"Failiem.lv"
Sakārto sava uzņēmuma lietvedību!
Latvijā radīta ērta darbu un datu vadības sistēma
Latvijā radīta ērta darbu un datu vadības sistēma
Sagatavoja DBS sadarbībā ar "Failiem.lv"
Foto: Publicitātes
Uzņēmumam augot, lietvedības elektroniskā uzskaite tabulās un dažādās dokumentu mapēs kļūst arvien sarežģītāka un laikietilpīgāka. Likumsakarīgi rodas nepieciešamība ieviest platformu vai programmatūru, kas lielu informācijas apjomu ļautu pārvaldīt efektīvāk. Latvijas tehnoloģiju uzņēmums "Failiem.lv" radījis jaunu biznesa risinājumu, kas nodrošina ērtu dokumentu uzskaiti, drošu koplietošanu un efektīvu projektu un uzdevumu vadību. Kā mazajiem un vidējiem uzņēmumiem tas var palīdzēt ikdienā?
Lai gan "Failiem.lv" daudziem asociējas ar datu glabāšanas risinājumiem privātpersonām un uzņēmumiem, tehnoloģiju uzņēmums jau aptuveni piecus gadus strādā pie jauna produkta – Darbu un dokumentu vadības sistēmas (DVS) – izveides. Droša un, pats galvenais, ērta DVS ar elastīgām atbalsta iespējām augoša uzņēmuma ikdienā ir svarīgs instruments, kas ne tikai palīdz pārvaldīt datus, bet arī taupīt resursus un padarīt dzīvi vienkāršāku.
"Visi lielie uzņēmumi un vairums vidējo uzņēmumu savā ikdienā jau izmanto dokumentu vadības sistēmu. Mūsu mērķauditorija pamatā ir uzņēmumi, kas no mazajiem izauguši par vidējiem. Šajā brīdī ir svarīgi efektivizēt lietvedību un datu apriti – pieaugot darbinieku skaitam, ar dažādiem dokumentiem strādā vairāki cilvēki vienlaicīgi, un neizbēgami ir nepieciešams sakārtot dokumentu un datu uzskaiti," stāsta "Failiem.lv" dibinātājs Jānis Viklis.
"Visi lielie uzņēmumi un vairums vidējo uzņēmumu savā ikdienā jau izmanto dokumentu vadības sistēmu. Mūsu mērķauditorija pamatā ir uzņēmumi, kas no mazajiem izauguši par vidējiem. Šajā brīdī ir svarīgi efektivizēt lietvedību un datu apriti – pieaugot darbinieku skaitam, ar dažādiem dokumentiem strādā vairāki cilvēki vienlaicīgi, un neizbēgami ir nepieciešams sakārtot dokumentu un datu uzskaiti," stāsta "Failiem.lv" dibinātājs Jānis Viklis.
Jānis Viklis
"Failiem.lv" dibinātājs
Ko piedāvā "Failiem.lv" DVS?
Mazie uzņēmumi lietvedību ierasti veic "Excel" tabulās, taču lielākā uzņēmumā tas nav efektīvi, jo aizņem daudz laika un nevar sekot līdzi izmaiņām. Tajā pašā laikā vairums citu DVS ir ne tikai dārgas – to ieviešana uzņēmuma ikdienā ir ļoti laikietilpīga un izaicinoša. "Failiem.lv" radījis sistēmu, kuru var sākt lietot uzreiz, vienas dienas laikā. Turklāt jaunais produkts neaprobežojas vien ar datu vadības sistēmas funkcijām, bet piedāvā arī uzņēmuma resursu vadību. "Arī mēs paši savā uzņēmumā izmantojam šo sistēmu darba procesu organizēšanai un automatizācijai," piebilst Viklis.
“
Uzņēmums, ieviešot DVS savā ikdienā, varēs aizstāt vairākas citas sistēmas, piemēram, JIRA, "Confluence", "Support Tickets" un CRM, tādējādi optimizējot pārslēgšanos starp sistēmām un vienkāršojot darba procesus. DVS ir cieši integrēta ar "Failiem.lv" datu glabāšanas sistēmu, kas nodrošina dokumentu rediģēšanu, versiju kontroli un rezerves kopiju uzglabāšanu līdz pieciem gadiem.
- Sistēma nodrošina ērtu dokumentu uzskaiti un pārvaldību – DVS ļauj reģistrēt jebkura veida dokumentus, sākot no līgumiem un rēķiniem līdz aktiem, vēstulēm, sapulču protokoliem un personāla lietvedības materiāliem. Būtiski – visas lietotāju veiktās izmaiņas tiek automātiski reģistrētas. Sistēma arī nodrošina ātru dokumentu vīzēšanu un e-parakstīšanu. Dati tiek glabāti droši un atbilstoši Eiropas datu regulai (GDPR).
- DVS integrēts mākslīgais intelekts (MI), kas atvieglo ienākošo rēķinu uzskaiti un čeku reģistrāciju – informācija tiek automātiski nolasīta un izdevumi klasificēti, samazinot manuālas ievades kļūdu risku. Sistēma ļauj arī ērti izrakstīt rēķinus PDF un XML formātos.
- DVS nodrošina e-parakstīšanas iespējas un vīzēšanu. Dokumentus savstarpēji var parakstīt gan ar iekšējiem lietotājiem, gan ārējiem partneriem, izmantojot oficiālās e-parakstīšanas metodes, kas darbojas visā Baltijā. Sistēma atbalsta un ļauj nekavējoties priekšskatīt gan EDOC, gan PDF, gan universālo Eiropas ASIC formātu.
- Sistēma arī nodrošina projektu un uzdevumu vadību. Tajā iespējams veidot projektus, deleģēt konkrētus uzdevumus atbildīgajiem lietotājiem un sekot darba progresam. Darbā iesaistītie lietotāji un projekta vadītājs saņem paziņojumus par darba statusa izmaiņām un komentāriem. Arī "Failiem.lv" darbinieki ikdienā izmanto šo funkcionalitāti programmēšanas, pārdošanas, mārketinga un tehniskā atbalsta darba uzdevumu reģistrēšanā, izpildē un uzraudzībā.
- DVS ietver sadaļu uzņēmuma instrukciju un procesu pārvaldībai, kur iespējams glabāt un atjaunināt darba instrukcijas, metodikas, pamācības un citu aprakstošu informāciju. Nākotnes plānos ir šo sadaļu papildināt ar MI rīkiem, kas spēs atbildēt uz jautājumiem.
“
Daudziem uzņēmumiem tā ir aktuāla problēma – ko un kā pareizāk darīt ar līgumu un dokumentu kalniem, kas kļūst tikai lielāki, kā efektīvi deleģēt darbus? Ir daudz ērtāk lietot vienu vienotu sistēmu, kas šīs visas problēmas atrisina, nekā vairākas dažādas. Tas ievērojami atvieglo darbinieku ikdienu
Ērtības, drošība un skaidras izmaksas
Sistēmas izveidei pamati tika ielikti pirms kādiem pieciem gadiem, kad tā vietā, lai izvēlētos ārzemju risinājumus, kāds liels vietējais klients uzticēja “Failiem.lv” izstrādāt DVS uzņēmuma iekšējām vajadzībām. Uz šī grūdiena bāzes ir tapis jaunais produkts, kas tiek piedāvāts arī plašākai auditorijai.
“
Lai ieviestu lielāko daļu vadības sistēmu, uzņēmumam bieži vien jāuztur pašam savs serveris, jāmaksā par dažādu programmatūru licencēm, jāalgo savs IT speciālists un jāizstrādā avārijas atjaunošanas plāns. Mūsu sistēma ir viegli saprotama un ērti lietojama, un, galvenais, tās ieviešana neaizņem daudz laika.
Sistēmas izveidei pamati tika ielikti pirms kādiem pieciem gadiem, kad tā vietā, lai izvēlētos ārzemju risinājumus, kāds liels vietējais klients uzticēja "Failiem.lv" izstrādāt DVS uzņēmuma iekšējām vajadzībām. Uz šī grūdiena bāzes ir tapis jaunais produkts, kas tiek piedāvāts arī plašākai auditorijai.
Būtiski, ka klientiem ir iespēja sākt darbu ar sistēmu uzreiz un tad pielāgot dokumentu sadaļas savām vajadzībām un darba plūsmām. Tiek piedāvātas dažādas papildu iespējas un integrācijas, piemēram, droša datu telpa dokumentu koplietošanai ar ārējiem partneriem, klientu statusa sinhronizācija ar Uzņēmumu reģistru, komentāru pievienošana un automātiski atgādinājumi, lietotāju darbību reģistrs katram dokumentam, ērti meklēšanas rīki un filtri utt.
"Tā ir ne tikai ērta, bet arī droša augsta līmeņa lietvedības organizēšanas sistēma, kas ir pieejama arī mazākiem uzņēmumiem, jo mēs piedāvājam skaidras un pielāgojamas izmaksas," saka Viklis.
Būtiski, ka klientiem ir iespēja sākt darbu ar sistēmu uzreiz un tad pielāgot dokumentu sadaļas savām vajadzībām un darba plūsmām. Tiek piedāvātas dažādas papildu iespējas un integrācijas, piemēram, droša datu telpa dokumentu koplietošanai ar ārējiem partneriem, klientu statusa sinhronizācija ar Uzņēmumu reģistru, komentāru pievienošana un automātiski atgādinājumi, lietotāju darbību reģistrs katram dokumentam, ērti meklēšanas rīki un filtri utt.
"Tā ir ne tikai ērta, bet arī droša augsta līmeņa lietvedības organizēšanas sistēma, kas ir pieejama arī mazākiem uzņēmumiem, jo mēs piedāvājam skaidras un pielāgojamas izmaksas," saka Viklis.
“
"Failiem.lv" arī konsultē uzņēmumus, kas DVS vēlas ieviest savā ikdienā. Tiek uzklausītas uzņēmumu vēlmes, lai izzinātu, kādi sistēmas risinājumi būtu piemērotākie konkrētajā situācijā, lai pielāgotu dokumentu sadaļas savām vajadzībām un darba plūsmām. Vairāk informācijas par DVS un izmēģinājuma iespējām var uzzināt šeit.
Mūsu klientu atsauksmes
