Produktīva darbadiena:
laika un enerģijas zagļi, no kuriem uzmanīties
Foto: Shutterstock
Kuram gan dzīvē ne reizi nav gadījies, ka darāmie darbi krājas kaudzē, bet rokas nesaprotamu iemeslu dēļ nu nekādi neceļas tos veikt? Kāda ir produktīva darbadiena un kādi ir iemesli, kādēļ darba veikšanai nepietiek ne laika, ne spēka, – par to sarunā ar personāla vadības un atlases eksperti un biznesa treneri Elitu Kazaini.
Kāds ir zelta vidusceļš labai darbadienai? Lai gan darbinieks, gan darba devējs būtu apmierināts.
"Darbinieks saņem gandarījumu par to, ko ir izdarījis, savukārt darba devējs skaidri zina, ka viņam ir īstais cilvēks īstajā vietā ar atbilstošām kompetencēm un prasmēm, kuram nav jāatgādina, ka rīt ir jāierodas darbā. Tā ir mijiedarbība, kas, protams, nav statiska, taču pilnvērtīgi pavadīta darbadiena atbilst kritērijiem "produktivitāte", "efektivitāte", "iesaiste", "motivācija" un "lojalitāte", ko pavada sajūta, ka rīt es atkal gribu iet uz šo darbavietu un būt kopā ar šiem cilvēkiem," skaidro Kazaine.
Foto: Privātais arhīvs
Visbiežākais produktīvas darbadienas kaitēklis ir neprasmīga laika vadība. Amerikāņu autors, uzņēmējs un lektors Stīvens R. Kovejs (Stephen Covey) ir izstrādājis laika vadības matricu, kam būtu jābūt ne tikai katra darbinieka, bet arī katra vadītāja ABC, plānojot darbu:
svarīgi un nesteidzami darbi;
svarīgi un steidzami darbi;
nesvarīgi un nesteidzami darbi;
nesvarīgi un steidzami darbi.
"Ja viss ir svarīgi un steidzami, tad jūs strādājat ugunsdzēsēju depo un nodarbojaties ar nemitīgu ugunsgrēku dzēšanu, kas nozīmē, ka jūsu darba vidē neko nevar plānot un paredzēt. Darba specifika, protams, ir dažāda, bet, ja jums 365 dienas gadā viss ir svarīgi un steidzami, tad jūs vai nu esat ugunsdzēsējs, vai arī jums ir problēmas ar plānošanu," pauž biznesa trenere.
Viena no galvenajām darbinieka laika plānošanas kļūdām ir nespēja noteikt prioritātes, tādējādi tiek tērēts laiks un enerģija nesvarīgām lietām. "Ikvienam darbiniekam ir pienākumi, tiesības un atbildība, un darbiniekam pašam ir jāspēj uzņemties atbildību par to, ko viņš dara. Prioritāte ir tas, par ko viņam maksā algu. Ja darbinieks nespēj nodalīt prioritātes, tad vai nu viņš nemāk uzņemties atbildību, vai arī nemaz nevēlas, vai arī nav skaidri mērķi un darba pienākumi. Ja man nav skaidras mana darba devēja prasības, es eju pie viņa un pārjautāju. Atslēgas vārdi ir ļoti precīza komunikācija un ļoti precīza mērķu definēšana," skaidro Kazaine.
“
Viennozīmīgi – 21. gadsimts ir vadītāja stāsts. Galvenā atbildība ir vadītājs un tas, kā viņš spēj darbiniekam nodot darba uzdevumus un – pats galvenais – vai viņš spēj atšķirt, kas ir uzdevums un kas ir mērķis. Mērķis ir nemainīgs un var mainīties tikai globālu notikumu iespaidā, bet uzdevumi ir mainīgi.
Elita Kazaine, personāla vadības un atlases eksperte, biznesa trenere
Sapulces
"Sapulču vadība ir vēl viena no vadītāju mākslām, jo patiesībā jautājums, ko varētu uzdot darbinieks, – kāpēc man šajā sapulcē ir jābūt? Ja tavs darba devējs nevar pamatot, kāpēc tev ir jābūt šajā sapulcē, tad tā ir laika tērēšana. Katrai sapulcei ir mērķis, kāpēc mēs tur esam. Ir ļoti skaidri jāzina, kādam mērķim sapulce ir sasaukta. Un, jo vairāk cilvēku ir sapulcē, jo bezjēdzīgāka un mazāk produktīva tā ir."
Uzņemas pārāk daudz un dara kolēģu darbu
"Arī kolēģi mēdz būt laika un enerģijas zagļi – traucē ar troksni, lūdz darīt savus darbus utt. Vai tā ir mana atbildība, vai tas ir mans pienākums tev palīdzēt? Tieši tik skarbi, bet tas ir jautājums, kas sev jāuzdod, jo prioritāte ir mani tiešie darba pienākumi. Tas gan nenozīmē, ka es nepalīdzu nemaz, bet tas nozīmē, ka es limitēju savu palīdzēšanas laiku un jaudu. Ir cilvēki, kas, palīdzot otram, iedziļinoties viņa problemātikā, savu enerģiju zaudē, tāpēc viņiem ir vieglāk izdarīt pašiem otra vietā, un to mēdz izmantot. Un ir cilvēki, kas no palīdzēšanas otram iegūst enerģiju, jo jūtas svarīgi un vajadzīgi."
Biroja troksnis
"Tas ir stāsts par atvērtā tipa birojiem. Ir cilvēki, kuri ļoti labi strādā vieni paši un kuriem ofisa kņada visapkārt traucē koncentrēties. Un ir cilvēki, kurus – tieši pretēji – tas uzlādē. Patiesībā tas atkal ir vadītāja uzdevums – saprast, kuram ir labāk strādāt no biroja un kuram no mājām. Tiesa, no mājām strādājošajiem ir ļoti augsts izdegšanas risks, jo mājās nejūt robežu – darbadienai nereti nav beigu un pirms gulētiešanas pusnaktī vēl pārbauda darba e-pastu. Ļoti laba tendence ir lielajos uzņēmumos līdztekus "open space" birojam veidot atsevišķas "būdiņas", kur var ieiet un klusumā strādāt vienatnē."
Prokrastinācija
"Prokrastinācija ir viena no pašaizsardzības metodēm, jo, iespējams, darbinieks neredz jēgu darāmajā darbā. Par to būtu jārunā ar vadītāju, lai pamato šī darba nepieciešamību. Otrs – es izvēlos darīt to, ko man gribas un kas man patīk, un prokrastinēju to, kas man nepatīk, iespējams, neizdodas tik labi un prasa piespiešanos. Taču prokrastinācija ne vienmēr ir kaut kas slikts – tā var būt iespēja paskatīties, kas tad tas ir, no kā es izvairos, un pavaicāt sev – kāpēc. Prokrastinācija ir arī laika vadības un pašdisciplīnas jautājums. Ja man tas ir jāizdara, tad es sakožu zobus un izdaru. Ja mani tas nomoka, es zaudēju enerģiju. Var sevi piespiest dažas reizes apzināti mocīties, bet ilgtermiņā tas nav nedz produktīvi, nedz jēgpilni, nedz iedvesmojoši. Dzīvīgs un motivēts darbinieks ir tas, kuram patīk tas, ko viņš dara."
Neparedzamība
"Laika un enerģijas zagle var būt arī nemitīga mainība, kurai ir jāpielāgojas. Ja darbinieka raksturs paredz, ka viņam vajag struktūru un paredzamību, tad haotiska un neparedzama darba vide atņem spēku un vēlmi strādāt. Te jāpiemin arī pieejamība 24/7, proti, neskaidras darba laika robežas. Tas ir taisnākais ceļš uz izdegšanu – ja tev vairs nav savas privātās telpas, laika, dzīves, jo visu laiku esi "piesiets" telefonam, kur tev prasa ASAP atbildes."
Multitāskings
"Saskaņā ar neirozinātnes pētījumiem multitāskings ir ne tikai neproduktīvs, bet kaitīgs. Ja mēs runājam par laika vadību, tad vislielākais laika zudums rodas brīdī, kad smadzenes pārslēdzas no viena uzdevuma uz otru. Pēc zinātniskajiem pētījumiem, tās ir 8 līdz 15 minūtes. Laiks un enerģija zūd ne tikai komunicējot, bet arī mēģinot noķert jauno domu un pēc tam atkal atgriezties pie tā, ko darīji iepriekš."
Laika vadība, komunikācija un saskarsme – tās ir galvenās lietas, kas ir pamatā produktīvai strādāšanai, pieņemot, ka cilvēks dara darbu, kas viņam patīk, un atrodas vidē, kas viņam ir patīkama.

"Vai nu es jūtu to plūsmu, kurā esmu, vai arī mani kaut kas kaitina. Jautājums – kas mani kaitina? Vai nu mani kaitina pats process, vai arī vide un apkārtējie cilvēki. Jautājums – kā es pats varu uzņemties atbildību, lai būtu kopā ar tiem cilvēkiem, kas man enerģiju dod, nevis atņem, un būt tajā vidē, kas mani piepilda, nevis iztukšo? Tad arī nebūs problēmu ar laika un enerģijas zagļiem," rezumē personāla vadības un atlases eksperte un biznesa trenere Elita Kazaine.
Uzņēmums "Dokobit" iesaka:
e-parakstā balstīts risinājums produktīvākam darbam
Hibrīddarba popularitāte strauji pieaug. Arvien vairāk darbinieku novērtē elastīgu darba formātu, kas ļauj plānot darba dienu atbilstoši katra individuālajām vajadzībām, vairo darba devēja un darbinieka savstarpējo uzticēšanos un nodrošina veselīgāku darba un privātās dzīves līdzsvaru. Iespēja strādāt no mājām vai apvienot darbu ar ceļošanu uz ārvalstīm vai tepat Latvijā paver plašākas iespējas atjaunot enerģijas krājumus, kas savukārt uzlabo produktivitāti, radošumu un arī apmierinātību ar darbu.

Lai šāds darba modelis veiksmīgi funkcionētu, nepieciešami digitālie risinājumi darba procesu nodrošināšanai. Elektronisko parakstu izmantošana un dokumentu aprites digitalizācija ir būtisks nosacījums hibrīddarba ieviešanai. "Dokobit" portālā un mobilajā lietotnē var elektroniski parakstīt dokumentus un savākt parakstus no citām pusēm, kā arī validēt e-parakstus jau parakstītos dokumentos atbilstoši visstingrākajiem Eiropas Savienības drošības standartiem. Darbiniekiem vairs nav obligāti jābūt birojā vai jātiekas klātienē ar sadarbības partneriem ­– gan iekšējā lietvedība, gan ārējie darījumi noris ātrāk un ērtāk.

Uzziniet vairāk: www.dokobit.com.