Oksana Lentjušenkova: Kāpēc astoņu stundu darba diena ir mīts?  (11)

Mūsu produktivitāti un spēju koncentrēties lielā mērā ietekmē motivācija. Viena no biežākajām kļūdām, ko pieļaujam, ir darba uztveršana par kaut ko pie mūsu dzīves nepiederošu, proti, mēs domājam – pavadīšu piecas dienas darbā un brīvdienās dzīvošu, pavadīšu astoņas stundas darbā un vakarā dzīvošu, bet darbs ir daļa no mūsu dzīves. Protams, neviens nav atcēlis profesionālās un privātās dzīves balansu, tomēr jāņem vērā, ka darbs mums ne tikai nodrošina ienākumus, bet arī palīdz pilnveidoties un attīstīties. Bez darba ir ļoti viegli degradēties. Saprotot darba nozīmi un vērtību, lielā mērā mainīsies arī motivācija un noskaņojums.

Neuzņemties liekus pienākumus darbā un mājās

Ja ikdienā darbu slogs šķiet par smagu, vērts izvērtēt, vai visi darbi, kas ir veicamo lietu sarakstā, patiešām ir mūsu darbi – vai tie ir darbi, kurus varam paveikt tikai mēs paši, varbūt tie ir deleģējami, varbūt tos var automatizēt? Tāpat vērts izvērtēt, vai daļa no darbiem patiesībā nav "pērtiķi uz jūsu pleciem" jeb kolēģu darba uzdevumi, kurus viņi apzināti vai neapzināti uzlikuši jums. Nereti, vēlēdamies būt labi kolēģi un izpalīdzēt kopējā mērķa labā, uzņemamies arī citu cilvēku pienākumus, tomēr ir jāsaprot, ka šādi mēs nodarām kaitējumu gan sev, gan attiecīgajam kolēģim. Sevi mēs tuvinām pārslodzei, bet kolēģim liedzam kompetenču pilnveidi, ko viņš iegūtu, ja tomēr atrisinātu problemātisko jautājumu paša spēkiem. Līdzīgas kļūdas mēdzam pieļaut arī privātajā dzīvē, uzņemoties atrisināt lietas, piemēram, savu bērnu vai vecāku vietā, kuras viņi vienlīdz veiksmīgi varētu izdarīt paši.

Koncentrēties uz patiesi svarīgo

Atgriežoties pie profesionālās vides, jāatzīmē, ka ir daudz mazu ikdienas paradumu, kas var palīdzēt astoņās stundās paveikt maksimāli daudz, būt produktīviem un koncentrēties uz patiesi svarīgo. Viena no lietām ir digitālās prasmes un automatizācija – pat ja ikdienā strādājam ar vienkāršām datorprogrammām un šķietami tās labi pārvaldām, var atklāties, ka ir daudzi veidi, kā ierastās lietas paveikt ātrāk, desmit klikšķu vietā iztiekot ar diviem. It kā sīkums, bet, ja raugāmies dienas, nedēļas vai mēneša griezumā, varam ietaupīt daudz laika. Arī pilnveidojot lasītprasmes, attīstot ātrlasīšanu, un rakstītprasmes, apgūstot ātrrakstīšanu ar datoru, ilgtermiņā varam ietaupīt daudz laika, piemēram, lasot un atbildot uz neskaitāmiem e-pastiem, strādājot ar dokumentiem u. c.

Cīņa ar laika zagļiem

Vēl viena lieta, bez kuras nav iedomājama produktīva ikdiena, ir laika plānošana. Ja neplānosim savu dienu, to izdarīs kāds cits: mūsu vietā izplānojot dienu, nedēļu, mēnesi un nemanot pat visu dzīvi. Plānošana būtu jāsāk ar uzdevumu sarakstu. Nākamais solis – izvirzīt prioritātes: kas ir patiešām svarīgs un kādi uzdevumi ir deleģējami. Es izmantoju Eizenhauera matricu, ar kuras palīdzību ātri klasificēju visus uzdevumus. Visus uzdevumus, kas iekļaujas kategorijā "nav svarīgs un nav steidzams", izsvītroju uzreiz. Lietas, kuras var deleģēt, cenšos pēc iespējas ātrāk sadalīt padotajiem. Ikdienā darbiem, kas prasa augstu koncentrēšanos, plānoju tikai 20% savas dienas, paturot prātā, ka pārējā laikā būs nepieciešams kontrolēt uzdevumu izpildi, atbildēt uz e-pastiem, komunicēt ar kolēģiem un risināt citus operatīvus jautājumus, kā arī cīnīties ar "laika zagļiem".

Līdz 2 stundām dienā, meklējot dokumentus

Lai taupītu laiku un koncentrētos uz konkrēto uzdevumu, iesaku aizvērt e-pastu, atslēgt skaņu mobilajam tālrunim vai atslēgt paziņojumus aplikācijām. Pēc stundas var pārbaudīt tālruni un e-pastu. E-pastu cenšos pārbaudīt no rīta un pēcpusdienā. Laika ekonomijai varu ieteikt arī rūpīgi pieiet savas darbavietas organizācijai un dokumentu uzglabāšanas paradumiem (gan papīra formā, gan digitāli). Ja darbavietā nav kārtības, piemēram, darba galds ir pilns ar papīriem, mapēm un citiem priekšmetiem, zūd arī koncentrēšanās spējas. Nepareiza pieeja dokumentu uzglabāšanai, piemēram, nav vienotas sistēmas failu nosaukumiem un vietnes ar stingriem failu ievietošanas noteikumiem, noved pie liela laika patēriņa, meklējot dokumentus datorā vai plauktā. Laika plānošanas eksperti uzsver, ka darbinieki vidēji tērē 1–2 stundas dienā dokumentu meklēšanai vai dublēšanai.

Virsstundas tuvina izdegšanai

Lai būtu produktīvs, nepieciešams plānot ne tikai darbu, bet arī atpūtu, pēc iespējas izvairoties strādāt pēc darba laika. Protams, tas neattiecas uz elastīgā darba laika gadījumiem, bet, ja darba laiks ir no 9.00 līdz 17.00, virsstundu strādāšana viennozīmīgi tuvina izdegšanai. Nogurumam pievienojas arī vainas apziņa par to, ka atņemam laiku ģimenei. Mēs esam dzīvas būtnes, un fizioloģija pieprasa atpūtu. Ja neveltīsim laiku atpūtai, organisms kādā brīdī par to atgādinās, bet jau smagākā formā. Lai saglabātu koncentrēšanās spējas, ieteiktu ik dienu vismaz 15 vai 20 minūtes pavadīt pilnīgā klusumā, bez tālruņa un sociālajiem tīkliem, bez televizora, ar aizvērtām acīm, lai ļautu prātam atpūsties un stresa līmenim samazināties. Varētu šķist, ka 15 minūtes nav daudz, bet pēc šādas pauzes varēsim izdarīt daudz vairāk nekā bez tās.

Izvērtēt, kur iesaistīties un kur – ne

Nereti ir dzirdēts teiciens – jo vairāk dari, jo vairāk izdari, un tā patiešām arī ir, taču es aicinātu rūpīgi izvērtēt, vai visi darbi, ko mums lūdz izdarīt, vai visi projekti, kur tiekam aicināti iesaistīties, ir mums nepieciešami. Lai būtu maksimāli produktīvi un veiksmīgi, jācenšas darīt to, kas mums ir svarīgs un patīk – gan darbā, gan ārpus darba. Ikdienā ir vērts sev uzdot jautājumu – kas man sagādā prieku, kāds cilvēks es vēlos būt? Vai tāds, kurš brīvajā laikā tikai guļ dīvānā un iet uz darbu ar sakostiem zobiem, vai tāds, kurš ir motivēts darbā un jēgpilni pavada atpūtas brīžus? Izvēle ir mūsu pašu ziņā.