Teksts: Līga Švāne

Foto: "Shutterstock"

Vērtīgi padomi efektīvai un produktīvai sapulcei
Atskatoties pagātnē, daudziem atmiņā noteikti palikusi vismaz viena rūgta pieredze ar darba sapulci, kura bijusi veltīga laika izšķiešana, – darbinieku kopā sanākšana izvērtusies haotiskā viedokļu apmaiņā un tikšanās beigusies, tā arī īsti nesaprotot, kāds vispār bijis tās mērķis. Šādas bezjēdzīgas sapulces ne tikai liecina par neprofesionalitāti, bet arī iznieko tik dārgo laiku un "nokauj" darbinieku produktivitāti. Pārdomāta stratēģija, konstruktīvas sarunas un pieturēšanās pie plāna ir kvalitatīvas sapulces pamatā.
Vai sapulce tiešām ir nepieciešama?
Šis ir pats būtiskākais jautājums, kuru vajadzētu sev uzdot pirms sapulces plānošanas. Ir jāizvērtē, vai grupas sapulce (digitāla vai fiziska) patiešām ir labākais risinājums kādu svarīgu jautājumu izrunāšanai. Pastāv liela iespēja, ka risinājumu kādai problēmai iespējams rast vien ar pāris e-pasta vēstuļu izsūtīšanu vai tikšanos aci pret aci ar vienu cilvēku, nevis visu nodaļu.

Sapulce būs daudz produktīvāka, ja tās rīkotājs jau saknē definēs sanāksmes formātu. Vai tajā tiks apspriests tālākais rīcības plāns un sadalīti pienākumi? Varbūt notiks ideju ģenerēšana jeb "brainstorming"? Izprotot sapulces formātu, būs vieglāk pieņemt lēmumu, kuriem darbiniekiem nepieciešams ierasties.
Trīs zelta likumi efektīvai sapulcei
Izdevuma "New York Times" biznesa ziņu nodaļas veidotajā slejā "Corner Office" ar savu pieredzi, padomiem un pārdomām regulāri dalās dažādu uzņēmumu vadītāji, inovatori un biznesa vadības līderi. Viņu zināšanas ļāvušas izveidot trīs veiksmīgas sapulces zelta likumus.
  • Darba kārtība
    Pirms sapulces jābūt skaidrai vīzijai par to, kādi jautājumi tiks apspriesti un kādas tēmas tiks izrunātas. Diemžēl daudzas tikšanās sākas bez skaidras vīzijas par mērķi. Sanāksmes darba kārtību vēlams apkopot un pirms tam izziņot visiem dalībniekiem, lai viņi būtu informēti, kāpēc ir sapulcējušies un kas būs jāpaveic. Skaidrs izrunājamo jautājumu saraksts darbosies kā sapulces kompass, kas palīdzēs atgriezties pie svarīgākā, ja diskusijas novirzīsies no kursa.
  • Sapulcei jāsākas laikā un arī jābeidzas noteiktajā laikā
    Gaidīt uz kādu nav patīkami. Savukārt likt kādam gaidīt ir nepieklājīgi, jo īpaši, ja tu esi sapulces vadītājs. Punktualitāte ir viens no efektīvas sapulces pamata balstiem. Tiesa, tikpat svarīgi, kā sākt sapulci noteiktajā laikā, ir arī to beigt ieplānotajā laikā. Noteikts sanāksmes laika rāmis nodrošinās to, ka tā virzās produktīvi, kā arī darbinieki varēs efektīvāk ieplānot savu darba dienu.
  • Tālākais rīcības plāns
    Sapulces pēdējās minūtes jāvelta tam, lai apkopotu izrunāto un nonāktu pie secinājumiem, kāds ir tālākais rīcības plāns. Šajā sapulces daļā jāsadala pienākumi, kurš par ko būs atbildīgs, un jāvienojas par termiņiem. Ja nav šāda kopsavilkuma, sapulci nevar nosaukt par efektīvu un veiksmīgu.
Kontrolē sapulci, nevis sarunas! Kā jau iepriekš tika minēts, rīkojot sapulci, ir jābūt skaidri formulētiem mērķiem, taču būtiski ir ļaut arī sapulces dalībniekiem izteikties, neuzspiežot savu nostāju. Nevajadzētu rasties situācijai, ka vienīgais, kurš izsakās, ir sapulces rīkotājs, kamēr pārējie tikai piekrītoši māj ar galvu.
#darbavietas – iepazīsti uzņēmumus un aktuālās vakances!
Ne velti sapulces ir neatņemama biroja ikdienas sastāvdaļa. Tās ļauj cilvēkiem efektīvi sadarboties, dalīties pieredzēs un pat izvairīties no pārpratumiem, kas var rasties, nepareizi interpretējot vienam otra rakstiskos komentārus. Vienlaikus nav noslēpums, ka slikti organizēta sapulce ne vien nespēs pildīt augstākminētās funkcijas, bet arī šķitīs kā velti zemē nomests laiks. Līdz ar to sapulču organizēšanai un plānošanai ir vērts veltīt papildu uzmanību. Vienlaikus jāatceras, ka pārmaiņas nenotiek uzreiz. Ja ievies kādu jauninājumu, tam jādod laiks iedzīvoties.
Monta Maldone
Master Data un Lean komandu vadītāja
"Atea Global Services"
"ATEA" pieredze

"Atea Global Services" es ikdienā vadu "Lean" komandu un rūpējos par "Lean" ieviešanu mūsu uzņēmumā. "Lean" kultūras mērķis ir rast iespējami lielāku vērtību biznesam un virzīt cilvēkus domāt par procesu uzlabojumiem, kas uzlabotu kopējo produktivitāti. Sadarbība ar kolēģiem spēlē ļoti lielu lomu projektu realizešanā, tādēļ sapulces ir nozīmīga manas ikdienas daļa. Laika gaitā esmu atradusi veidus, kas man ļāvuši tās organizēt efektīvāk un patīkamāk.


Pirmkārt, no personīgās pieredzes ieteiktu nodrošināties, lai uz sapulci visi ierastos iepriekš noskaņojušies, informēti un pēc nepieciešamības arī sagatavojušies. Lai tas notiktu, vienmēr nosūtu sapulces uzaicinājumu ar precīzu tēmu. Savukārt pirms pašas sapulces laikus pievienoju sapulces apakštematus. Tādejādi visi dalībnieki var ar tiem laikus iepazīties un sapulcei sagatavoties, kā arī, ja nepieciešams, ierosināt tematus no savas puses.


Otrkārt, vienmēr cenšos izmantot digitālā laikmeta priekšrocības. Tā kā mēs uzņēmumā izmantojam "Microsoft" platformas, tad esmu iecienījusi tā portfelī atrodamo "Loop" aplikāciju. Tas ir ērts digitāls rīks pierakstiem, kuru var pievienot arī "Teams" čatam. Savukārt ideju ģenerēšanai sapulču laikā iesaku izmantot "Microsoft Whiteboard". Virtuāli "Sticky notes" un dažādas tabulu un diagrammu sagataves paātrinās ideju ģenerēšanu, jo sapulces laikā katrs dalībnieks patstāvīgi varēs pievienot savas idejas. Savukārt sapulces organizatoram nebūs jāvelta ilgs laiks sagatavošanās procesam.


Treškārt, ļoti svarīgi, lai sapulcei būtu skaidrs noslēgums. Beidzot sanāksmi, vienmēr cenšos apkopot izrunāto un pārliecinos, lai šķiramies ar skaidriem tālākajiem soļiem. Vērtīgi jau pirms sapulces ar dalībniekiem vienoties par to, kurš veiks pierakstus, ko vēlāk publicēt visiem pieejamā vietā. Tas palīdz organizēt turpmāko darbu plānu. Arī šeit lieti var palīdzēt digitālie rīki. Starp maniem favorītiem ir "Teams" sadaļa "Notes", kā arī aplikācija "Loop".


Vēl viens faktors, kas cilvēkos raisa negatīvas asociācijas ar sapulcēm, ir to regulāra ieilgšana. Visām sapulcēm nav jābūt stundu garām, tomēr vislielākā kļūda ir ieplānot nepietiekami daudz laika un to pārtērēt. Mūsdienu biroja darbinieku kalendāri ir pilni ar sapulcēm, tāpēc vērts pēc iespējas atstāt 5–10 minūšu pauzi to starpā. Arī tad, ja nākamā sapulce notiek tiešsaistē un tāls ceļš nav jāmēro, šīs 5–10 minūtes dos laiku pārslēgties un sagatavoties nākamajai sarunai. Ja pašam piemirstas šo pauzi ieplānot, labs palīgs var būt "Microsoft “Outlook" funkcija automātiski saīsināt rezervācijas laiku.


Laiks ir liela vērtība, tāpēc svarīgi pret to tā arī attiekties. Pāris minūtes, ko veltām sapulces plānošanai var mainīt visu sapulces gaitu. Un jo efektīvāka būs sapulce, jo mazāka iespēja, ka būs nepieciešama atkārtota tikšanās.

Uzzini vairāk par darba iespējām!