi, jo katrs komats vai latviešu valodas interpretējams lietojums var vēlāk atsaukties uz iepirkuma rezultātu – tā teikt, komats vai semikols var maksāt ļoti dārgi. No pieredzes varu apgalvot, ka vizuāli patīkams piedāvājuma noformējums un katra pieredzējuša iepirkuma speciālista "rokraksts" iepirkuma vērtēšanas komisijai paliek atmiņā un, iespējams, palīdz pozitīva rezultāta nodrošināšanā.