Teksts: Sabīne Košeļeva
Kurš gan nav saņēmis darba e-pastu un nodomājis – "Zemīt, atveries!" – vai arī pēc pogas "Sūtīt" nospiešanas sapratis, ka sūtīt tomēr nevajadzēja? Ko un kā darīt, lai no šādām situācijām profesionālajā vidē (un ne tikai) izvairītos, stāsta valodniece, podkāsta un "Instagram" konta "Pieturzīmes" radītāja Aiga Veckalne.
Kā noskaidrojis pētniecības un datu analīzes uzņēmums "Statista.com", internetam kļūstot arvien brīvāk pieejamam, ik dienu visā pasaulē nosūtīto un saņemto e-pastu skaits izteikti pieaug kopš 2017. gada. Ja 2020. gadā tie bija 306,4 miljardi e-vēstuļu, tad 2025. gadā to skaits varētu sasniegt jau 376,4 miljardus. Ja 2020. gadā globālais e-pasta lietotāju skaits bija četri miljardi, tad 2025. gadā tie varētu būt 4,6 miljardi. Tieši tik svarīgu lomu mūsu komunikācijā ir ieņēmušas un turpina ieņemt e-vēstules!

Tiesa, šie skaitļi aptver it visus nosūtītos e-pastus – gan privātām, gan reklāmas, gan arī darba vajadzībām, un pēdējie šajā sarakstā būtu jāizceļ īpaši, jo, lai tie veiksmīgi sasniegtu savu mērķi, der ievērot noteiktu etiķeti.

Kā skaidro Aiga Veckalne, e-pasta pamatu pamats ir kodolīgums: "Ir jāapdomā katrs vārds, katra vārda nepieciešamība – ko tas dod jēgas ziņā, vai tas atbilst vēstules mērķim. Liekās informācijas dzēšana ir muskulis, kas ir jātrenē. Mūsdienu augstākais tikums – ja mēs spējam vēstulēs būt kodolīgi, taupot savu un citu laiku, izvairoties arī no pārpratumiem. Var pateikt vairāk, uzrakstot mazāk, – tekstam pievērsīs lielāku uzmanību, būs lielāka iespējamība, ka cilvēks ātrāk sapratīs, par ko ir runa. Caur lakoniskumu mēs izrādām rūpes, un jebkādā komunikācijā rūpes par savu sarunu biedru ir pats svarīgākais."

Valodniece uzsver – bieži vien ar vārdiem mēs "aizpildām ēteru", jo neesam izdomājuši, ko vēlamies teikt.
Tiesa, pastāv vairāki e-pasta vēstuļu stili. Piemēram, informatīvais stils, ko dēvē arī par lietišķo stilu, un pārliecinošais stils, kur nepieciešams vairāk vārdu. Piemēram, atbilde uz sūdzībām, nepatīkamu ziņu sniegšana, atteikums. Tāpat ir jānošķir vides – iekšējie e-pasti, kur atļaujamies daudz vairāk (gan pozitīvās, gan negatīvās izpausmēs), un ārējie e-pasti, kas ir lietišķāki.

"Iekšējos e-pastos mēs reizēm neapzināmies, ka aizvainojam savu kolēģi, uzrakstot kaut ko sarkanā krāsā, lieliem burtiem, nesasveicinoties vai esot pamācoši. Aicinu uzņēmumā izveidot noteikumus, kur visi vienojas, piemēram, ka saziņa nav sarkastiska, sasveicinās, uzrunājot pirmo reizi, lai nerastos nepatīkama sajūta. Savukārt par ārējiem e-pastiem – pasaulē ir tendence, ka e-pasta sarakste kļūst arvien neformālāka. Mēs esam dzīvi cilvēki, un mēs drīkstam tādi būt, nepārkāpjot, protams, robežas," atklāj valodniece. "Teksts neļauj skaidri paust emocijas, tāpēc tas ir jārada maksimāli neitrāls, lai otram nerastos negatīva sajūta un nebūtu pēcāk jāskaidrojas. Smaidiņš var palīdzēt, taču – ja "uzbrauksi" un pieliksi smaidiņu, tas neatrisinās problēmu."
Liekvārdība
Garš ievads, skaidro, kādēļ raksta, vairākas reizes lūdz, pateicas jau iepriekš.
Nav sveiciena un uzrunas
"Labdien" ir universāls vārds jebkurā situācijā, bieži arī – "sveiks" vai "sveika", savukārt vārdu "sveiki" gan daudzi uzskata par pārāk familiāru (lai gan vārdnīcā šim vārdam ir neitrāla nozīme).
Vēstulei nav skaidra mērķa un struktūras
Informācija nav izklāstīta secīgi ar svarīgāko sākumā.
Temats
Tā nav vai neatbilst vēstules saturam.
Nekonkrēta informācija
Nesaprotami saīsinājumi, nav termiņa, nosacījumu utt. Ja uzrunā vairākus cilvēkus, nav precizēts, uz kuru attiecas konkrētā informācija.
Vēstules nepārlasa
Informācija atkārtojas, ir drukas kļūdas, nav pieslīpēts tonis, lai tas būtu neitrāls.
Īsi un kodolīgi
Labā prakse ir pēc iespējas iekļauties piecos teikumos vai pat mazāk. Tas gan nenozīmē, ka jādzēš sveiciens un uzruna.
Loģisks izklāsts
Tekstam ir jābūt loģiskam un pārdomātam: to var sadalīt rindkopās hronoloģiskā secībā, no vispārīgā uz konkrēto, no zināmā uz nezināmo un tamlīdzīgi.
'6K princips'
Ļoti palīdz arī tā dēvētais "6K princips", ko bieži izmanto preses relīžu izveidē, – "Kas? Ko? Kad? Kur? Kā? Kāpēc?".
Sāc ar svarīgāko
Gandrīz vienmēr ir jāsāk ar svarīgāko, izmantojot tā dēvēto apgrieztās piramīdas principu, kas ir labi zināms arī žurnālistikā. Izņēmumi ir nepatīkamu ziņu nodošana vai, piemēram, atbilde uz sūdzību.
Uzruna
Ja zināt adresāta vārdu un/vai uzvārdu, tad uzrunai pirmajā e-vēstulē vajadzētu būt daļai no sveiciena, jo tas rada pirmo iespaidu par vēstules sūtītāju. Sveiciena formālums ir atkarīgs no situācijas un tā, cik labi pazīstat adresātu. Ja ar adresātu neesat labi pazīstami, neaizmirstiet iepazīstināt ar sevi vai atgādināt, kas esat.
Pareizās pieturzīmes
Aiz sveiciena un uzrunas latviešu valodā liekama izsaukuma zīme (angļu valodā – komats vai kols (ASV lietišķajā stilā)).
Vēstules nobeigums
Vēstules beigās pieklājīgi un cieņpilni jāatvadās (piemēram, "Cieņā"/"Ar cieņu", "Sveicieni"/"Ar sveicieniem", nevis AC vai BR) vai jāieraksta sirsnīgs un piemērots novēlējums. Komats aiz "Ar cieņu/Cieņā" latviešu valodā nav jāliek. Pirmo reizi sūtot vēstuli, tajā noteikti jāiekļauj pilnais paraksts un kontaktinformācija.
Liekie elementi
Dzēsiet arī visu lieko, kas neattiecas uz konkrēto saraksti, piemēram, liekus "Re/Atb.", "Fw/Pārs." temata laukā, skujiņas, svītriņas, adresātu sarakstus, iepriekšējās vēstules.
Adresāts
Pārdomājiet, vai vēstule jāsūta daudziem adresātiem, un vienmēr rūpīgi izvērtējiet "Atbildēt visiem" iespējas nepieciešamību.
Noformējums
Lietišķā sarakstē nav vietas daudzpunktēm, vairākām jautājuma un izsaukuma zīmēm pēc kārtas, sarkanajai krāsai, vārdu rakstībai ar visiem lielajiem burtiem (lielie burti ir izcēlums tikai dokumentos, piemēram, nosaukumos – LĪGUMS), sarkastiskām piezīmēm, nesaskaņotam "tu" lietojumam.
Emocijzīmes
Noteikti jāizvairās izmantot emocijzīmes sarakstē ar nepazīstamiem adresātiem, jo sevišķi pirmajā saziņas reizē. Ja otrs sarakstes biedrs regulāri izmanto "smaidiņus", būs pieklājīgi pielāgoties un ielikt kādā vēstulē emocijzīmi.
""Jūs" un "Tu" latviešu valodā vēstulēs vai jebkādā komunikācijā, kas ir pielīdzināma vēstulēm, rakstām ar lielo burtu, ja runājam ar vienu cilvēku. Ja uzrunājam cilvēku grupu, tad lietojam mazos burtus. Es iesaku to trenēt un ikdienā lietot arī privātajā saziņā – īsziņās, interneta komentāros, "WhatsApp" utt.," stāsta Veckalne.

Kurā brīdī pāriet no "Jūs" uz "Tu"? "Tā ir vienošanās, ko mūsdienās var ierosināt daudz ātrāk. Ja kādreiz sieviete ierosināja vīrietim, vecākais jaunākajam vai augstākstāvošais zemākstāvošajam, tad mūsdienās to var darīt jebkurš. Sliktākais, kas var notikt, – jums pateiks "nē". Un jums ir tiesības pateikt "nē". Ar "Tu" saruna kļūst brīvāka un paplašina robežas, bet to nevajadzētu darīt bez saskaņošanas ar otru pusi, un noteikti ir jālieto lielais burts," rezumē valodniece.
Marta Cīrule, "Delfi Brand Studio" vadītāja
Vairāku gadu garumā, izmantojot e-pastu kā vienu no primārajām saziņas platformām, ir pāris atziņas, ko es ieteiktu atcerēties katram, lai kolēģiem būtu ne tikai patīkami, bet arī produktīvi ar jums sadarboties.

  • Ir nosūtīts e-pasts. Gaidi atbildi. Nezvani un neraksti kolēģim vēl citā platformā, lai pateiktu, ka esi nosūtījis e-pastu, sākot diskutēt par to, kas ir rakstīts nosūtītajā e-pastā. Kolēģi tevi mīlēs drusku vairāk, ja tā nerīkosies!
  • Ja e-pastā ir uzdoti trīs jautājumi, tad tā nav jāuztver kā izloze, kurā varam izvēlēties, uz kuru no jautājumiem gribam atbildēt. Ja adresants ir uzdevis trīs jautājumus, tad, visticamāk, viņš to nav darījis, garlaicības mākts, un viņam ir svarīgi saņemt atbildes uz visiem jautājumiem.
  • Ir dažādas krīzes situācijas, taču būsim reāli – vai rakstība ar lielajiem burtiem un vairāku izsaukuma zīmju izmantošana varētu būt labs un attaisnojošs stils e-pasta komunikācijā? Esmu droša, ka kolēģi jūs cienīs vairāk, ja rakstību ar lielajiem burtiem atstāsiet tikai priecīgiem izsaucieniem.
  • Nereti, kad e-pasts tiek nosūtīts komandai, neviens to neuztver personīgi pat tad, ja e-pastā tiek uzdots jautājums. Tajā brīdī visiem šķiet, ka gan jau kāds atbildēs. Rezultātā neatbild neviens. Uzrunājot e-pastā personīgi katru, iespējamība, ka uz e-pastu tiks saņemta atbilde, paaugstinās līdz pat 80%.
  • ''Ar steigu sūtu pielikumu!''. Ar steigu pārbaudi, vai e-pastam ir pielikums, kas mēdz palikt aiz borta!
Izteikt uzslavas vai kritiku
Ja jums ir kādas problēmas ar darbinieku vai darba devēju, tad tās lietderīgāk un arīdzan korektāk ir izrunāt aci pret aci. Līdzīgi ir arī ar uzslavām – tās tiks uztvertas nopietnāk, ja tiks izteiktas personīgi, nevis elektroniski.
Aprunāt un sūdzēties
Ja jums ir kas sakāms savam priekšniekam vai citiem kolēģiem par kādu no darbabiedriem, tad dariet to personiski. Baumošana un aprunāšana ne pie kā laba nenovedīs, turklāt var radīt krietni vien vairāk problēmu, nekā bija sākumā.
Paziņot izmaiņas kolektīvā
Jebkādi jaunumi par izmaiņām ieņemamos amatos, jaunu kolēģu pieņemšana darbā vai kāda aiziešana būtu jāizziņo klātienē visiem, uz kuru darbu tas attiecas. Tāpat arī darba uzteikumu nekad nevajadzētu sūtīt e-pastā, bet gan izrunāt aci pret aci!
Prasīt algas pielikumu vai paaugstinājumu amatā
Tas pats arī attiecas uz jebkādām sarunām par darba pienākumiem vai darba apjoma potenciālajām izmaiņām, ko jūs vēlētos izrunāt. Lai nebūtu pārpratumu, tām ir jābūt klātienes sarunāt, bet e-pasts vēlāk var būt kā atskaite par to, kā sokas jaunajā amatā vai ar jaunajiem pienākumiem.
Paust konfidenciālu informāciju vai izklāstīt sarežģītas/neizkristalizētas idejas
E-pasts nav īstā vieta "prāta vētrai", tam piemērotāka būs sapulce klātienē vai vismaz telefonsaruna, kas var vest uz pareizā domu ceļa. Un atcerieties, ka neviens elektroniskās komunikācijas kanāls nav 100% drošs – ziņu kaut vai nejauši var izlasīt kāds cits!