Zane Martinsone: Operāciju plānošanu un pacientu plūsmu var uzlabot ar datos balstītiem lēmumiem

Un tagad iedomājieties, kā ir būt atbildīgam, plānot un īstenot vairāk kā 20 tūkstošus operāciju gadā, jeb gandrīz 70 operācijas vidēji katru darba dienu. Tas ir tieši tas, ko dara "Gaiļezera" un "Latvijas Onkoloģijas centra" mediķi. Šādos apstākļos vārds efektivitāte gūst īpašu nozīmi – efektivitāte operāciju blokā nozīmē to, kā vislabāk izmantot esošos resursus, lai pacienti pēc iespējas ātrāk saņemtu nepieciešamo ķirurģisko ārstēšanu.

Mēs, EY speciālisti, tikām piesaistīti, lai izvērtētu un sniegtu priekšlikumus Rīgas Austrumu klīniskās universitātes slimnīcai (RAKUS) tās stacionāra "Gaiļezers" operāciju bloka darbības modeļa pilnveidošanai stacionāra "Latvijas Onkoloģijas centrs" (LOC) rekonstrukcijas laikā un arī vidējā termiņā. Proti, mums kopā ar slimnīcas ekspertiem bija jāatbild uz jautājumu, vai LOC rekonstrukcijas laikā ir iespējams uzņemt un veikt visas operācijas "Gaiļezera" operāciju blokā. Tāpat mēs meklējām iespējas, kā palielināt operāciju bloka noslodzi. Šis bija unikāls projekts, kurā likām lietā ne tikai EY ārvalstu ekspertu pieredzi un zināšanas slimnīcu, t.sk. operāciju bloku procesu uzlabošanā, bet arī mūsu gadu gaitā uzkrāto pieredzi no vadības efektivitātes projektiem neskaitāmās dažādu nozaru organizācijās, kas ļāva vadības efektivitātes principus pielietot veselības aprūpē. Kopā ar RAKUS pārstāvjiem devāmies arī pieredzes apmaiņas braucienos uz Stavangeres Universitātes slimnīcu (Norvēģijā) un Karolinskas Universitātes slimnīcu (Zviedrijā), lai izpētītu, kā operāciju bloka procesi tiek organizēti šajās slimnīcās, un ar operāciju bloku ikdienas vadībā iesaistītajiem ekspertiem pārrunātu operāciju plānošanas, organizēšanas un vadības principus.

Svarīgi atzīmēt, ka šāds operāciju bloka darbības modeļa izstrādes projekts ir iespējams tikai ar pašas organizācijas darbinieku iesaisti un viņu zināšanām. RAKUS gadījumā mums palīdzēja vairāki desmiti slimnīcas, "Gaiļezera" operāciju bloka un LOC vadītāji, klīniku un nodaļu vadītāji, ārsti, virsmāsas un citi eksperti, kas dalījās ar savu pieredzi un idejām. Tāpat mēs izmantojām apjomīgu datu daudzumu – statistiku par veiktajām operācijām un uzskaites datus slimnīcas medicīniskajā dokumentācijā, ko apvienojām ar mūsu vadības efektivitātes zināšanām, lai izvērtētu un veidotu jauno operāciju bloka modeli, lai tas spētu uzņemt visus pacientus arī LOC rekonstrukcijas laikā.

Darba gaitā mēs sagatavojām operāciju bloka kapacitātes analīzes modeli, kas ļāva aplēst nepieciešamo operāciju zāļu skaitu stacionāra un dienas stacionāra operācijām, dalījumā pa ārstniecības profiliem, operāciju bloka darbībai nepieciešamo personāla skaitu pa amatiem un nepieciešamo trešā līmeņa intensīvās terapijas gultu skaitu. Modelis balstījās uz datiem par operāciju norises ilgumu (t.sk. anestēzijas sākuma/ beigu laiks, operācijas laiks (knife time), operācijas zāles uzkopšanas laiks u.c.) un operāciju norises resursu (t.sk. personāla) ietilpību. Modelī nodefinējām kopējo operāciju veikšanai pieejamo laiku Gaiļezera operāciju blokā, kas tika salīdzināts ar Gaiļezers un LOC klīnikām nepieciešamo laiku operāciju (gan plānveida, gan neatliekamo) veikšanai.

Kopsavilkumā secinājām, ka veiktā datu analīze un operāciju bloka procesu izvērtējums rāda, ka stacionāro operāciju veikšanai, ietverot gan stacionāra "Gaiļezers", gan stacionāra LOC veicamās operācijas, nepieciešama 20,1 operāciju zāle (ieskaitot neatliekamo operāciju veikšanai), ja tiek strādāts maksimāli efektīvi, bez dīkstāvēm. Ja paredzam tādu dīkstāves laiku, kāds tas ir šobrīd (14 – 18 minūšu robežās uz 1 operāciju), tad nepieciešamas 22 operāciju zāles – un "Gaiļezera" operāciju blokā ir tieši 22 operāciju zāles. Pētījums tātad apliecināja, ka uz LOC rekonstrukcijas laiku būs iespējams veikt visas nepieciešamās operācijas "Gaiļezera" operāciju blokā. Līdzīgus secinājumus izdarījām arī par dienas stacionāra operāciju veikšanu.

Papildus mēs kopā ar slimnīcu ekspertiem identificējām vairākus pilnveidojumu virzienus, kas darbu padarīs efektīvāku. Piemēram, ierosinām ieviest centralizētu operāciju rindu vadības procesu operāciju reģistrēšanai un plānveida operāciju plānošanai, kā arī nodrošināt centralizēti pieejamus datus par plānotajām operācijām pa ārstniecības profiliem/ klīnikām. Tāpat ierosinām pilnveidot darba organizāciju ar pacientu plūsmas vadības koordinatoru palīdzību, kas nodrošinātu pacientu plūsmas organizēšanu, operatīvās informācijas apmaiņu, sanitāru darba koordinēšanu (pacientu transportēšanu, operāciju zāļu uzkopšanu), kā arī vidējā termiņā ieviest pilnas funkcionalitātes operāciju bloka vadības un resursu plānošanas risinājumu.

Tāpat identificējām virkni personāla darba organizācijas uzlabojumu, piemēram, ierosinām veikt centralizētu stacionāra un dienas stacionāra operāciju cilvēkresursu plānošanu, tādējādi nodrošinot personāla savstarpējās aizvietojamības iespējas, kā arī iesakām pilnveidot personāla atalgojuma un motivācijas sistēmu.

Šis projekts praksē pierādīja, ka, veiksmīgi sadarbojoties biznesa procesu vadības un klīniskajiem ekspertiem, slimnīcu procesos ir iespējams rast datos balstītus efektivitātes uzlabojumus. Efektivitāte veselības aprūpē neatsver tikai finanšu ieguvumus – galvenais, ka tā uzlabo veselības aprūpes pakalpojumu pieejamību pacientiem un veicina ārstniecības personu sadarbību.