Ēriks Mentelis: 9 no 10 uzņēmumiem plāno IT izmaksu optimizāciju. Kāpēc?

Pēdējo pāris gadu laikā, līdz ar pāreju uz attālināto darbu un strauju procesu digitalizāciju, uzņēmumi aktīvi investēja IT jomas pilnveidošanā, līdz ar to būtiski pieauga izmaksas gan par tehnoloģiju risinājumu ieviešanu, gan uzturēšanu. Vienlaikus šobrīd izmaksu kāpumu veicina arī energoresursu cenu kāpums un inflācijas pieaugums. Tāpēc ir loģiski, ka uzņēmumi pārskata savu izmaksu pozīcijas, vērtējot to atdevi uz uzņēmuma darbības galvenajiem rādītājiem.

Ziņojumā secināts, ka 95% uzņēmumu uzskata, ka ir iespējams optimizēt un uzlabot izdevumus, ko tie tērē IT vajadzībām. 89% uzņēmumu šobrīd vairāk nekā 2022. gadā pievēršas IT izmaksu optimizācijai, vērtējot to ieguldījumu atdevi. Vienlaikus tikai aptuveni pusei uzņēmumu vadītāju ir precīza izpratne par sava uzņēmuma IT izdevumiem.

Uzņēmumiem, koncentrējoties uz IT izmaksu optimizāciju, ir svarīgi ņemt vērā, ne vien IT sistēmu atdeves rādītājus uz kopējiem uzņēmuma rādītājiem, bet vienlaikus vērtēt arī kopējo IT ietekmi uz darba procesu efektivitātes veicināšanu. Turklāt, būtiski ir primāri samazināt nelietderīgo izdevumu pozīciju, par kurām nereti uzņēmumi pārmaksā, saņemot no pārdevēja šķietami izdevīgu piedāvājumu - ar papildu atlaidi, un iegādājoties IT risinājumus vai tehnoloģijas, kas vēlāk nemaz netiek izmantotas. Bet kāpēc gan maksāt vairāk, nekā nepieciešams?

IT izmaksu optimizācija ir komandas sporta veids

Lielākā daļa uzņēmumu atbildību par IT izmaksu pārvaldību ir novirzījuši IT vai finanšu nodaļu pārziņā. Taču tajā pašā laikā vairumam uzņēmumu IT izmaksu pozīcijas pārklājas ar citām darbības sfērām un tiek dalītas, piemēram, dažādas programmatūras un mākoņpakalpojumi, ko vienlaikus izmanto vairāki departamenti. Līdz ar to, domājot par IT izmaksu optimizāciju, jāņem vērā, kā tas vienlaikus ietekmēs vairāku uzņēmumu departamentu darbību un darba procesus.

Domājot par IT optimizāciju kompleksi, daļa uzņēmumu ir izveidojuši darba grupas, kas pilnībā atbild par uzņēmuma IT izmaksu pārvaldību dažādos līmeņos. Piemēram, 62% uzņēmumu visā pasaulē ir ieviesta mākoņpakalpojumu finanšu pārvaldības prakse (FinOps) un 77% uzņēmumu ir izveidota programmatūras aktīvu pārvaldības disciplīna, kas ļauj objektīvi izvērtēt šo sistēmu pievienoto vērtību un to lietderīgumu ilgtermiņā.

Iespējams, jau tuvākā nākotnē, šāda veida IT izmaksu pārvaldības darba grupa kļūs par normu. Taču jau šobrīd ir skaidrs, ka vienīgais veids, kā ilgtspējīgi optimizēt uzņēmuma IT izdevumus, ir iesaistīt un koordinēt cilvēkus no visas organizācijas, kā arī piesaistot kompetentus ekspertus no ārpuses.

Lai arī Latvijas uzņēmumu dati nav ietverti šajā ziņojumā, ikdienā sadarbojoties ar vietējiem Latvijas uzņēmumiem Latvijā, Crayon Latvia ir secinājis, ka pārliecinoši lielākā daļa uzņēmumu, plānojot IT izmaksu samazināšanu, sliecas uz lētāku IT risinājumu ieviešanu. Taču, lai arī šāda pieeja var dot tūlītēju izmaksu optimizācijas efektu, ilgtermiņā lielāku izmaksu optimizāciju iespējams panākt rūpīgi izvērtējot dažādus IT pakalpojumus, izslēdzot to funkcionālu dublēšanos un konsultējoties ar nozares ekspertiem par piemērotākajiem IT risinājumi konkrētu uzņēmuma darba procesu īstenošanai.

Laiks ieviest skaidrību un piesaistīt speciālistus

Jau otro gadu pēc kārtas vairums uzņēmumu vadītāji aptaujā atzinuši, ka IT izmaksu optimizācija ir viena no vissarežģītākajām lietām, kas mūsdienās saistīta ar IT sistēmu pārvaldību. Ziņojumā "IT izmaksu optimizācijas stāvoklis 2023. gadā" uzņēmēji norādīja, ka galvenā IT izmaksu optimizācijas īstenošanas problēma nav saistīta ar formālu struktūras trūkumu. 83% uzņēmumu jau šobrīd izmanto dažādas sistēmas un skaidras vadlīnijas IT izmaksu optimizācijai.

Galvenā pamatproblēma ir tā, ka uzņēmumu vadītājiem trūkst laika savstarpējai darba procesu koordinācijai un vienkārši trūkst zināšanu par iekšējiem izdevumiem un IT tirgus tendencēm, lai pilnībā nodrošinātu, ka viņi vienmēr pieņem izsvērtus un izmaksu efektīvus lēmumus. Ziņojumā teju puse no visiem vadītājiem norādīja, ka viņiem nav precīzas izpratnes par sava uzņēmuma IT izdevumiem.

Te būtiski piebilst, ka efektīvai IT izmaksu optimizācijas īstenošanai, ir svarīgi noteikt tos tehnoloģiju rīkus un darba procesus, kas var viest lielāku skaidrību par uzņēmuma vajadzībām un sniedz pārredzamību attiecībā uz resursu sadalījumu.

Ikgadējā ziņojumā secināts, ka 87% uzņēmumu visā pasaulē sadarbojas ar ārējiem konsultantiem, lai efektīvāk optimizētu IT izdevumus. 64% uzņēmumu strādā ar specializētiem IT konsultantiem. Savukārt 40% uzņēmumu piesaista ārēju atbalstu, lai optimizētu savus mākoņpakalpojumu izdevumus. Šī pieeja IT izmaksu samazināšanai ir trīs reizes populārāka nekā štatu samazināšana uzņēmumos.

Trīs no četriem aptaujātajiem uzņēmumu vadītājiem norādīja, ka ar ārējiem ekspertiem sadarbojas to specifisko zināšanu dēļ un tie palīdz daudz labāk izprast uzņēmuma vajadzības un izdevumu modeļus. Tendence rāda, ka arvien vairāk vadītāju izvēlas sadarboties ar profesionālu ārējo speciālistu, kas objektīvi var izvērtēt un nodrošināt efektīvu IT izmaksu pārvaldību visā organizācijā.

Digitalizācija turpinās

Neskatoties uz plānoto IT izmaksu optimizāciju, lielākā daļa aptaujāto uzņēmumu vadītāju atklāj, ka arī turpmāk plāno ieguldīt jaunu IT risinājumu ieviešanā gan īstermiņā, gan ilgtermiņā, stingri izvērtējot kopējos ieguvumus un atdevi uz uzņēmuma rādītājiem. Vienlaikus, turpinot uzņēmumu darba procesu digitalizāciju, kas ļauj veicināt darba procesu efektivitāti un kļūt konkurētspējīgākiem, ir jāņem vērā, ka pieaug arī šo izmaksu pārvaldības sarežģītība, kas gala rezultātā var sadārdzināt kopējo IT izmaksu pozīciju.

Jaunu tehnoloģiju ieviešana prasa rūpīgu izpratni par uzņēmuma vajadzībām, to apzināšanu un tehnisko iespēju izmantošanu, lai panāktu maksimālu izmaksu efektivitāti. Tehnoloģijas attīstās ļoti strauji - tas, kas savulaik likās kā zinātniskā fantastika, šodien ir ikdiena. Arvien vairāk uzņēmumu darba procesos tiek ieviesti mākslīgā intelekta risinājumi, kas sākotnēji var šķist kā liela investīcija, taču ilgtermiņā tas ļauj ietaupīt resursus, padarot procesus ātrākus un efektīvākus.

Ilgtermiņā IT izmaksu optimizācija ir nenovēršams process gan Latvijā, gan citviet pasaulē, līdz ar to ir svarīgi to darīt pārdomāti, objektīvi izvērtējot uzņēmuma vajadzības un iespējas, balstoties uz eksperta atzinumu. Svarīgi atrast pareizo līdzsvaru starp efektivitāti un izmaksām optimālas IT sistēmas izveidei nākotnē, paturot prātā, ka IT nozare darbojas pēc principa "starp ātri, lēti, kvalitāti – var izvēlēties tikai divus".

*Pētījumu veica Crayon un SAPIO Research, aptaujājot vairāk nekā 2000 IT lēmumu pieņēmēju 17 valstīs.