Teksts: Līga Švāne
Attālinātais darbs un ar tehnoloģijām pastarpināta komunikācija profesionālajā sfērā daudziem nu jau ir neatņemama ikdienas sastāvdaļa. Lai gan šādam formātam var uzskaitīt daudz ieguvumu, liela daļa noteikti piekritīs, ka bezkontakta komunikācija ar kolēģiem var būt arī visnotaļ izaicinoša.
Rakstiska elektroniskā saziņa ļoti ierobežo iespējas paust emocijas, ar kurām sarunā aci pret aci varam papildināt sacīto. Tas savukārt veido labvēlīgu augsni pārpratumiem un aplamiem pieņēmumiem. Arī attālinātajām video sapulcēm un apspriedēm ir trūkumi. Viens no tiem – skaļas diskusijas, kurās iesaistās dažādu viedokļu pārstāvji, parasti pārtop nesaprotamā haosā. Kā komunicēt un uzvesties digitālajā vidē, lai neveidotos lieki pārpratumi, un ko pavisam noteikti nevajadzētu darīt?
Ir divu veidu cilvēki: vieni emotikonus vēlas likt teju katra teikuma beigās un jo vairāk, jo labāk, bet otri tos izmanto ļoti reti vai arī neizmanto vispār. Elektroniskajā saziņā miniatūrie zīmējumi var palīdzēt paust emocijas vai noskaņojumu, tomēr ar to pielietošanu (vai, gluži otrādi, ignorēšanu) jābūt ļoti uzmanīgiem, jo ziņas saņēmējam var veidoties aplams priekšstats.
"Digitālajā vidē visa komunikācija un izteiksme nereti balstās uz vienu satura formu, parasti – tekstu. Mēs nevaram izlasīt intonāciju, neredzam smaidu vai sarauktas uzacis, bieži vien nespējam saprast, kā tieši jāuztver teksts, ko esam saņēmuši. Es pati vairākkārt ziņu no tiešā vadītāja "Ieliekam rītdien zvanu, mums jāparunā!" esmu izlasījusi gan kā "rītdien tevi atlaidīšu", gan kā draudzīgu "gribu zināt, kā tev sokas, parunāsimies". Labākais veids, kā izvairīties no tā, ka tiec pārprasts, ir izteikties pēc iespējas tiešāk. Varbūt brīžiem nedaudz garāk, bet paskaidrot situāciju un galu galā paskaidrot arī emocijas, ar kādām tiek rakstīta ziņa. Ir pilnīgi normāli pievienot tekstam smaidošu emotikonu vai pierakstīt ļoti tieši: "Es par konkrēto problēmu satraucos, mums jāatrod risinājums." Savukārt, ja saņemtajā ziņā par kaut ko nav skaidrības, vienmēr var uzdot jautājumu un precizēt to, kas nav saprasts," stāsta radošā satura aģentūras "lemonade stand" stratēģe Lelde Dālmane.
"Digitālajā vidē visa komunikācija un izteiksme nereti balstās uz vienu satura formu, parasti – tekstu. Mēs nevaram izlasīt intonāciju, neredzam smaidu vai sarauktas uzacis, bieži vien nespējam saprast, kā tieši jāuztver teksts, ko esam saņēmuši. Es pati vairākkārt ziņu no tiešā vadītāja "Ieliekam rītdien zvanu, mums jāparunā!" esmu izlasījusi gan kā "rītdien tevi atlaidīšu", gan kā draudzīgu "gribu zināt, kā tev sokas, parunāsimies". Labākais veids, kā izvairīties no tā, ka tiec pārprasts, ir izteikties pēc iespējas tiešāk. Varbūt brīžiem nedaudz garāk, bet paskaidrot situāciju un galu galā paskaidrot arī emocijas, ar kādām tiek rakstīta ziņa. Ir pilnīgi normāli pievienot tekstam smaidošu emotikonu vai pierakstīt ļoti tieši: "Es par konkrēto problēmu satraucos, mums jāatrod risinājums." Savukārt, ja saņemtajā ziņā par kaut ko nav skaidrības, vienmēr var uzdot jautājumu un precizēt to, kas nav saprasts," stāsta radošā satura aģentūras "lemonade stand" stratēģe Lelde Dālmane.
Digitālā vide sniedz brīvu vaļu interpretācijai, un cilvēkiem piemīt īpašība bieži vien ne tikai iztēloties to, kā nav, bet arī uzburt vissliktāko iespējamo scenāriju. Rezultātā šķietami neitrālu e-pasta ziņu no priekšniecības kāds var savā prātā iztulkot ačgārni, cenšoties zem katra vārda atrast zemtekstu. Tajā pašā laikā arī ziņa, kas pārlieku izraibināta ar emotikoniem, neko labu par autoru neliecina un rada bērnišķīgu, nenopietnu iespaidu. Komunikācijai jābūt cieņpilnai un pēc iespējas neitrālākai, lai neveidotos pārpratumi.
"Komunikācijas stilam digitālajā vidē nevajadzētu daudz atšķirties no tā, kā sazinātos ar kolēģi vai sadarbības partneri aci pret aci. Tomēr ir jāsaprot, ka tad, kad tiekamies un runājam, ir vairākas lietas, kas palīdz kā pasniegt, tā arī uztvert informāciju, – skaņa, ķermeņa valoda, mīmika, dažkārt uzskates materiāli un tā tālāk. Savukārt, sazinoties elektroniski, izteiksmes un uztveres veids ir viens – rakstītais teksts. Līdz ar to saturs ir pati svarīgākā lieta, un tam ir jābūt pēc iespējas īsākam, precīzākam un viegli saprotamam. Ļoti svarīgi ir rakstīt gramatiski pareizi, pārlasīt uzrakstīto un izķert kļūdas, ja tādas radušās. Tādi elementi kā treknraksts, uzsvēruma punkti un pasvītrojumi bieži vien var palīdzēt nodot informāciju. Piemēram, izceļot, kas ir svarīgākais, vai uzskaitot, kādi ir nākamie rīcības soļi. Savukārt teksts, kas tapis, rakstot lielo burtu režīmā, jau no pašiem interneta pirmsākumiem tiek uztverts kā kliegšana, tāpēc es neieteiktu to izmantot ikdienas komunikācijā profesionālajā vidē. Atkarībā no tā, cik brīva ir darba vide, ir pieļaujama arī emotikonu izmantošana e-pasta saziņā," skaidro radošās sfēras pārstāve.
Klaja ziņu ignorēšana un neatbildēšana ir neprofesionāla rīcība. Tajā pašā laikā atgādinājumi un atkārtota saziņa, ja vēl nav saņemta atbilde, dažiem var šķist nedaudz agresīva vai uzbāzīga. Īpaši, ja ziņas teksts sastāv no lielajiem burtiem, neskaitāmām izsaukuma zīmēm un, kā ķirsītis uz kūciņas, bonusā vēl tiek pievienots burtu savienojums ASAP. Atgādināt par sevi nav nekas nosodāms un nenozīmē, ka esi uzbāzīgs vai nepieklājīgs, bet ir svarīgi piedomāt pie komunikācijas stila un ziņas noformējuma. Pieklājību un cieņu nedrīkst ignorēt.
Termiņš
Ja esam vienojušies par konkrētu laika rāmi (piemēram, aprēķināt izmaksas, nosūtīt dizainu vai jebko citu) un nesaņemu atbildi šajā periodā, atgādinu par sevi jau tajā pašā dienā. Bieži vien pat dienu vai divas pirms noteiktā termiņa – tas atkarīgs no situācijas. Šajos gadījumos ir svarīgi atgādināt par vienošanos un to, kas tajā tika atrunāts.
Nogaidīt
Ja nav nekādu iepriekšēju vienošanos un vienkārši neesmu saņēmusi atbildi, pagaidu aptuveni nedēļu un tad pieklājīgi un draudzīgi atgādinu, ka joprojām gaidu atbildi.
Situācijas izvērtēšana
Ja komunikācija ar kādu notiek pirmo reizi (tā saucamais "cold reach-out") un nesaņemu atbildi, izvērtēju situāciju – ja man ir ļoti nepieciešams, lai šī kontaktpersona atbildētu, pēc aptuveni nedēļas rakstu vēlreiz, bet ar nedaudz citādu e-pasta tekstu.
Līga Švāne, "Delfi Brand Studio" satura redaktore
2020. gada sākumā, globālās pandēmijas priekšvakarā, devos bērna kopšanas atvalinājumā. Kad 2021. gada izskaņā atgriezos darbā, turklāt jaunā amatā, profesionālā vide bija ievērojami mainījusies un vairs nebija tāda, kā agrāk. Joprojām spēkā esošie Covid-19 ierobežojumi lika pielāgoties situācijai. Lai gan jaunie pienākumi man bija skaidri, darba specifiku, tostarp dažādas tehniskās nianses, lielā mērā nācās izzināt attālināti ar virtuālo čatu un video zvanu starpniecību. Ja līdz šim bija pierasts, ka viss tiek izskaidrots un parādīts aci pret aci, tad tagad saziņa ar kolēģiem notika hibrīdrežīmā – gan klātienē, gan attālināti.
Nenoliegšu, ka sākumā izjutu pastiprinātu trauksmi, jo apgūt tehniskas lietas, kas saistītas ar satura projektu noformēšanu, ir krietni vienkāršāk, ja cilvēks, kurš to skaidro, atrodas blakus, tomēr, pateicoties kolēģu profesionalitātei, pacietībai un rūdījumam, drīz vien iejutos un "apaugu" ar jaunām zināšanām.
Šajā situācijā lielu lomu spēlēja savstarpējā cieņa, problēmu kodolīgs apraksts un to risināšana nekavējoties, neskaidrību izrunāšana un, pats galvenais, vēsa prāta saglabāšana. Galvenais, ko sapratu – nav jābaidās uzdot jautājumus un lūgt palīdzību brīžos, kad kaut kas līdz galam nav skaidrs. Tāpat arī attālinātais darbs man ir iemācījis izvērtēt prioritātes un izvairīties no izplūšanas liekvārdībā.
Nenoliegšu, ka sākumā izjutu pastiprinātu trauksmi, jo apgūt tehniskas lietas, kas saistītas ar satura projektu noformēšanu, ir krietni vienkāršāk, ja cilvēks, kurš to skaidro, atrodas blakus, tomēr, pateicoties kolēģu profesionalitātei, pacietībai un rūdījumam, drīz vien iejutos un "apaugu" ar jaunām zināšanām.
Šajā situācijā lielu lomu spēlēja savstarpējā cieņa, problēmu kodolīgs apraksts un to risināšana nekavējoties, neskaidrību izrunāšana un, pats galvenais, vēsa prāta saglabāšana. Galvenais, ko sapratu – nav jābaidās uzdot jautājumus un lūgt palīdzību brīžos, kad kaut kas līdz galam nav skaidrs. Tāpat arī attālinātais darbs man ir iemācījis izvērtēt prioritātes un izvairīties no izplūšanas liekvārdībā.
Digitālajā vidē ir ļoti svarīgi neļaut komunikācijai izplūst. Mētāšanās pa dažādiem saziņas kanāliem – e-pastu, "Skype", "Slack", "WhatsApp" un citiem – viena temata ietvaros ļoti apgrūtina darbu. Izvēlies sev piemērotāko platformu, kurā tiks veidota saruna, un pie šī formāta arī pieturies. Par darba lietām visefektīvāk ir sazināties e-pastā, kur informāciju ir vieglāk atrast un pārskatīt, jo sociālajos tīklos rakstītais var arī pazust vai gluži vienkārši aizmirsties. Tāpat komunikācija e-pastā nepārkāpj robežu starp darba un brīvā laika balansu.
Ar kolēģiem vai sadarbības partneriem saziņa sociālajos tīklos parasti notiek tad, kad profesionālās attiecības kļuvušas par draudzību. Šādos gadījumos, protams, var pielāgoties konkrētās vides izteiksmes līdzekļiem – izmantot neformālāku rakstības stilu un iekļaut emotikonus.
"Te gan jāpatur prātā, ka, uzrunājot kolēģi vai sadarbības partneri pirmo reizi (ja komunikācija nav notikusi kādā citā veidā vai platformā, piemēram, e-pastā), vajadzētu pieturēties pie klasiskākas komunikācijas formas un rakstīt tā, it kā komunikācija notiktu ar e-pasta starpniecību," tā Lelde.
"Te gan jāpatur prātā, ka, uzrunājot kolēģi vai sadarbības partneri pirmo reizi (ja komunikācija nav notikusi kādā citā veidā vai platformā, piemēram, e-pastā), vajadzētu pieturēties pie klasiskākas komunikācijas formas un rakstīt tā, it kā komunikācija notiktu ar e-pasta starpniecību," tā Lelde.
Kad strīdus situācijas tiek risinātas aci pret aci, mums ir neierobežotas iespējas paust savas emocijas ne tikai ar vārdiem, bet arī intonāciju, ķermeņa valodu un sejas mīmiku. Ko darīt, ja briest konflikts, bet nav iespēju to atrisināt reālajā dzīvē? Skaidrs, ka konflikti ir jāskaidro jo ātrāk, jo labāk, tomēr vide, kurā tas tiek darīts, ļoti ietekmēs formu, kā tas notiks. Tāpat der atcerēties – ja konflikts draud samilzt, tā risināšanā jāiesaista vadība un/vai personālvadība.
Attālinātās sapulces nevienu jau sen vairs neizbrīna – tās kļuvušas par ikdienu, kas ievērojami atvieglo cilvēku dzīvi. Tiesa, šādam formātam ir arī savi trūkumi, un visbiežāk tie saistīti ar tehnisko nodrošinājumu – video un skaņas kvalitāti, interneta ātrumu.
Tehniskās lietas
"Man kā diezgan tehniskam cilvēkam, kas pamatā strādā ar satura (īpaši video) izstrādi, vislielākie klupšanas akmeņi šķiet tehniskās lietas – čerkstošs mikrofons, ļoti slikta attēla kvalitāte, nosēšanās pret logu (tā, ka cilvēkam nevar redzēt seju, bet tikai aprises un gaišu logu) un tamlīdzīgas lietas, kas var traucēt uztvert informāciju. Nesaku, ka katram ir jāpieslēdz profesionāls mikrofons un jaunākā kinokamera pie sava portatīvā datora, bet ir svarīgi parūpēties par to, lai nekas netraucē."
Sagatavošanās
"Pirms zvana ir jāsagatavojas – jāpārbauda, vai ar prezentāciju var ērti dalīties, ja ieplānots rādīt kādu video, jāpārliecinās, ka notiek lejupielāde un tie, kuri pieslēgsies zvanam, dzirdēs skaņu utt."
Cilvēcīgums
"No tāda cilvēcīgā viedokļa attālinātos zvanos man bieži vien trūkst šīs cilvēcības. Ja dienā ir vairāki zvani un tie visi sākas ar – "Tā, mums ir 30 minūtes, ejam cauri, nekavējamies!", ir ļoti viegli sajusties kā robotam, nevis vērtīgam darbiniekam. Reizi pa reizei iesaku pirms zvana apvaicāties, kā pārējiem kolēģiem sokas, vai viņiem ir kādas uzvaras vai neveiksmes, ar ko vēlas padalīties, pirms ķeramies pie galvenā temata."
Profesionalitāte
"Savukārt no apstākļu viedokļa, darba dienā atrodoties mājās, ir viegli uztvert virtuālo vidi daudz nepiespiestāk. Un tā nav slikta lieta, tomēr profesionalitātes saglabāšana ir ārkārtīgi svarīga. Tāpēc es ieteiktu attālinātā zvana laikā neatgāzties dīvānā un nelikt sarunas dalībniekiem skatīties uz dubultzodu un nāsīm. Tādas vienkāršas lietas kā tīrs T krekls vai blūze (lai jau tās treniņbikses paliek) un apsēšanās ar taisnu muguru pie īsta galda atstās par tevi krietni labāku iespaidu. Noteikti nedrīkst aizmirst, ka, lai gan virtuālā, tomēr joprojām esam darba vidē."