"DeskTime" aplikācijas ieviešana Ekonomikas ministrijā ir izraisījusi asus komentārus, daudziem bažījoties, vai ar šīs datorprogrammas palīdzību tiešām var sasniegt ministrijas stratēģiskos mērķus. "DeskTime" noteikti nav rīks stratēģijas noteikšanai, un pēc tā ieviešanas nenotiks brīnumaina Latvijas atdzimšana. Taču, pareizi ieviests, tas var ļoti labi noderēt ierēdņu darba efektivizācijai un caurskatāmības uzlabošanai valsts pārvaldē.
Mana vadītāja pieredze māca, ka ir ļoti svarīgi zināt, ar kādu uzdevumu veikšanu ir aizņemti darbinieki. Pilna informācijas plūsma ļauj ātri pielabot virzienu, ja kāds uzsācis doties nepareizā virzienā, un tad tikai atbalstīt un uzmundrināt pa pareizu ceļu patstāvīgi ejošu darbinieku. Darbinieki, zinot vadītāja kopējo nodomu, saņēmuši arī nepieciešamo informāciju, varēs patstāvīgi un droši darboties, esot priecīgi, iesaistīti un apmierināti ar darbu.
Vadītājs, kas ikdienā nezina, ko darbinieks dara, un pēc mēneša pamana, ka noticis darbs nepareizā virzienā, un tad uz karstām pēdām prasa pārstrādāt visu iepriekšējā mēneša darbu, rada nevajadzīgu konfliktu un demotivē darbinieku, kurš nākammēnes strādās bailēs, vai atkal viss netiks noārdīts, tāpēc drošības pēc strādās lēni un mazāk. Vadītājs šādu lēni strādājošu, lēmumus nepieņemošu darbinieku būs spiests mikromenedžēt, pieņemot lēmumus viņa vietā un izdarot spiedienu rezultāta sasniegšanai. Rezultāts būs slikts visiem.
"DeskTime" ir rīks, kas ļauj tiešsaistē vērot un apkopot, kādu darbu veikšanai darbinieki tērē savu darba laiku. Citiem vārdiem sakot, tas ļauj veikt mērījumus, lai radītu iespēju pieņemt datos balstītus lēmumus par to, kā veicināt katra ministrijas darbinieka un visas iestādes kopējo produktivitāti un caurskatāmību, rodot iespēju tiešajam vadītājam novākt šķēršļus.
"DeskTime" apkopotie dati arī ļauj identificēt, cik daudz un kam darbinieki velta darba laiku, vai strādā virsstundas, vai velta brīdi atpūtai atbilstoši darba labbūtības prasībām. Salīdzinot ieguldītās stundas ar rezultātu, vadītāji var saprast, kādi ir faktori, kas nav ļāvuši sasniegt rezultātu, – zemas prasmes, zema piepūle vai pārbirokratizētas procedūras, un attiecīgi rīkoties, lai nākamreiz lietas ritētu raitāk.
Caurskatāmība ļauj izprast iemeslus, kādēļ ir darbinieki, kas spēj darbus paveikt ātrāk par citiem, un ko no viņiem var mācīties. Tas ļauj darba devējiem un ņēmējiem kopdarboties – raitākam un labākam darbam.
Galu galā tas nāk par labu arī pašiem darbiniekiem, aiztaupot laiku neefektīvām un liekām darbībām, ļaujot fokusēties uz prioritārajiem darbiem.
Es atbalstu "DeskTime" ieviešanu valsts pārvaldē, taču jāsaprot, ka tas ir tikai viens no rīkiem, kas palīdz veicināt organizācijas efektivitāti un sakārtotākus iekšējos procesus. Šis rīks nesola un nevar risināt jautājumus par Ekonomikas ministrijas stratēģiskajiem lēmumiem. Tas neuzlabos ikdienas komunikāciju vadītāju un padoto starpā. "DeskTime" nav paredzēts darbinieka individuālo mērķu noteikšanai un nevadīs izaugsmes pārrunas.
Mana vadītāja pieredze arī māca, ka ir ļoti svarīgi, kā ievieš šādus produktus. Darbiniekiem nesaredzot jēgu no aplikācijas, viņi sabotēs ieviešanu. "DeskTime" varēs sekmīgi ieviest tikai tad, ja būs laba ministrijas vadības komunikācija ar darba ņēmējiem par to, kā šis rīks tiks izmantots uzlabojumiem un kāds labums no "DeskTime" būs ierēdņiem.
Es priecājos, ka Latvijas valsts pārvalde ir starp pirmajām pasaulē, kas ievieš šādu labāko praksi no privātā sektora. Šādi drosmīgi eksperimenti noteikti ir jāveicina un jāatbalsta, tāpēc, vērojot Ekonomikas ministrijai adresēto kritikas gūzmu, es vēlējos skaidri iestāties šīs iniciatīvas ieviesēju atbalstītāju lokā.
Lai izdodas veltīt laiku un piepūli labas metodes ieviešanai – ar "DeskTime" palīdzību, lai izdodas padarīt Latvijas valsts pārvaldi mūsdienīgāku un efektīvāku. Un lai Ekonomikas ministrijai izdodas domāt stratēģiski un tālredzīgi, tam gan izvēloties citus rīkus.
Seko "Delfi" arī Instagram vai YouTube profilā – pievienojies, lai uzzinātu svarīgāko un interesantāko pirmais!
