Inga Zvaigzne: Jaunā norma darba vidē  (22)

Sarežģītais laiks dod mums lielisku iespēju – atkāpties, pavērot dzīvi no malas, izvērtēt un atmest visu lieko – kā privātajā, tā biznesa sfērā. No darba devēja viedokļa, svarīgi ir divi galvenie jautājumi, kas atvasina citus pakārtotus jautājumus. Pirmkārt, kādi resursi ir vajadzīgi attālinātā darba organizācijā? Otrkārt, kā attālinātais darbs ietekmē produktivitāti?

Runājot par resursiem, IT un arī visās citās nozarēs galvenā vērtība ir cilvēks, viņa zināšanas, kompetences, prasmes, darba organizācija, motivācija un izpildes disciplīna individuālajā līmenī un visu iepriekš minēto komponenšu koordinācija, sadarbība, sinerģija organizācijas līmenī. Līdz šim lielā daļā sabiedrības ir iesakņojies uzskats, ka veiksmīga un produktīva sadarbība ir iespējama tikai fiziski atrodoties vienā telpā. Vai tiešām tā tas ir? Patiesībā korektāks būtu jautājums – kādas darbības nav lietderīgi un efektīvi veikt attālināti? Visas pārējās – var un vajag veikt tā, kā katram indivīdam ērtāk. Vai tas būtu birojs, studenta dzīvoklītis 15.stāvā, guļbūve meža vidū vai treileris jūras krastā, to katram izlemt.

Vispirms paskatīsimies statistiku, cik daudz Latvijas un pasaules sabiedrības strādā attālināti, kā cilvēki jūtas šādā darba režīmā. Globālā nekustamā īpašumu uzņēmuma CBRE veiktajā aptaujā tikai 10% uzņēmumu norādījuši, ka arī turpmāk darbs tiks organizēts tikai klātienē, un kritums šajā rādītājā ir ievērojams – no sākotnējiem 63%. Lielākā daļa jeb 70% uzņēmumu arī pēc pandēmijas turpinās daļēji attālinātu darbu. Skaitļi lielos vilcienos atbilst situācijai mūsu valstī. Latvijā 57% ekonomiski aktīvo iedzīvotāju darba pienākumus ir iespējams veikt daļēji vai pilnībā attālināti. Pilnībā visus darba pienākumus attālināti var veikt 16% strādājošo, bet daļēji attālināti – 41% iedzīvotāju, atklāja pavasarī Accenture uzdevumā veiktais SKDS pētījums. Precīzi cipari šobrīd nav tik svarīgi, jo tendence ir skaidri iezīmējusies – izbalansēta attālinātā un klātienes darba kombinācija ir jaunā biznesa norma.

Kāds būs šis balanss, ir atkarīgs no pārstāvētās nozares un uzņēmuma vadības tālredzības, uzticēšanās darbiniekiem un spējas pieņemt drosmīgus lēmumus. Accenture Latvija tikai 5% no darbiniekiem ir norādījuši, ka šobrīd, strādājot no mājām, nejūtas labi un vēlas pilnībā atgriezties birojā, 30% izvēlētos attālināti strādāt 1–2 dienas nedēļā. Lielais vairums jeb 65% darbinieku vēlas darba nedēļu organizēt 3–5 dienas strādājot no mājām, bet pārējo laiku no biroja. Turklāt 2020. gada maija un septembra aptauju dati uzrāda tendenci, ka darbinieki vēlas palielināt darba intensitāti no mājām. Interviju dalībnieki skaidroja, ka cilvēki ir pieraduši pie darba no mājām, un sāk skaidrāk saskatīt ieguvumus. (skat., grafiku zemāk).

Tas ir skaidrs signāls biznesa līderiem, ka iepriekšējā darba organizācija ir zudusi uz neatgriešanos. Uzņēmumu vadībai ir jābūt spējīgiem pieņemt laikmetam atbilstošus lēmumus. Ja esam godīgi, jau pirms diviem trim gadiem drosmīgākie līderi redzēja attiecīgās tendences, taču tobrīd trūka ārējā stimula mainīt iepriekšējos, neefektīvos, bet mīļos paradumus. Taču, jo ātrāk mēs atzīsim un pieņemsim jauno realitāti, jo ātrāk atradīsim jaunus un mīļus paradumus – atbilstošākus jaunajai globālajai konkurētspējai un labklājībai. Ņemot vērā jaunās tendences, arī Accenture Latvija izvērtēja resursu efektivitāti un pieņēma lēmumu oktobrī slēgt vienu no saviem birojiem Gunāra Astras ielā 2a, lai arī darbinieku skaits turpina pieaugt. Esam pārliecināti, ka lēmums bija pareizs, taču tas bija tikai pirmais solis, lai iedzīvinātu jauno normu.

Kāda būs jaunā paradigma? Kā noturēt nemainīgi augstu produktivitāti? Kā aktivizēt inovāciju gēnu un piedāvāt produktus, kas risina jaunos pasaules izaicinājumus? Kāda būs jaunā norma? Kā tai pielāgot darba organizāciju un fizisko vidi? Tie ir jautājumi, kuriem šobrīd būtu jābūt katra veiksmīga vadītāja dienaskārtībā. Tālāk apskatīsim dažus piemērus un ieteikumus no pandēmijas darba organizācijas metodēm, kas iezīmē un parāda, cik plašas un dziļas ir iespējas turpmākajām izmaiņām.

Spēt mobilizēties krīzes pīķī

2020. gada aprīlī, kad spēkā bija visstingrākie pandēmijas ierobežojumi, Accenture Latvija sākās jauns, liels projekts. Īsā laikā bija jāmobilizē 80 dažādu jomu speciālisti, kas bija jāpārfokusē uz jaunu klientu un jauniem mērķiem, vienlaikus bija jāievieš jauns projekta pārvaldības modelis un jāpanāk, lai sākas produktīva izstrāde. Tas viss tika veikts attālināti. Kā teica projektu vadītājs: "Uzdevumu sadales un kontroles funkciju mēs esam pilnībā iemācījušies veikt digitāli, tam nav vajadzīga cilvēciska klātbūtne. Uz biroju mēs nāksim tikai ar konkrētu mērķi, piemēram, plānot sprintu (parasti 1–4 nedēļas Agile vadības metodē) vai risināt komandas jautājumus." Tiesa, šajā projektā iesaistījās pieredzējuši un zinoši speciālisti, kas atviegloja mobilizāciju.

Apzināties, ko efektīvāk veikt klātienē

Iepriekšējais piemērs norādīja uz to, ka teju visu ir iespējams izdarīt digitāli. Tomēr ir lietas, ko saprātīgāk un ātrāk ir veikt klātienē un tiešajā komunikācijā. Cilvēki, kas vistuvāk biznesa "frontes līnijai" varēs pastāstīt sulīgus piemērus. Piemēram, projekta, kura uzdevums ir uzturēt veselības aprūpes sistēmu, vadītājs norādīja, ka kritisku incidentu risināšanai atslēgas cilvēkiem jābūt vienā telpā un maksimāli fokusētiem, jo no viņu rīcības var būt atkarīga citu cilvēku dzīvība. Šādos gadījumos cilvēki parasti neatstāj telpu, līdz problēma ir atrisināta. Tāpat komplicētu sistēmu end-to-end testēšana tiek organizēta hakatona formātā, lai vienlaikus vērtētu darbību dažādos sistēmas atzaros un saskaņotu rīcību. Arī te tūlītēja un tieša rīcības saskaņošana atvieglina un paātrina pienākumu veikšanu.

Klātbūtne palīdz arī piedāvājumu izstrādei un ideju ģenerēšanai, akcentējot to, ka cilvēku pārliecināšanā iesaistās ķermeņa valoda un harizma, kas ekrānā zūd. Tāpat zināšanu pārneses process un jaunu darbinieku integrācija ir sarežģītāka digitālajā formātā. Ir bijušas situācijas, kad cilvēks pievienojas komandai un gaida, līdz viņu ievadīs darbā, bet neviens viņu nepamana, jo nav fiziskās klātbūtnes. Birojā tas nebūtu iespējams. Tāpat darbinieku individuālo problēmu risināšana labāk veicas aci pret aci, jo digitālajā vidē cilvēki mēdz "neatvērties" vai tieši otrādi – pārspīlēti reaģēt.

IT nozarē ir salīdzinoši maz situāciju, kurās patiešām ir vajadzīga fiziskā klātbūtne, taču iepriekš uzskaitītajos gadījumos arī turpmāk darbu organizēsim klātienē. Visas pārējās situācijas ir cilvēciskas izvēles rezultāts. Pieredzējuši un progresīvi vadītāji ir novērtējuši, ka nākotnē IT nozarē tikai aptuveni 30% no darbiniekiem būs vajadzīgas standarta darba vietas. Pārējie birojus izmantos pēc vajadzības un komandas saliedēšanai.

Uzlabot darba kultūru un produktivitāti

Apkopojot vadītāju viedokļus, var secināt, ka komandas pielāgošanās spēja pārmaiņām ir ļoti atkarīga no vadītāja. Viņš lielā mērā nosaka toni un darba organizācijas veidu. Pavasarī, kad sākās pandēmija un darbs tika pārcelts uz cilvēku dzīvesvietām, viens projekts pie pirmās iespējas pieprasīja atgriešanos birojā, jo attiecīgā projekta veiksme un kultūra ir balstīta uz aktīvu, tūlītēju diskusiju un sadarbību. Projekta DNS ir balstīts viedokļu saskaņošanā, lai atrastu labāko risinājumu. Projektā, netipiski IT nozarei, valda nemitīga kņada un rosība. Projekta vadītājs uzskata, ka tik komplicētos projektos klātienē jautājumu var atrisināt 5 minūtēs, turpretim digitāli tas prasītu 25 minūtes. Arī šādos gadījumos būtu jāieklausās un jāpiedāvā efektīvākais darba organizēšanas veids.

Pēc Accenture Latvija darbinieku novērtējuma, produktivitāte, strādājot no mājām, kopumā ir kāpusi – 64% darbinieku uzskata, ka tā ir uzlabojusies vai saglabājusies iepriekšējā līmenī. Tikai neliela daļa uzskata, ka viņiem ir vajadzīga palīdzība prioritizēt darbu. Šo darbinieku vadība veicama klātienē, jo nepieciešama ciešāka uzraudzība. Pieļauju, ka iepriekš minētie pētījumos uzrādītie produktivitātes uzlabojumi ir saistīti ar iespēju labāk fokusēties, kas modernajos atvērtā plānojuma birojos bija problemātiski. Es nebaidīšos apgalvot, ka atvērtā plānojuma biroji pašreizējā izskatā ir pagātne. Uz biroju darbinieki nāks ar mērķi veikt konkrētu uzdevumu, pretējā gadījumā cilvēki izvēlēsies taupīt laiku un naudu, ko patērē ceļā. Mājās tiks veikti darbi, kas prasa individuālu fokusēšanos vai arī var tikt saskaņoti digitāli, savukārt birojā – uzdevumi, kas prasa nedalītu komandas uzmanību. Šāda paradigmas maiņa prasīs pārdomāt esošo biroju iekārtojumu.

Spēt ieklausīties darbiniekos – psiholoģiskie aspekti un dzīves cikls

Atbildīgs darba devējs ir iekļaujošs visiem. Tāpēc nedrīkst aizmirst, ka cilvēki ir dažādi un dzīvo dažādos dzīves posmos. Ir jābūt izprotošam un iejūtīgam (vīruss tāds nav), piemēram, ja darbinieks nespēj ilgstoši uzturēties vienatnē, ja cilvēka sadzīves apstākļi nav piemēroti darba vietas iekārtošanai, vai arī, ja ģimenē ir mazi bērni, kas neizbēgami apgrūtina darba procesu. Darba devējam ir jādzird katrs stāsts un saprātīgās robežās jāpalīdz. Ne visus jautājumus var atrisināt uzņēmums, taču nodrošināt vietu birojā arī pandēmijas laikā vai palīdzēt ar kompensāciju darba vietas iekārtošanai mājās – var, kā to šogad izdarīja Accenture Latvija.

Sekot līdzi pārmaiņām darba vidē

Izmaiņas nenoliedzami atstās ietekmi uz to, kā uzņēmumi veidos un iekārtos birojus, cik lielas telpas izvēlēsies un kādai funkcijai tās paredzēs. Noteikti samazināsies standarta darba vietu apjoms, un palielināsies komandas sadarbībai paredzētā vide. Moderni darba devēji jau tagad domā par telpu daudzveidību un multifunkcionalitāti. Tradicionālās sanāksmju telpas ar lielu galdu telpas vidū papildinās brīvā izkārtojuma tikšanās telpas, stand-up sanāksmju vietas, "kora" podestu telpas, kas burtiski maina perspektīvu, tete-a-tete diskusiju telpas, slēgtas un atvērtas teflonu "būdas", modernas mācību klases, dažādas neformālo sanāksmju vietas darba kafejnīcā vai kafijas salas utml. Iztēlei te nav robežu. Nākotnē uzņēmumi domās par vidi, kas provocē inovācijas, atbalsta dizaina domāšanas un citas ideju ģenerēšanas tehnikas. Noderīgas būs demonstrāciju telpas, kur komandai atrādīt izstrādātos produktus, prezentēt un pārbaudīt idejas. IT nozarē uzņēmumiem būs vajadzīgas tā saucamās "kara" telpas, kuras iekārtojumam nav liela nozīme, jo svarīga būs noslēgta vide un skaņas izolācija nedalītai uzmanībai kritisku incidentu risināšanai, izcils interneta pieslēgums un nevainojama videokonferenču tehnika. Arī tradicionālās darba vietas grupēsies pēc dažādiem mērķiem un veicamajiem uzdevumiem. Tās kļūs multifunkcionālākas – piemērotas gan individuālam darbam, gan ad-hoc sapulcei.

Apkopojot visu iepriekš teikto, biroju izmantojamība kļūs vēl elastīgāka – darbavietu birojā mēs rezervēsim tikai tad, kad vajadzēs, līdzīgi kā lietotnē izsaucam taksometru dažas minūtes pirms brauciena. Turklāt mēs rezervēsim tādu darbavietu, kura atbilst mērķim, kāpēc dosimies uz biroju. Izmantojot līdzību ar sabiedrisko transportu – mēs izvēlēsimies piemērotāko, sev ērtāko līdzekli – elektrisko skūteri, vieglo auto, busiņu, kravas auto vai trolejbusu.